Das obligatorische nationale E-Rechnungssystem (KSeF 2.0) startet bereits 2026.

KSeF ist eine IT-Plattform, die unter anderem zum Ausstellen, Versenden, Empfangen und Speichern von strukturierten Rechnungen (d. h. elektronischen Rechnungen, deren Inhalt gemäß einem von den Finanzbehörden bereitgestellten Muster strukturiert ist) dient.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung wird schrittweise eingeführt:

Ab dem 1. Februar 2026 – für die größten Unternehmen, d. h. Unternehmer, deren Bruttoumsatz im Jahr 2024 200 Millionen Zloty überschritten hat.

Ab dem 1. April 2026 – für alle anderen Unternehmer, mit Ausnahme der kleinsten Steuerzahler.

Ab dem 1. Januar 2027 – für die kleinsten Unternehmen, deren mit Rechnungen dokumentierter Umsatz im Jahr 2026 10.000 PLN brutto pro Monat nicht übersteigt.

Es ist zu beachten, dass die Bereitschaft zum Empfang von Einkaufsrechnungen im KSeF in der Praxis bereits ab dem 1. Februar 2026 erforderlich sein wird – auch wenn die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter Rechnungen für den jeweiligen Steuerzahler erst später eintritt.

Für Steuerzahler, die KSeF nutzen, sind auch Erleichterungen vorgesehen, wie z. B.:

Die Möglichkeit, strukturierte Anhänge zu E-Rechnungen hinzuzufügen (vorausgesetzt, dass es sich nicht um Marketing- oder Handelsinhalte handelt).

Der Modus „offline24”, der es ermöglicht, eine strukturierte Rechnung am nächsten Werktag an das System zu senden.

Kostenlose Tools für die elektronische Rechnungsstellung und Kommunikation mit KSeF (KSeF-Steuerzahler-App, e-mikrofirma) – in der Praxis werden sie sich nur für Kleinst- und Kleinunternehmer bewähren.

Wichtig ist, dass während des gesamten Jahres 2026 keine Sanktionen für Verstöße bei der Anwendung von KSeF verhängt werden. Dieser Zeitraum soll der reibungslosen Anpassung an die neuen Vorschriften dienen.

Die Einführung von KSeF in mittleren und großen Unternehmen ist fast immer kompliziert und zeitaufwändig. In der Regel erfordert sie auch die Zusammenarbeit des gesamten Unternehmens – die Herausforderungen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung gehen über den Bereich Finanzen, Buchhaltung und IT hinaus. Während des gesamten Transformationsprozesses und der Anpassung Ihres Unternehmens an den neuen Rechnungsstellungsstandard stehen Ihnen unsere Experten zur Seite.

Lesen Sie unsere Materialien zum KSeF:

KSeF

KSeF – Angebot