Ceny transferowe – progi dokumentacyjne

Radosław Chudy

Progi dokumentacyjne – filar, punkt wyjścia i jednocześnie esencja cen transferowych. To kluczowe zagadnienie, bo w praktyce nie chodzi tylko o samo przekroczenie lub nieprzekroczenie tych progów. Obok samej ich znajomości podatnik musi bowiem ustalić też:

• czego w istocie dotyczy dana transakcja do której stosuje się konkretny próg,
• jak prawidłowo policzyć jej wartość oraz
• czy nie przysługuje któreś ze zwolnień uprawniających do braku przygotowania tej dość złożonej dokumentacji.

Z kolei błąd na tym etapie może oznaczać, że samą dokumentację przygotuje się w sposób niekompletny, zacznie się ją przygotowywać zbyt późno albo odwrotnie – sporządzi się ją niepotrzebnie.

Czym są progi dokumentacyjne?

Progi dokumentacyjne w cenach transferowych to swojego rodzaju limity kwotowe pokazujące, od jakiej wartości transakcji z podmiotem/ami powiązanym/i podatnik (czyli najczęściej spółka) powinien przejść z etapu zwykłej kontroli wewnętrznej do formalnych obowiązków dokumentacyjnych. Jeżeli wartość takiej transakcji w danym roku podatkowym przekroczy ustawowy próg (limit ), powstaje dla niej ustawowy obowiązek przygotowania tzw. „lokalnej dokumentacji cen transferowych” (Local File) Dokumentacja ta ma zaś potwierdzić, że warunki ustalone pomiędzy powiązanymi ze sobą np. dwiema spółkami z o.o. są rynkowe, czyli podobne do tych, jakie zaakceptowałyby firmy niepowiązane.

W praktyce, progi te są potrzebne także po to, aby oddzielić transakcje istotne od tych, które mają mniejszą wagę. Dzięki temu podatnik wie, które obszary powinno się sprawdzić dokładniej i dla których powinno się zebrać umowy, kalkulacje, dane finansowe oraz uzasadnienie rynkowego poziomu ceny.

Jakie są progi dokumentacyjne?

Od kilku już lat, podstawowe progi dokumentacyjne (w skali roku) wyglądają następująco:

Bardzo ważne jest również to, że wskazane w tabeli progi (w ujęciu rocznym) należy sprawdzić oddzielnie wobec transakcji od strony przychodowej oraz oddzielnie dla strony kosztowej.

Powyższe oznacza więc, że nie możemy zsumować ze sobą w ramach jednej transakcji np.:

• sprzedaży towarów handlowych oraz świadczenia usług IT,
• sprzedaży oraz zakupu usług budowlanych,
• udzielonych pożyczek i gwarancji od podmiotów powiązanych.

Tabela potwierdza także, że ta sama wartość może nie generować obowiązku dokumentacyjnego przy sprzedaży towarów, a jednocześnie oznaczać taki obowiązek przy usługach.

Nie należy także zapominać o transakcjach „rajowych” – w tym, z podmiotami niepowiązanymi.

To właśnie dlatego prawidłowe przypisanie transakcji do odpowiedniej kategorii ma tak duże znaczenie.

Przekroczenie wskazanych progów oznacza konieczność przygotowania dokumentacji cen transferowych oraz/lub raportowania w formularzu TPR.

Od czego zależą progi dokumentacyjne?

Same kwoty progów (w skali jednego roku podatkowego) są stałe, ale to, czy podatnik je przekracza, zależy już od kilku praktycznych elementów.

Po pierwsze, liczy się rodzaj transakcji z powyższej tabeli.

Po drugie, trzeba ustalić, czy mamy do czynienia z jedną transakcją o tzw. “charakterze jednorodnym” czy też z kilkoma różnymi transakcjami, których nie wolno “wrzucać do jednego koszyka”.

Po trzecie, znaczenie ma sposób liczenia wartości takiej transakcji – ponieważ nie patrzymy wyłącznie na pojedynczą/e fakturę/y, ale na wartość całej jednorodnej transakcji w danym roku podatkowym.

