Michał Wykurz

Die Einführung der Verpflichtung zur Nutzung des Nationalen E-Rechnungssystems (KSeF 2.0) ist die bedeutendste Veränderung im polnischen Mehrwertsteuerrecht seit Jahren. Dieses vom Finanzministerium entwickelte und bereitgestellte System revolutioniert das bisherige Rechnungsstellungsmodell, das auf dem direkten Austausch von Dokumenten zwischen Vertragspartnern beruhte. Das obligatorische KSeF wird diesen Prozess in einen zentralisierten öffentlichen Kreislauf umwandeln. Die Rechnung wird nicht mehr direkt an den Empfänger gesendet, sondern muss zunächst auf einer Regierungsplattform eingereicht werden, wo sie validiert, authentifiziert und erst dann dem Käufer zur Verfügung gestellt wird. Die Hauptziele dieser Änderung sind die Vereinheitlichung der Dokumentation, die Erhöhung der Transparenz der Aktivitäten der Steuerzahler, der Abbau von Bürokratie und die Verbesserung der Sicherheit des Steuersystems durch den Zugang zu Transaktionsdaten in Echtzeit. Die Verpflichtung zur Verwendung strukturierter E-Rechnungen erfordert eine dringende Anpassung der IT-Systeme und internen Verfahren bei fast allen Unternehmen in Polen und ist ein wesentlicher Bestandteil ihrer VAT-Compliance.

Chronologie der Umsetzung und Umfang der Verpflichtungen in den Jahren 2026-2027

Die Möglichkeit der freiwilligen Nutzung des KSeF besteht seit dem 1. Januar 2022, aber die entscheidenden Änderungen für Unternehmer werden in den Jahren 2026-2027 stattfinden. Der Gesetzgeber wird die Verpflichtung zur strukturierten Rechnungsstellung schrittweise einführen, wobei der Starttermin von der Größe des Unternehmens abhängt:

1. Ab dem 1. Februar 2026 gilt die Verpflichtung zur Rechnungsstellung im KSeF für große Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2024 200 Mio. PLN überschritten hat. Zum gleichen Zeitpunkt wird eine einheitliche logische Struktur der FA(3)-Rechnung eingeführt.
2. Ab dem 1. April 2026 gilt die Verpflichtung zur Rechnungsstellung im KSeF für alle übrigen Unternehmen, einschließlich KMU und Kleinstunternehmen (mit Ausnahme der kleinsten Unternehmen).
3. Ab dem 1. Januar 2027 wird die KSeF-Pflicht vollständig und allgemein gelten, auch für Kleinstunternehmen (die bis zum 31. Dezember 2026 von der KSeF-Pflicht befreit sind, wenn ihr monatlicher Bruttoumsatz 10.000 PLN nicht übersteigt).

Unabhängig vom Zeitpunkt des Beginns der obligatorischen Ausstellung von E-Rechnungen muss jedes Unternehmen in der Praxis bereits ab dem 1. Februar 2026 technisch bereit sein, strukturierte Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten (da es möglicherweise Einkäufe bei einem großen Unternehmen tätigt, das zu diesem Zeitpunkt mit der Rechnungsstellung in KSeF beginnt).

Ausnahmen von der KSeF-Allgemeingültigkeit

Es ist jedoch zu betonen, dass bestimmte Arten von Rechnungen und Transaktionen von der KSeF-Pflicht ausgenommen sind. Bei Verbraucherrechnungen (B2C) hat der Verkäufer die Wahl – er kann eine strukturierte Rechnung im KSeF oder eine Papier-/elektronische Rechnung außerhalb dieses Systems ausstellen. Für VAT-RR-Rechnungen und VAT-RR-Korrekturen ist eine separate logische Struktur (FA_RR(1)) vorgesehen – die Notwendigkeit, eine solche strukturierte Rechnung durch den Käufer von landwirtschaftlichen Erzeugnissen auszustellen, hängt von der Abgabe einer Erklärung durch den Pauschallandwirt ab. Bei der Erbringung von Versicherungs- und Finanzdienstleistungen, die Eine Ausnahme vom KSeF ist auch für Transaktionen vorgesehen, die unter die grenzüberschreitende Selbstfakturierung fallen – in einigen Fällen können strukturierte Rechnungen jedoch freiwillig ausgestellt werden.

Was wird sich durch KSeF 2.0 bei der Steuerabrechnung ändern?

