Nationales System für elektronische Rechnungen (KSEF)

Die Verwendung des KSeF hätte ab dem 1. Juli 2024 für die Steuerpflichtigen verpflichtend werden sollen. Die Finanzverwaltung hat jedoch ihre Meinung geändert. Mit der Mitteilung vom 19. Januar 2024 bestätigte das Finanzministerium offiziell seine frühere mündliche Ankündigung einer weiteren Verschiebung des obligatorischen KSeF.. Ein neuer Termin für das Inkrafttreten der revolutionären Änderungen wurde jedoch vorerst nicht genannt. Es ist lediglich bekannt, dass dies nicht im Jahr 2024 geschehen wird, aber es besteht kein Zweifel daran, dass KSeF in naher Zukunft obligatorisch werden wird. Die Implementierung des KSeF ist ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess. Es lohnt sich daher, das Thema voranzutreiben und die zusätzliche Zeit zu nutzen, um das Unternehmen auf die Veränderungen vorzubereiten.

Entgegen der landläufigen Meinung geht es bei der Umsetzung des KSeF nicht nur um IT-Arbeit. Der obligatorische KSeF zwingt zu Änderungen bei den wichtigsten Rechnungsstellungsprozessen und zu einer bewussten Steuerung der Zugriffsrechte. Es muss auch darüber nachgedacht werden, welche Daten auf strukturierten Rechnungen dargestellt werden sollten. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen auf den neuen Rechnungslegungsstandard vorbereiten können und wie Sendero Tax & Legal Sie dabei unterstützen kann.

Das Wesen von KSeF

KSeF ist ein IKT-System für die Ausstellung, den Versand, den Empfang und die Speicherung elektronischer  (strukturierter) Rechnungen. Das System ermöglicht auch die Erteilung von Rechnungsstellungsrechten an Einzelpersonen oder andere Stellen sowie deren Entzug.

Strukturierte Rechnung

Eine strukturierte Rechnung (e-Rechnung) ist eine Rechnung, die mit KSeF in elektronischer Form ausgestellt wird. Die elektronische Rechnung muss dem Schema entsprechen, das von den Steuerbehörden vorgegeben wird. Das bedeutet, dass der Inhalt einer strukturierten Rechnung bestimmte Daten enthalten sollte, die in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet sein müssen. Das Schema sieht mehrere hundert Felder für die elektronische Rechnung vor. Sie können obligatorisch, optional oder fakultativ sein.

Implementierung von KSeF in Ihrer Organisation – viele Prozesse werden sich drastisch ändern

Bei der Implementierung des KSeF werden Mitarbeiter und Ressourcen des Unternehmens stark beansprucht. Es ist auch zu bedenken, dass dies ein zeitaufwändiger Prozess ist – es lohnt sich also, schon heute mit den Vorbereitungen zu beginnen. Die Implementierung sollte unter anderem folgende Punkte umfassen:

• Auswahl des richtigen IT-Partners für die Integration des Finanz- und Rechnungswesens mit KSeF.
• die Notwendigkeit, auf strukturierten Rechnungen zumindest die Daten beizubehalten, die derzeit auf Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen erscheinen.
• Änderungen im Prozess der Ausstellung, Zustellung und Entgegennahme von Rechnungen.
• Notwendigkeit der Steuerung von Zugriffsrechten.
• Auswahl einer geeigneten Methode zur Benutzerauthentifizierung in KSeF.
• Änderungen bei der Verteilung und Überprüfung von Dokumenten innerhalb der Organisation.

Wie können wir helfen?

Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung von KSeF. Wir schlagen insbesondere vor:

Überprüfung vor der Implementierung und Lückenanalyse (Gap-Analyse). Unsere Arbeit wird darauf ausgerichtet sein, Schlüsselbereiche des Rechnungsstellungsprozesses und Elemente des Finanz- und Buchhaltungssystems zu identifizieren, die während der Implementierung des KSeF beachtet werden müssen. In diesem Bereich ergreifen wir folgende Maßnahmen:

• • Wir analysieren die Aktivitäten und Transaktionen Ihrer Organisation.
  • Wir analysieren die uns zur Verfügung gestellten Rechnungen und sonstigen Belege.
  • Wir analysieren die wichtigsten Prozesse bei der Rechnungsstellung.
  • Wir identifizieren Bereiche, die Aufmerksamkeit und Anpassung an die Anforderungen des obligatorischen KSeF erfordern.
  • Wir formulieren Schlussfolgerungen zur Darstellung von Daten auf strukturierten Rechnungen.
  • Wir fassen unsere Ergebnisse in Form eines kurzen Berichts zusammen.

Vorbereitung und Unterstützung bei der Umsetzung interner KSeF-Verfahren, einschließlich der Verfahren für die Gewährung und den Entzug von Zugriffsrechten im KSeF sowie der Maßnahmen, die beim Ausfall des KSeF oder bei technischen Problemen auf Ihrer Seite zu ergreifen sind.

KSeF-Schulung für Mitarbeiter der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen. Im Fokus der von uns angebotenen Schulungen stehen die rechtlichen, steuerlichen und praktischen Aspekte der Verwendung von KSeF und der Ausstellung elektronischer Rechnungen: von der Definition von KSeF über die Erörterung der Elemente und Felder des FA(2)-Schemas bis hin zur Erörterung der Themen, die für Steuerpflichtige am wichtigsten sind.

Informationspaket. Wir halten Sie über alle Entwicklungen auf dem Laufenden, die für die Implementierung des KSeF von Bedeutung sind (z. B. Gesetzesänderungen, neue Vorschriften, Mitteilungen der Steuerbehörden).

Laufende Unterstützung bei der Implementierung des KSeF. Wir stehen Ihnen auch zur Verfügung, wenn bei der Implementierung des KSeF Probleme und neue Herausforderungen auftreten:

• • Wir helfen Ihnen dabei, Zweifel bezüglich der Auslegung der Rechtsvorschriften und KSeF-Dokumente zu klären.
  • Wir unterstützen Sie im Umgang mit dem IT-Dienstleister, der die Schnittstellensoftware implementiert.
  • Wir helfen bei der Überprüfung, ob die IT-Lösungen ordnungsgemäß funktionieren und ob die ausgestellten strukturierten Rechnungen mit den Rechtsvorschriften vereinbar sind und die erforderlichen Daten enthalten.