Wiele problemów pojawia się właśnie tutaj, ponieważ zdarza się, że firmy:

• analizują każdą fakturę osobno,
• patrzą tylko na jednego powiązanego kontrahenta,
• nie uwzględniają transakcji starszych ale nadal trwających i pomijają je na dalszym etapie prac.

Tymczasem dla cen transferowych ważniejszy jest gospodarczy sens transakcji niż techniczny sposób jej rozliczenia.

Kiedy przekroczenie progów oznacza obowiązek dokumentacyjny?

Co do zasady, obowiązek taki pojawia się wtedy, gdy:

• podatnik realizuje transakcję z podmiotem/ami powiązanym/i i
• transakcja ta ma charakter jednorodny i
• jej wartość w roku podatkowym przekracza właściwy próg i
• jednocześnie nie ma zastosowanie żadne ze zwolnień z obowiązku dokumentacyjnego.

Sam fakt istnienia powiązań z punktu 1) nie wystarczy. Samo przekroczenie kwoty z punktu 3) także nie zawsze wystarczy. Trzeba zawsze spojrzeć na całość warunków.

W praktyce oznacza to, że najpierw trzeba poprawnie zidentyfikować transakcje z podmiotami powiązanymi, potem przyporządkować je do odpowiednich kategorii, policzyć prawidłowo ich wartość i dopiero na końcu ocenić, czy trzeba przygotować dokumentację/e.

To dobra kolejność, bo pozwala uniknąć automatycznych, zbyt prostych wniosków.

W praktyce oznacza to konieczność przygotowania dokumentacji cen transferowych oraz odpowiedniego przygotowania do raportowania TPR.

Czy każda transakcja podlega progom dokumentacyjnym?

Nie. Nie każda transakcja z podmiotami powiązanymi kończy się obowiązkiem sporządzenia dokumentacji. Część transakcji może korzystać z różnego rodzaju zwolnień z tego tytułu. W praktyce, takim zwolnieniem podlegają najczęściej wybrane transakcje zrealizowane wyłącznie pomiędzy polskimi, powiązanymi ze sobą kontrahentami lecz tylko wtedy, gdy spełnione są dodatkowe warunki przewidziane w  przepisach podatkowych.

Dlatego samo hasło „to transakcja krajowa” nie daje jeszcze bezpieczeństwa. Trzeba sprawdzić jeszcze kilka istotnych szczegółów.

Warto także pamiętać o jeszcze jednej kwestii. Brak obowiązku sporządzania dokumentacji nie oznacza, że temat cen transferowych znika. Nadal koniecznie jest bieżące monitorowanie rynkowości wszelkich transakcji z podmiotami powiązanymi. Rekomendowane jest również stosowanie odpowiednich procedur w postaci gromadzenia wszelkich dokumentów dla takich „mniejszych” transakcji.

Przepisy są w tym zakresie jasne: trzeba ustalać warunki rozliczeń z podmiotami powiązanymi w sposób rynkowy. Progi dokumentacyjne decydują bowiem o obowiązku formalnej dokumentacji, ale nie zwalniają z myślenia o rynkowym poziomie ceny.

Najczęstsze błędy przy ustalaniu progów

Do najczęściej spotykanych błędów wśród polskich podatników należą:

• analizowanie pojedynczych faktur zamiast całej transakcji (tzw. „transakcji jednorodnej”),
• błędne łączenie różnych świadczeń w jedną kategorię albo odwrotnie – sztuczne dzielenie jednej transakcji,
• mylenie usług z towarami lub finansowaniem,
• nieuwzględnianie transakcji kontynuowanych z poprzednich lat (np. pożyczek zaciągniętych wcześniej i spłacanych równolegle wraz z nowo zaciągniętymi pożyczkami),
• zbyt późne ustalenie wartości transakcji,
• założenie, że skoro transakcja jest „krajowa”, to dokumentacja na pewno nie będzie potrzebna,
• brak współpracy między księgowością i zespołami podatkowymi z biznesem oraz kierownictwem przy zbieraniu danych.

