Unterzeichnungsregeln für die Jahresabschlüsse für das Geschäftsjahr 2023

Dagmara Rajca-Erd

Jedes Jahr tauchen viele Fragen zu den Änderungen bei der Unterzeichnung der Jahresabschlüsse von Gesellschaften mit beschränkter Haftung auf. Die letzte diesbezügliche Änderung der Rechtsvorschriften fand 2022 statt. In der Praxis hat sie jedoch zu erheblichen Zweifeln und unterschiedlichen Auslegungen geführt. Wir haben daher die wichtigsten Informationen zur korrekten Unterzeichnung von Dokumenten im Zusammenhang mit dem Abschluss des Geschäftsjahres gemäß den aktuellen Leitlinien und der sich abzeichnenden Praxis zusammengestellt.

Wer unterzeichnet die Jahresabschlüsse nach dem 1. Januar 2024 und wie?

Seit einigen Jahren werden die Jahresabschlüsse im XML-Format erstellt. Der Jahresabschluss wird unverändert zunächst von der mit der Buchführung betrauten Person unterzeichnet. Daher wird er in der Regel zuerst vom Hauptbuchhalter unterzeichnet. Anschließend wird der Jahresabschluss von allen (zum Zeitpunkt der Erstellung amtierenden) Geschäftsführern unterzeichnet.

Der Jahresabschluss muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer vertrauenswürdigen Signatur oder einer eigenhändigen Unterschrift unterzeichnet werden.

Die Digitalisierung des Verfahrens zur Aufstellung und Übermittlung von Jahresabschlüssen hat in der Praxis zu erheblichen Erschwernissen bei mehrköpfigen Geschäftsführungen sowie bei Geschäftsführungen, deren Mitglieder Ausländer sind, geführt. Selbst wenn es gelungen ist, alle erforderlichen Unterschriften zusammenzustellen, kam es vor, dass das IKT-System in der Phase der Übermittlung des Jahresabschlusses an das Finanzdokumentenarchiv (RDF) Fehler meldete. Folglich konnte der Jahresabschluss nicht hochgeladen werden. Zum Beispiel erkennt das System immer noch einige qualifizierte elektronische Signaturen ausländischer Anbieter nicht an (obwohl sie die Anforderungen der EU-Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates, also eIDAS erfüllen). Das Hochladen von Jahresabschlüssen, die mit verschiedenen Typen von Signaturen unterzeichnet wurden (z.B. teilweise mit ePuap-Signaturen und teilweise mit elektronischen qualifizierten Signaturen) kann auch problematisch sein, wenn die Signaturen nicht in der richtigen Reihenfolge und im richtigen Format erfolgt sind. Der Gesetzgeber hat sich daher für bestimmte Vereinfachungen in diesem Bereich entschieden.

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