Die Einführung der Verpflichtung zur Verwendung strukturierter Rechnungen wird sich auf bestimmte Aspekte der Mehrwertsteuerabrechnung auswirken.

Vereinfachung für Korrekturen „in minus”

Die bedeutendste Änderung, die für Steuerzahler von Vorteil ist, wird die Änderung der Regeln für die Abrechnung von Korrekturen in minus, d. h. solchen, die die Steuerbemessungsgrundlage und die geschuldete Mehrwertsteuer verringern, sein. Dank KSeF 2.0 wird die bisherige Anforderung, über Unterlagen zu verfügen, die die Feststellung und Erfüllung der Korrekturbedingungen bestätigen (sogenannte Slim-VAT-Regel), aufgehoben. Was bedeutet das?

• Für den Verkäufer – eine Korrektur der Steuerbemessungsgrundlage ist möglich, sobald eine strukturierte Korrekturrechnung ausgestellt wurde (in der Praxis: sobald sie an KSeF übermittelt wurde). Dadurch entfallen Verzögerungen aufgrund des Wartens auf die Zusammenstellung der Unterlagen, was den Cashflow des Unternehmens verbessert.
• Für den Käufer – die Verpflichtung zur Korrektur der Vorsteuer entsteht in der Abrechnung für den Zeitraum, in dem er die Korrekturrechnung über KSeF erhält (d. h. mit der Vergabe einer Nummer für die Korrekturrechnung in KSeF).

Schnellere Mehrwertsteuerrückerstattung

Ein Vorteil von KSeF 2.0 ist die Verkürzung der Grundfrist für die Mehrwertsteuerrückerstattung. Nach der derzeitigen Rechtslage beträgt die Grundfrist für die Rückerstattung des Überschusses der Vorsteuer über die Umsatzsteuer auf das Bankkonto 60 Tage. Ab dem 1. Februar 2026 – mit Inkrafttreten der Verpflichtung zur Anwendung von KSeF 2.0 – wird diese Frist auf 40 Tage verkürzt. Diese Änderung wird sicherlich die Liquidität der inländischen Unternehmen verbessern.

Zeitpunkt der Ausstellung und des Erhalts einer Rechnung

Ein weiterer Aspekt im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten des obligatorischen KSeF ist die Änderung dessen, was unter den Begriffen „Ausstellung” und „Erhalt” einer Rechnung zu verstehen ist. Das Ausstellungsdatum der Rechnung entspricht grundsätzlich dem Tag, an dem sie an das KSeF übermittelt wird. Als Datum des Eingangs der Rechnung gilt hingegen der Tag, an dem der Rechnung im KSeF eine Nummer zugewiesen wurde. In der Praxis werden Rechnungsstellung und Rechnungserhalt somit in fast allen Fällen am selben Tag erfolgen.

Die oben genannte Frage wirkt sich somit auf den Zeitpunkt aus, zu dem:

• die Mehrwertsteuerpflicht bei bestimmten Arten von Transaktionen entsteht (u. a. Bauleistungen, Lieferung von Medien und Telekommunikationsdienstleistungen, Miete, Leasing, Pacht – d. h. Fälle, in denen die Steuerpflicht von der Ausstellung einer Rechnung abhängt).
• ein Anspruch auf Vorsteuerabzug entsteht – der Erhalt der Rechnung ist nicht mehr mit dem physischen Erhalt des Dokuments verbunden, sondern mit der Zuweisung einer Nummer im KSeF (auch wenn der Käufer diese an diesem Tag nicht aus dem KSeF abruft und sich nicht mit ihrem Inhalt vertraut macht).

Was passiert, wenn der Verkäufer uns trotz seiner Verpflichtung eine Rechnung außerhalb des KSeF ausstellt?

Obwohl das KSeF das System durch Zentralisierung und Kontrolle des Zeitpunkts der Ausstellung des Dokuments abdichtet, ändert es nichts an dem Grundprinzip der Mehrwertsteuerneutralität für den Käufer. Aus den derzeit erteilten individuellen Auslegungen geht hervor, dass der Käufer, der eine Rechnung erhält, die eine tatsächliche wirtschaftliche Transaktion dokumentiert, das Recht auf Vorsteuerabzug behält – auch wenn dieses Dokument entgegen der Verpflichtung des Verkäufers außerhalb des KSeF ausgestellt wurde. Der Käufer ist also geschützt. Mögliche Folgen einer Verletzung der KSeF-Pflicht (in Form von Geldstrafen) betreffen daher ausschließlich den Aussteller der Rechnung.