Z perspektywy podatnika, najgroźniejszy nie jest sam błąd techniczny, ale błędny przebieg całego procesu dokumentacyjnego. Jeżeli nikt w firmie nie monitoruje progów na bieżąco, obowiązek dokumentacyjny często wychodzi na jaw za późno.

Co zrobić po przekroczeniu progów?

Jeżeli próg został przekroczony, warto działać od razu.

• Najpierw trzeba potwierdzić, że transakcja została dobrze sklasyfikowana i prawidłowo ustalono jej wartość.
• Następnie warto sprawdzić, czy nie przysługuje jedno z kilku rodzaju zwolnień dokumentacyjnych.
• Jeżeli zaś obowiązek dokumentacyjny faktycznie powstał, kolejnym krokiem powinno być zebranie umów, aneksów, danych finansowych, kalkulacji ceny, opisów funkcji stron oraz informacji potrzebnych do przygotowania analizy rynkowości.

Dobrą praktyką jest też szybkie ustalenie właściciela procesu:

• kto odpowiada za dane,
• kto za kontakt z biznesem i kierownictwem,
• kto za przygotowanie dokumentacji oraz
• kto pilnuje terminu złożenia do urzędu skarbowego informacji TPR – mającej być (z założenia) odzwierciedleniem dokumentacji.

W praktyce, na przygotowanie dokumentacji jest czas do końca 10-ego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, a na złożenie informacji TPR do końca 11-ego miesiąca. Jednak im wcześniej podatnik uporządkuje powyższe, tym mniejsze ryzyko nerwowego działania pod koniec terminu. oznacza to konieczność uporządkowania Local File, przygotowania analiz cen transferowych oraz zapewnienia spójności danych wykazywanych w formularzu TPR.

Kiedy warto sprawdzić progi?

Najlepiej nie czekać do końca roku. Progi warto sprawdzać już przy:

• planowaniu nowych rozliczeń z podmiotami powiązanymi,
• podpisywaniu i aneksowaniu umów z takimi podmiotami,
• zmianie modelu biznesowego,
• nowych usługach wewnątrzgrupowych,
• udzielaniu i otrzymywaniu finansowania,
• różnego typu reorganizacjach,
• nagłym wzroście skali współpracy z podmiotami powiązanymi,
• ale także przy zamknięciu miesiąca czy kwartału, kiedy łatwo zauważyć, że dana kategoria transakcji szybko „zbliża się” do jednego z progów.

W praktyce, dobrze działa prosta zasada:

jeżeli podatnik ma regularne rozliczenia z podmiotami powiązanymi (np. w ramach grupy kapitałowej) to powinien on monitorować progi w cenach transferowych cyklicznie, a nie dopiero na koniec roku.

Dzięki temu można wcześniej zaplanować przygotowanie dokumentacji, uniknąć braków w danych, błędów oraz spokojnie przygotować się do równie złożonego – raportowania TPR.

Podsumowując: progi dokumentacyjne w cenach transferowych wyznaczają moment, w którym podatnik przechodzi z etapu bieżącej kontroli rozliczeń do formalnych obowiązków dokumentacyjnych. Ich prawidłowe ustalenie wymaga jednak nie tylko znajomości limitów istotności , ale przede wszystkim właściwej identyfikacji transakcji kontrolowanych oraz sposobu liczenia ich wartości. W praktyce wiele spółek ma trudność z prawidłową oceną, czy obowiązek dokumentacyjny powstał oraz jaki jest jego zakres. W takich sytuacjach kluczowa jest weryfikacja obowiązków w zakresie cen transferowych oraz uporządkowanie dokumentacji i raportowania.

Wspieramy przedsiębiorców w zakresie cen transferowych – od analizy transakcji i progów dokumentacyjnych, przez przygotowanie dokumentacji cen transferowych i analiz porównawczych, aż po raportowanie TPR. Obsługujemy spółki działające we Wrocławiu i na Dolnym Śląsku, ale także w całej Polsce, pomagając bezpiecznie uporządkować obowiązki w zakresie cen transferowych.