Regierung nimmt weitere Änderungen am KSeF vor – ein Gesetzesentwurf liegt vor

Michał Wykurz

Das Finanzministerium hat einen Entwurf zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes veröffentlicht, mit dem das nationale System zur elektronischen Rechnungsstellung (KSeF) wesentliche Änderungen erfährt. Die wichtigste Neuerung ist die Möglichkeit, Rechnungen im Offlinemodus auszustellen – also ohne ständige Verbindung zum System.

KSeF offline – worin besteht es?

Der Gesetzesentwurf geht davon aus, dass Unternehmer auch dann elektronische Rechnungen ausstellen können, wenn sie keinen direkten Zugang zum KSeF-System haben – z.B. aufgrund von Betriebsstörungen, fehlendem Internet oder technischen Problemen. In diesem Fall wird die Rechnung lokal ausgestellt und spätestens am nächsten Arbeitstag an KSeF übermittelt.

Das ist wichtig:

• Der Offline-Modus ist als Dauerlösung gedacht, nicht nur als Notlösung.
• Zur Inanspruchnahme dieser Option muss ein neues Zertifikat des Rechnungsausstellers heruntergeladen und entsprechend registriert werden.

Rechnungen mit Anhängen – aber nicht für jeden

Eine weitere Änderung betrifft die Möglichkeit, Rechnungen mit Anhängen zu versenden. Obwohl eine solche Option technisch verfügbar sein wird, darf nicht jeder Unternehmer sie sofort nutzen können.

Um eine Rechnung mit einem Anhang (z.B. einem Scan eines Vertrages, einem technischen Lastenheft oder einem Abnahmeprotokoll) zu versenden, ist es notwendig, dies beim elektronischen Finanzamt vorab anzuzeigen. Das System soll dann individuelle Rechte zur Nutzung dieser Funktion vergeben.

Veränderungen zum Besseren – aber die Zeit läuft ab

Experten sind sich einig, dass die vorgeschlagenen Änderungen den tatsächlichen Erwartungen der Unternehmen entsprechen. Der Offlinemodus und die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, sind lang erwartete Erweiterungen, die die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit von KSeF erhöhen.

Andererseits rückt das Inkrafttreten der obligatorischen KSeF-Verwendung immer näher (die neue Frist verstreicht am 1. Februar 2026 für die meisten Steuerzahler) und jede Änderung bedeutet, dass Prozesse aktualisiert, Systeme integriert und neue Funktionen getestet werden müssen. 

Zusammenfassung

Die geplanten Änderungen an KSeF sind ein Schritt zu mehr Flexibilität und zur Anpassung des Systems an die Realitäten der täglichen Arbeit der Unternehmen. Die Einführung von Offline-Modus und die Möglichkeit, Rechnungsanhänge hochzuladen, sind Verbesserungen, die den Komfort der elektronischen Rechnungsstellung erheblich steigern können.

Gleichzeitig wird – wie immer bei systemischen Veränderungen – eine angemessene organisatorische und technologische Vorbereitung entscheidend sein. Es ist ratsam, jetzt die Umsetzung der neuen Lösungen zu planen und die weiteren Fortschritte der Gesetzgebung zu verfolgen.