Zgodnie z art. 18 § 2 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) nie może być członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatorem albo prokurentem osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego oraz w art. 585, art. 587, art. 590 i art. 591 ustawy. W tym praktyce obrotu najczęściej pojawia się więc pytanie, czy przed powołaniem członka zarządu lub prokurenta spółki należy pozyskać zaświadczenie o jego niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego (KRK)?
Wymogi formalne dotyczące zgłoszenia osoby reprezentującej spółkę do KRS
Wśród wymogów formalnych dotyczących zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) powołania osoby reprezentującej spółkę próżno szukać przedłożenia zaświadczenia tej osoby o niekaralności z KRK.
Często jednak sądy rejestrowe na etapie badania wniosku o wpis zmian do KRS wzywają spółkę do przedstawienia zaświadczenia o niekaralności powołanej osoby. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy osobą powołaną do zarządu lub na stanowisko prokurenta jest cudzoziemiec. Taki wymóg nie wynika wprost z przepisów. Co więcej sądy mają przecież możliwość, aby sprawdzić tę informację we własnym zakresie przez dostęp do Krajowego Rejestru Karnego. Jednak czasami pojawiają się wezwania z KRS do uzupełnienia braków – właśnie poprzez przedłożenie stosownego zaświadczenia o niekaralności z KRK.
Aby ustrzec się przed takim wezwaniem i być pewnym, że osoba mająca reprezentować spółkę nie jest karana, zasadne staje się pozyskanie zaświadczenia o niekaralności z KRK tej osoby jeszcze przed jej powołaniem, a następnie przedłożenie tego dokumentu wraz z wnioskiem o wpis do KRS.
Skuteczność powołania osoby skazanej jako reprezentanta spółki
Pozyskanie zaświadczenie o niekaralności przed powołaniem danej osoby staje się uzasadnione również z innego powodu. Otóż osoba, która została skazana za przestępstwa określone w art. 18 § 2 k.s.h. nie ma uprawnień do pełnienia funkcji członka zarządu lub prokurenta. Osoba taka nie zyska bowiem statusu członka zarządu albo prokurenta i jej ewentualne działania w ramach tych funkcji nie będą traktowane w kategorii skutecznego działania członka zarządu albo prokurenta (zwracają na to wprost uwagę niektórzy komentatorzy).
Wobec powyższego, aby mieć pewność, że dana osoba jest zdolna do pełnienia funkcji członka zarządu lub prokurenta, należy przed jej powołaniem pozyskać zaświadczenie o niekaralności. Takiego zaświadczenia nie zastąpi niestety ewentualne oświadczenie powoływanej osoby, zgodnie z którym oznajmi ona, że nie jest karana za przestępstwa określone w art. 18 § 2 k.s.h. Osoba taka może przecież podać fałszywą informację o swojej karalności. Moc dowodowa takiego oświadczenia jest więc wyraźnie słabsza niż urzędowy dokumenty o niekaralności pozyskany z KRK.
Pozyskanie zaświadczenia o niekaralności
Procedura pozyskania zaświadczenia o niekaralności nie jest skomplikowana. Opłata od takiego wniosku składanego w formie tradycyjnej wynosi 30 zł za wydanie zaświadczenia oraz ewentualnie 17 zł opłaty skarbowej (jeśli wniosek jest składany przez pełnomocnika). Wniosek taki należy złożyć na formularzu w punkcie informacyjnym KRK zlokalizowanym w wybranym Sądzie Rejonowym lub Sądzie Okręgowym (nie każdym). Lista punktów informacyjnych KRK znajduje się tutaj.
Ważne, aby na formularzu zaznaczyć, że podstawą zasięgnięcia informacji jest art. 18 § 2 k.s.h. W punkcie informacyjnym KRK na wypełnionym przez nas formularzu pracownik zamieści informację o karalności. W przypadku braku karalności otrzymamy na nim pieczęć „nie figuruje”. Tak pozyskany dokument możemy przedstawić w sądzie rejestrowym przy składaniu wniosku o wpis zmian do KRS.
Podsumowanie
Co do zasady przed powołaniem członka zarządu lub prokurenta nie jest konieczne pozyskanie zaświadczenia o jego niekaralności z KRK. Jednak pozyskanie takiego zaświadczenia przed powołaniem przyspieszy wpis takiej osoby do KRS, a także rozwieje ewentualne wątpliwości co do skuteczności powołania takiej osoby jako reprezentanta spółki.
Wobec powyższego, o ile pozyskanie takiego zaświadczenia nie jest wprost wymagane przepisami prawa, to nasza kancelaria rekomenduje Klientom pozyskanie wspomnianego dokumentu przed powołaniem każdego nowego reprezentanta spółki.
Autor