Offline-Rechnungsstellung

Im Zeitalter des obligatorischen KSeF wird die Online-Rechnungsstellung (in Echtzeit, d. h. das Senden von Rechnungen an das KSeF am Tag ihrer Erstellung) die Regel sein. Bei Nichtverfügbarkeit oder Ausfall des Systems müssen Unternehmer jedoch auf sogenannte Offline-Modi zurückgreifen:

• Bei Nichtverfügbarkeit des KSeF (d. h. bei geplanten Wartungsarbeiten, die im BIP MF und im KSeF selbst angekündigt werden) ist es nicht möglich, Rechnungen außerhalb des KSeF für andere Steuerzahler, die das KSeF nutzen, auszustellen. Mit dem Versand der Rechnung an den Kunden sollte daher bis zur Wiederaufnahme des Systems gewartet werden. Rechnungen, die während der Nichtverfügbarkeit von KSeF erstellt wurden, sollten spätestens innerhalb eines Werktags nach Beendigung der Nichtverfügbarkeit des Systems versandt werden.
• Im Falle eines Ausfalls des KSeF (d. h. einer ungeplanten, vorübergehenden Abschaltung des KSeF, die im BIP MF und im KSeF selbst bekannt gegeben wird) sollten Rechnungen in strukturierter Form (d. h. in Übereinstimmung mit der logischen Struktur FA(3)) ausgestellt werden. Sie können dann an Käufer, die das KSeF nutzen, außerhalb des Systems in einer mit ihnen vereinbarten Weise übermittelt werden. Rechnungen, die während der Störung ausgestellt wurden, sollten jedoch spätestens innerhalb von 7 Werktagen nach Beendigung der Störung an das KSeF übermittelt werden.
• Im Falle eines vollständigen Ausfalls (dauerhafte Abschaltung des KSeF, die in den Massenmedien bekannt gegeben wird) können Steuerzahler Rechnungen in unstrukturierter Form (d. h. in Papierform oder elektronischer Form) ausstellen. Es besteht keine Verpflichtung, diese später an das KSeF zu übermitteln.

Darüber hinaus sind die Steuerzahler berechtigt, den sogenannten Offline-Modus24 frei zu nutzen. Dieser erlaubt es, eine strukturierte Rechnung spätestens innerhalb eines Werktags nach ihrer Erstellung an KSeF zu senden. Im Offline-Modus24 ist es nicht möglich, Rechnungen außerhalb des KSeF für andere Steuerzahler, die das KSeF nutzen, auszustellen. Der Käufer erhält die Rechnung also erst, nachdem sie an das KSeF gesendet wurde.

Sanktionen für Verstöße im Zusammenhang mit KSeF

Die Nichteinhaltung der Fristen für die Übermittlung einer im Offline-Modus ausgestellten Rechnung an KSeF sowie die Nichtstellung einer strukturierten Rechnung trotz dieser Verpflichtung werden mit Geldstrafen geahndet. Diese treten am 1. Januar 2027 in Kraft. Die Strafen können bis zu 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags oder bis zu 18,7 % des Gesamtbruttobetrags für steuerbefreite Unternehmen betragen, wenn die Rechnung keine Steuerbeträge enthält.

Es lohnt sich daher, Verfahren für die Offline-Nutzung von KSeF zu entwickeln und zu testen, um Strafen zu vermeiden.

Trotz anfänglicher Integrationsprobleme hat KSeF das Potenzial, Geschäfts- und Steuerprozesse nachhaltig zu verbessern. Dies erfordert jedoch von den Unternehmern kompromisslose digitale Genauigkeit und eine schnelle Anpassung an neue, streng definierte zeitliche und technische Rahmenbedingungen.

Wir laden Sie herzlich ein, sich mit unseren Experten in Verbindung zu setzen. Wir helfen Ihnen bei der Implementierung von KSeF, der Schulung Ihrer Mitarbeiter und der Anpassung Ihrer Systeme. Mit unserem Wissen, unserer Erfahrung und unserem individuellen, auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnittenen Ansatz werden wir die Änderungen effizient, sicher und pünktlich umsetzen!