Firmenevents und das Recht

Zofia Brylińska-Karpicz

Karolina Domagała

Das immer schönere Wetter vor dem Fenster begünstigt die Integration im Freien. Der nahende Sommer regt zur Planung von Firmenpicknicks und teambildenden Veranstaltungen an. Bei der Planung solcher Events vergessen Unternehmer jedoch oft, dass ihnen zahlreiche rechtliche Pflichten obliegen, die bei Nichterfüllung zu einer Haftung führen kann.

100, 500 oder 1000 Teilnehmer bei einem Firmenpicknick?

Die Zahlen sind in diesem Fall von großer Bedeutung. Ein Teambuilding-Event im Freien für 1.000 Teilnehmer ist keine Seltenheit. Vor allem große Produktionsstätten können problemlos so viele Menschen zusammenbringen. Dies gilt umso mehr, als die Arbeitnehmer häufig von Familienmitgliedern begleitet werden. Oft (aber natürlich nicht immer) ist es die Bereitstellung von 1.000 Plätzen für Teilnehmer, die ein solches Firmenpicknick zu einer Massenveranstaltung macht. Dies bringt eine Reihe von Verpflichtungen für den Arbeitgeber im Rahmen des Gesetzes über die Sicherheit von Massenveranstaltungen mit sich. Dazu gehören z. B. die Aufstellung einer Betriebsordnung für die Veranstaltung, die Bereitstellung einer ausreichenden Anzahl an Informations- und Ordnungskräften sowie medizinische Hilfe und Brandschutz. Für die Organisation einer Massenveranstaltung ist ebenfalls eine Genehmigung der zuständigen Behörde erforderlich.

Ist eine Genehmigung erforderlich, um eine Massenveranstaltung zu organisieren?

Ein Firmenevent sollte lange im Voraus geplant werden. Der Antrag auf Genehmigung einer Massenveranstaltung muss mindestens 30 Tage vor dem geplanten Datum des Firmenevents gestellt werden. Darüber hinaus müssen dem Antrag eine Reihe von Unterlagen beigefügt werden. Daher sollte man auch die Zeit berücksichtigen, die für ihre Zusammenstellung erforderlich ist.

Es kann sein, dass selbst bei einer großen Anzahl von Teilnehmern an einer Firmenveranstaltung keine Genehmigung für eine Massenveranstaltung erforderlich ist. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn sich die Veranstaltung ausschließlich an Arbeitnehmer richtet.  In manchen Fällen ist es auch möglich, andere im Gesetz über die Sicherheit von Massenveranstaltungen vorgesehene Ausnahmen zu nutzen, um sich von der Genehmigungspflicht zu befreien. Die Beurteilung, ob ein Arbeitgeber eine der im Gesetz vorgesehenen Ausnahmen in Anspruch nehmen darf, erfordert jedoch eine sorgfältige rechtliche Analyse.

Gadgets für Unternehmenswissen? Pizza für getroffene Zahlen?

Marketingabteilungen zerbrechen sich den Kopf, um interessante Unterhaltung zu bieten. Und nichts motiviert so sehr zum Mitmachen wie die Möglichkeit, einen attraktiven Preis zu gewinnen. Turniere, Wettbewerbe, Auslosungen, Spiele. Ist es bereits ein Glücksspiel?

Populäre Tombolas stellen ein Glücksspiel im Sinne des Glücksspielgesetzes dar. Für ihre Durchführung ist – je nach dem Gesamtwert der Preise – eine entsprechende Genehmigung oder Anmeldung erforderlich. Ein Arbeitgeber, der ein solches Spiel veranstalten möchte, sollte unter anderem im Besitz einer Spielordnung sein sowie über Dokumente verfügen, die die Rechtmäßigkeit der Geldquellen bestätigen. Ferner müssen ihm Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Finanzverwaltung und der Sozialversicherungsbehörde vorliegen. Die Verwaltungsbehörde wiederum hat bis zu zwei Monate Zeit, um die Genehmigung zu erteilen – auch das sollte in Ihrem Kalender berücksichtigt werden.

Sie können den strengen Bestimmungen des Glücksspielgesetzes entgehen, indem Sie die Tombola durch einen Wettbewerb ersetzen. Die Teilnehmer können dann ihr Wissen oder ihre Kreativität unter Beweis stellen. Bei der Organisation eines Wettbewerbs muss jedoch häufig das Urheberrecht berücksichtigt werden. Es kann nämlich sein, dass Teilnehmer, die sich lustige Sprüche ausdenken oder Fotos verschicken, als Urheber im Sinne dieser Vorschriften gelten. Die Nutzung der Werke durch die Arbeitgeber erfordert daher eine entsprechende Ausgestaltung der urheberrechtlichen Belange.

Kann man sich der Veranstaltung rühmen?

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Arbeitgeber die von ihnen organisierten Veranstaltungen auch zur Förderung ihres Images nutzen. Fotos von Unternehmensfesten finden häufig ihren Weg auf Websites und in soziale Netzwerke. Dies ist jedoch nicht immer mit den geltenden Gesetzen vereinbar.

Die Veröffentlichung von Fotos der Teilnehmer einer Veranstaltung stellt eine Verbreitung von Bildnissen im Sinne des Gesetzes über Urheberrecht und verwandte Schutzrechte dar. Bis auf bestimmte Ausnahmen ist dafür die Zustimmung der auf den Fotos verewigten Personen erforderlich. Wenn Fotos, auf denen Veranstaltungsteilnehmer zu sehen sind, mit deren Namen signiert werden, hat man auch mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu tun. Dies erfordert die Umsetzung zahlreicher Verpflichtungen nach DSGVO. Insbesondere sind die korrekte Bestimmung der Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung und die Erfüllung der Informationspflicht erforderlich.

Es ist besser, mit der Organisation nicht zu warten

Es lohnt sich daher nicht, rechtliche Fragen bis zur letzten Minute aufzuschieben. Die Organisation eines Firmenpicknicks erfordert die Koordinierung vieler Aspekte, und Versäumnisse können den Arbeitgeber teuer zu stehen kommen. Denn die Veranstaltung einer Tombola ohne die erforderliche Genehmigung oder Anmeldung birgt das Risiko einer Geldstrafe, die auch mehrere zehntausend Zloty betragen kann. Die Organisation einer Massenveranstaltung ohne die erforderliche Genehmigung kann wiederum mit einer hohen Geldstrafe (bis zu einer Million Zloty) geahndet werden und auch strafrechtliche Verantwortung mit sich ziehen.