Z początkiem 2021 r. zaczęły obowiązywać nowe zasady korygowania faktur. Zmiany dotyczą zarówno sposobu rozliczania faktur korygujących in minus, jak i in plus.
Faktury korygujące in minus
Od 1 stycznia 2021 r., sprzedawcy nie muszą już posiadać potwierdzenia otrzymania faktury korygującej in minus uzyskanej od kontrahenta aby dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego. Zamiast tego, zostali obowiązani do spełnienia nowych warunków dokumentacyjnych.
Obecnie, aby dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego na podstawie wystawionej faktury korygującej, sprzedawca musi zgromadzić dokumentację, z której wynikać będzie, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługi warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów bądź usług oraz że warunki te zostały spełnione.
Taką dokumentacją – jak możemy przeczytać w uzasadnieniu do nowelizacji – mogą być w szczególności dokumenty handlowe, aneksy do umów, korespondencja handlowa oraz dowody zapłaty.
Istotne zmiany w zakresie ujmowania faktur korygujących in minus dotyczą również nabywcy. Do końca 2020 r. nabywca był zobowiązany do obniżenia kwoty podatku naliczonego na podstawie faktury korygującej otrzymanej od dostawcy. Aktualnie – aby obniżyć podatek naliczony w związku z wystawieniem przez sprzedawcę faktury korygującej – nabywca nie musi jej otrzymać. Wystarczającą przesłanką do zaistnienia konieczności zmniejszenia kwoty odliczonego VAT przez nabywcę jest poczynienie uzgodnienia z dostawcą o warunkach obniżenia ceny oraz spełnienie się tych warunków.
Faktury korygujące in plus
Poprzednio, przepisy nie określały wprost momentu korygowania przez sprzedawców podstawy opodatkowania, jeżeli w wyniku wystawienia faktury korygującej uległa ona zwiększeniu. Zasady dokonywania tych korekt oparte były w głównej mierze na orzecznictwie sądów administracyjnych i interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe.
Stan ten jednak uległ zmianie. Obecnie z przepisów ustawy o VAT wprost wynika, że w przypadku faktur korygujących in plus, korekty dokonuje się w rozliczeniach za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna jej zwiększenia.
Tym samym, jeżeli przyczyna korekty in plus:
- istniała już w chwili wystawienia faktury pierwotnej (np. błąd, pomyłka) – korekta powinna zostać rozliczona w deklaracji podatkowej za okres, w którym została wykazana faktura pierwotna (a więc „wstecz”);
- powstała po dokonaniu sprzedaży i nie była możliwa do przewidzenia w momencie wystawienia faktury pierwotnej (np. w wyniku renegocjacji) – korekta powinna być rozliczona w deklaracji podatkowej za miesiąc, w którym wystawiono fakturę korygującą (a więc „na bieżąco”).
Co za tym idzie, nowe regulacje stanowią potwierdzenie dotychczasowej praktyki stosowanej w odniesieniu do faktur korygujących in plus.
Nowe warunki dokumentacyjne mogą okazać się problematyczne
Niespełna miesiąc po wejściu w życie nowelizacji ustawy o VAT, Ministerstwo Finansów opublikowało projekt objaśnień do ww. zmian. Świadczy to tylko o tym, że nowe zasady korygowania faktur w rzeczywistości nie są tak czytelne, jak zakładano i wymagają one doprecyzowania.
Mając na uwadze powyższe, zasadnym wydaje się przeanalizowanie dotychczasowych wewnętrznych procedur dotyczących reguł dokumentowania i rozliczania wystawianych oraz otrzymywanych faktur korygujących i ich dostosowanie do nowych regulacji w tym zakresie. Co więcej, mając na uwadze nowe zasady ujmowania w rozliczeniach faktur in minus, niezbędne może okazać się również zrewidowanie i zmodyfikowanie zasad współpracy z kontrahentami.