Brak zarządu w spółce z o.o. to nie tylko wyzwanie organizacyjne, ale i poważne zagrożenie prawne. Jakie kroki mogą podjąć wspólnicy, by uniknąć paraliżu działalności firmy?
Zgodnie z przepisami spółka z o.o. nie może zostać zarejestrowana bez zarządu jako organu, a jego likwidacja nie jest dopuszczalna. Niemniej w pewnych
okolicznościach może dojść do sytuacji, w której spółka funkcjonuje mimo braku członków zarządu. Taki stan nie jest pożądany z punktu widzenia prawa, bezpieczeństwa obrotu gospodarczego ani interesu samej spółki, gdyż może prowadzić do poważnych problemów praktycznych. Zdarza się jednak, że spółki muszą zmierzyć się z taką sytuacją. Ważne, aby braki w składzie zarządu miały charakter przejściowy i nie trwały zbyt długo. Istnieją pewne mechanizmy prawne i organizacyjne, które umożliwiają funkcjonowanie spółki w przypadku braku zarządu do momentu rozwiązania problemu.
Spółka bez zarządu
Przyczyny, z powodu których spółka z o.o. pozostaje bez zarządu, mogą być różne i często niezależne od woli wspólników. Do takich sytuacji należą:
- Wygaśnięcie mandatu członka/członków zarządu (np. z powodu niespodziewanej śmierci, utraty zdolności do czynności prawnych, rezygnacji z funkcji, natychmiastowego odwołania z powodu działania na szkodę spółki).
- Konflikt między wspólnikami, prowadzący do paraliżu decyzyjnego w zakresie wyboru nowego składu zarządu.
- Problemy organizacyjne związane z przeprowadzeniem zgromadzenia wspólników w celu powołania nowych członków zarządu (np. wspólnicy przebywający poza granicami Polski, brak odpowiednich kandydatów).
Problematyczny jest zarówno brak jakiegokolwiek członka zarządu, jak i niekompletny skład (np. umowa spółki wymaga trzyosobowego zarządu, a po śmierci jednego z członków pozostają dwie osoby). W praktyce obie sytuacje są traktowane jako brak właściwego organu do reprezentacji spółki.
Zabezpieczenie spółki
- Prokurent
Jeśli spółka posiada prokurenta, możliwe jest tymczasowe kontynuowanie działalności mimo braku zarządu. Prokura nie wygasa wraz z wygaśnięciem mandatów członków zarządu, którzy ją ustanowili. Prokurent może nadal reprezentować spółkę na takich samych zasadach jak wcześniej. Ma szeroki zakres kompetencji, obejmujący umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Warto pamiętać, że niektóre istotne czynności prokurent może wykonywać dopiero na podstawie odrębnie udzielonego pełnomocnictwa. Dotyczy to np. zbycia przedsiębiorstwa, dokonania czynności prawnej dotyczącej oddania przedsiębiorstwa do czasowego korzystania czy zbywania i obciążania nieruchomości. W sytuacji braku zarządu prokurent nie mógłby uzyskać takiego pełnomocnictwa, co uniemożliwiałoby wykonywanie wymienionych czynności. - Pełnomocnik
Zarząd może ustanawiać pełnomocników do poszczególnych czynności. Pełnomocnik może działać w imieniu spółki w zakresie udzielonego pełnomocnictwa także po wygaśnięciu mandatów członków zarządu (chyba że inaczej zastrzeżono w jego treści). Zakres umocowania pełnomocnika jest jednak zwykle znacznie węższy niż prokurenta, dlatego warto to rozwiązanie traktować jako dodatkowe. Dobrą praktyką jest udzielanie pełnomocnictw stałym doradcom (np. radcom prawnym, adwokatom, doradcom podatkowym, księgowym). - Delegacja członka rady nadzorczej
W przypadku spółek z o.o. brak jest przepisu, który wyraźnie zezwalałby na delegowanie członka rady nadzorczej do sprawowania funkcji członka zarządu, ale dopuszcza się taką możliwość, jeśli wynika to wprost z umowy spółki. Spółki, które posiadają radę nadzorczą, powinny zadbać o odpowiednie zapisy w tym zakresie. Delegowany członek rady nadzorczej uzyskuje wszelkie prawa członka zarządu, a jego prawo do wykonywania czynności nadzorczych zostaje zawieszone na czas delegacji. Jest to rozwiązanie tymczasowe – do czasu powołania nowego zarządu.
Zagrożenia dla spółki
- Relacje z kontrahentami i problemy wizerunkowe
Brak zarządu, nawet krótkotrwały, może być interpretowany jako sygnał, że spółka ma wewnętrzne problemy lub planuje nietransparentne działania. Może to wpłynąć negatywnie na wizerunek spółki i podważyć zaufanie kontrahentów, a potencjalni kontrahenci mogą wstrzymać się z nawiązaniem współpracy. Aktualni biznesowi partnerzy mogą domagać się wyjaśnień lub dodatkowych zabezpieczeń swoich interesów. - Problemy z postępowaniem sądowym i egzekucyjnym
Orzecznictwo nie jest zgodne co do tego, czy prokurent może reprezentować spółkę w toku postępowania sądowego lub egzekucyjnego. Dominuje stanowisko, że jeśli w trakcie procesu lub egzekucji okaże się, że spółka nie ma zarządu uprawnionego do jej reprezentacji, sąd i komornik są zobowiązani zawiesić postępowanie pod rygorem jego nieważności. Oznacza to, że spółka nie może pozywać ani być pozywana w czasie, gdy nie ma zarządu, co utrudnia odzyskiwanie należności przez wierzycieli. - Postępowanie przymuszające, kurator, likwidacja
W przypadku braku zarządu sąd rejestrowy może wezwać wspólników do wykazania, że organ został powołany lub braki w jego składzie zostały usunięte. Sąd może nakładać grzywny, których suma nie może przekroczyć miliona złotych. Jeśli wspólnicy mimo to nie podejmą odpowiednich działań, sąd może powołać kuratora, który będzie reprezentował spółkę i prowadził jej sprawy do czasu powołania nowego zarządu. Rola kuratora polega na zabezpieczeniu interesów spółki, podjęciu działań w celu powołania nowego zarządu oraz ewentualnym podjęciu czynności likwidacyjnych. Ryzyko likwidacji spółki nie wydaje się jednak duże, zwłaszcza gdy spółka jest zadłużona, a przeciwko likwidacji sprzeciwiają się wierzyciele. - Odpowiedzialność wspólników
W doktrynie coraz częściej podnosi się, że wspólnicy mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności za zobowiązania wierzycieli, jeśli nie powołają zarządu mimo obowiązku. Wskazuje się, że podstawą mogą być art. 5 oraz art. 415 k.c. Niemniej jednak w obecnym stanie prawnym i przy aktualnym orzecznictwie powodzenie takich roszczeń wydaje się wciąż mało realne.
Brak zarządu w spółce z o.o. może powodować istotne problemy prawne i operacyjne. Niemniej takie sytuacje się zdarzają i często wynikają z trudnych do przewidzenia okoliczności. Ważne jest, aby spółka niezwłocznie podjęła działania w celu powołania nowych członków zarządu. Jeśli tymczasowo nie jest to możliwe, należy zabezpieczyć spółkę poprzez wdrożenie odpowiednich rozwiązań, które pozwolą na kontynuowanie jej działalności do czasu rozwiązania problemu.
Artykuł został opublikowany w papierowym wydaniu Dziennika Rzeczpospolita dnia 03.12.2024 r.