Die Ausstellung strukturierter Rechnungen im nationalen elektronischen Rechnungsstellungssystem (KSeF) wird ab 2024 verpflichtend sein, so der Entwurf einer Ausnahmeregelung des EU-Rates.
Als das Finanzministerium die Verpflichtung zur monatlichen Übersendung von Standard Audit Files einführte, waren viele Unternehmer nicht darüber im Klaren, welch revolutionäre Änderung dies für das polnische System des Informationsaustauschs zwischen ihnen und der Polnischen Finanzverwaltung bedeutet. Diese Änderung erforderte in erster Linie, dass die Unternehmen ihre Finanz- und Buchhaltungssysteme an die funktionalen Anforderungen der obligatorischen Berichterstattung per Standard Audit File anpassten, was, wie es sich herausstellte, ein zeit- und kostenintensiver Prozess war. Darüber hinaus brachte die Berichterstattung mittels Standard Audit Files eine Reihe neuer Verpflichtungen mit sich, die für den durchschnittlichen Unternehmer eine Herausforderung darstellten. Die Steuerzahler beklagten sich insbesondere über zahlreiche sachliche Zweifel und technische Herausforderungen, mit denen sie bei der Umsetzung konfrontiert wurden.
Es lohnt sich also, nach den Erfahrungen aus der Umsetzung der Standard Audit Files nicht bis zur letzten Minute mit der Umsetzung von Lösungen zu warten, die eine strukturierte Rechnungsstellung in KSeF ermöglichen.
Um sich auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung vorzubereiten, sollten die Steuerpflichtigen zunächst sicherstellen, dass die Rechnungen an das nationale elektronische Rechnungsstellungssystem übermittelt werden können, indem sie ihre Rechnungssoftware und/oder ihre Finanz- und Buchhaltungssysteme an die neuen Anforderungen anpassen. Dies kann die Unterstützung eines Softwareanbieters oder IT-Spezialisten nötig machen.
Nicht zu vergessen ist auch, dass mit dem Start von E-Invoicing in KSeF noch mehr als bisher auf eine inhaltlich korrekte Rechnungsstellung geachtet werden muss. Denn die Absicht des Gesetzgebers bei der Einführung des KSeF ist es, in Echtzeit Informationen über die zwischen Unternehmern stattfindenden Transaktionen zusammen mit dem angegebenen Inhalt der Rechnung zu erhalten, die es den Steuerbehörden ermöglichen, unmittelbare Erkenntnisse über den Gegenstand und den Verlauf der Transaktion zu gewinnen. Ziel ist es, Steuerprüfungen und ihre Ergebnisse zu verbessern, auf Daten in einem leicht zu analysierenden Format zuzugreifen oder schließlich die Prüfungsprozesse noch weiter zu automatisieren.
Daher sollten die im Unternehmen für Finanz- und Rechnungswesen zuständigen Personen eine Umsetzungsschulung für die Arbeit im Rahmen des KSeF erhalten. Es kann auch notwendig werden, eine mögliche neue Aufteilung von Rollen oder Verantwortlichkeiten für einzelne Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens einzuführen.
Der Text ist auch verfügbar auf dem Portal der Tageszeitung Rzeczpospolita.pl
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