Apostille na dokumentach korporacyjnych – 3 tryby uzyskania klauzuli, które warto znać

Anna Jarecka-Kowal

Apostille to poświadczenie o urzędowym charakterze dokumentu krajowego, który ma zostać użyty za granicą (o ile jest to kraj z listy sygnatariuszy Konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych z dnia 5 października 1961 roku).

W klauzuli potwierdza się zatem podpis i charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument oraz tożsamość pieczęci na dokumencie.

Spotykane są jednak sytuacje, w których zagraniczni kontrahenci proszą polskie spółki o apostille na dokumentach korporacyjnych. Dokumenty takie nie mają jednak charakteru urzędowego. Jak wybrnąć z takiej sytuacji?

Klauzula apostille – co potwierdza?

W takich przypadkach warto mieć na względzie, że apostille potwierdzi jedynie, że osoba podpisująca dokument, ma w Polsce uprawnienie do podpisania takiego dokumentu w określonym charakterze i użycia pieczęci zgodnie z tym uprawnieniem. Przykładowo, że podpisujący się tłumacz przysięgły mógł to zrobić zgodnie z polskim prawem tj. zdał odpowiednie egzaminy, jest wpisany na listę osób wykonujących zawód i – co istotne- złożył wzór podpisu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (MSZ), które nadaje klauzulę apostille. Dzięki temu zagraniczny kontrahent może mieć pewność, że taki dokument spełnia warunki tłumaczenia przysięgłego zgodnie z polskim prawem. Klauzula apostille nie potwierdza jednak czy treść dokumentu jest poprawna lub zgodna z polskimi przepisami.

Z dokumentami korporacyjnymi sprawa nie jest taka prosta

W przypadku dokumentów korporacyjnych, spółki najczęściej otrzymują prośby o uzyskanie klauzuli apostille na umowie spółki, uchwałach zgromadzenia wspólników, czy uchwałach organów spółki.

Wówczas pojawia się pytanie – czy to w ogóle możliwe, skoro np. wspólnicy czy członkowie zarządu nie są urzędnikami państwowymi. Dokumenty przez nich podpisane nie mają zatem charakteru urzędowego, a w większości mają charakter stricte wewnętrzny.

Jak wybrnąć z impasu?

Jeśli pojawia się prośba zagranicznego kontrahenta o apostille na dokumencie wewnętrznym spółki, warto uświadomić mu, że nadanie klauzuli nie potwierdzi zgodności dokumentu z polskimi przepisami. Być może taka prośba wynika z niezrozumienia czym jest klauzula apostille.

Jeśli jednak ze względów biznesowych spółce nadal zależy na klauzuli apostille, możliwe są 3 ścieżki postępowania:

1. Tłumaczenie przysięgłe

MSZ może nadać klauzulę na oryginale (nie kserokopii) tłumaczenia przysięgłego dowolnego dokumentu. Jeśli dla kontrahenta istotna jest treść dokumentu (przykładowo: uchwały zarządu), można zlecić jej tłumaczenie przysięgłe. Bezpośrednio na tłumaczeniu przysięgłym może zostać umieszczona klauzula apostille (potwierdzająca podpis i pieczęć tłumacza).

2. Dokument notarialny z uwierzytelnionym podpisem notariusza przez właściwy Sąd Okręgowy

W przypadku umów spółek sporządzanych w formie aktu notarialnego potrzebny będzie wypis aktu notarialnego. W przypadku innych dokumentów korporacyjnych np. uchwał organów spółek, można pozyskać notarialnie poświadczoną kopię dokumentu. Z dokumentami notarialnymi należy udać się po uwierzytelnienie podpisu do właściwego Sądu Okręgowego (sąd posiada wzory podpisów notariuszy z ich obszaru działania). Dopiero na takim dokumencie MSZ może umieścić klauzulę apostille (potwierdzenie, że dokument został przygotowany przez polskiego notariusza).

3. Dokument sądowy z uwierzytelnionym podpisem pracownika sądu przez właściwy Sąd Okręgowy

Ten sposób działania jest najbardziej złożony i czasochłonny, jednak czasami jedyny możliwy do zastosowania. Przykładowo, w sytuacji gdy spółka potrzebuje apostille na uchwale zarządu o powołaniu prokurenta sprzed wielu lat i nie może odnaleźć jej oryginału, istnieje możliwość pobrania uwierzytelnionego odpisu uchwały z akt rejestrowych Krajowego Rejestru Sądowego (z zaznaczeniem we wniosku do KRS, że odpis z akt rejestrowych potrzebny jest do celów uzyskania klauzuli apostille).  Wówczas pobrany z sądu odpis uchwały będzie traktowany przez MSZ jako dokument sądowy. Podpis pracownika sądu wymaga, podobnie jak podpis notariusza, uwierzytelnienia przez właściwy Sąd Okręgowy. Na tak pozyskanym dokumencie MSZ może umieścić klauzule apostille (potwierdzenie, że jest to dokument podpisany przez upoważnionego pracownika sądu).

Podsumowując, istnieją sposoby, aby formalnie zrealizować prośbę zagranicznego kontrahenta i przedstawić mu dokument korporacyjny spółki z klauzulą apostille. Należy jednak przy tej okazji pamiętać, że taka klauzula nie potwierdza zgodności treści dokumentu z polskim prawem.

Jeśli kontrahentowi zależałoby na takim potwierdzeniu, warto skontaktować się z polskim prawnikiem, który doradzi jak najlepiej się zachować w konkretnej sytuacji. Być może zasadne będzie przygotowanie wyjaśnień lub opinii prawnej w oparciu o polskie przepisy.

We wszystkich podobnych przypadkach, jak również w przypadku kłopotów z uzyskaniem klauzuli apostille, zapraszamy do kontaktu z Zespołem Korporacyjnym Sendero Tax& Legal. Chętnie pomożemy.