E-Doręczenia dla przedsiębiorców – ważne terminy dla JDG i spółek

Anna Jarecka-Kowal

Od 1 stycznia 2025 r. pierwsze podmioty mają obowiązek korzystania ze skrzynek do e-Doręczeń. Usługa e-Doręczenia to nowe rozwiązanie techniczne, które umożliwi elektroniczne wysyłanie i odbieranie korespondencji między podmiotami publicznymi i prywatnymi ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez ePUAP.

Obowiązek założenia skrzynki do e-Doręczeń dotyczy podmiotów publicznych, zawodów zaufania publicznego oraz przedsiębiorców. Nie dla wszystkich jednak obowiązek wchodzi w życie w tym samym czasie.

Na jakie terminy powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy? Czy w niektórych sytuacjach warto założyć skrzynkę wcześniej? Czy bez skrzynki do e-Doręczeń spółka złoży wniosek zmianowy do KRS?

Czy przedsiębiorcy muszą korzystać z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025?

Terminy wejścia w życie obowiązku dla każdego z podmiotów zostały ściśle określone. Przykładowo, od 1 stycznia 2025 r. skrzynki do e-Doręczeń mają obowiązek posiadać zawody zaufania publicznego takie jak radcowie prawni, adwokaci czy doradcy podatkowi. W przypadku wykonywania kilku wskazanych zawodów na raz (np. radcy prawnego i doradcy podatkowego) potrzebnych jest kilka skrzynek.

Przedsiębiorcy mają jednak na to trochę więcej czasu.

Właściciele JDG

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) zarejestrowaną w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) przed 1 stycznia 2025 r. mają czas na założenie skrzynki do e-Doręczeń aż do 1 października 2026 r.  Skrzynkę muszą jednak założyć wcześniej właściciele JDG, którzy dokonają zmiany wpisu w CEIDG między 1 lipca 2025 r. a 30 września 2026 r.

W przypadku osób składających wniosek o wpis nowej działalności do CEIDG, obowiązek założenia skrzynki do e-Doręczeń obowiązuje już od 1 stycznia 2025 r.

Spółki

W przypadku spółek wpisanych do rejestru KRS przed 1 stycznia 2025, termin na założenie skrzynki do e-Doręczeń upływa 1 kwietnia 2025 r. Wcześniej obowiązek założenia skrzynki mają jedynie nowe podmioty rejestrujące się w KRS od 1 stycznia 2025 r.

Oznacza to, że na tę chwilę urzędy mogą wysyłać korespondencję na skrzynkę do e-Doręczeń profesjonalnego pełnomocnika spółki (jeśli został ustanowiony w sprawie) ale sama spółka nie musi jeszcze takiej skrzynki posiadać.

Zauważalna jest zatem różnica między obowiązkami w zakresie e-Doręczeń dla spółek i właścicieli JDG. Spółki w przypadku składania wniosku o zmianę danych w KRS (za pośrednictwem Portalu rejestrów Sądowych (PRS)) przed 1 kwietnia 2025 r., nie mają obowiązku założenia skrzynki do e-Doręczeń.

Czy bez adresu do e-Doręczeń uda się zmienić dane w KRS?

Niektóre spółki mogą być jednak zaniepokojone komunikatami, które pojawiają się w PRS podczas próby wysłania do KRS wniosku o zmianę danych w rejestrze. A mianowicie, ostrzeżeniem dotyczącym adresu do doręczeń elektronicznych. W „wyskakującym” komunikacie pojawia się informacja o konieczności załączenia do wniosku zmianowego jednego z dostępnych formularzy dotyczących e-Doręczeń.

Pojawia się zatem pytanie, czy wniosek zostanie rozpatrzony jeśli spółka nie ma aktywnej skrzynki do e-Doręczeń lub nie złoży wniosku o jej założenie na jednym z proponowanych formularzy? Odpowiedź brzmi: Tak.

Sądy rejestrowe potwierdzają, że przed 1 kwietnia 2025 wnioski zmianowe dotyczące spółek mogą zostać złożone do KRS bez potrzeby składania jakiegokolwiek formularza dotyczącego e-Doręczeń. Takie wnioski nie powinny spotkać się ze zwrotem ani wezwaniem do uzupełnienia braków. Nasza dotychczasowa praktyka przed wrocławskim sądem rejestrowym takie podejście potwierdza. Skutecznie zarejestrowaliśmy już w od początku roku kilka zmian – bez zgłaszania informacji dotyczących adresu do e-Doręczeń spółek (z pominięciem komunikatu o konieczności załączenia do wniosku zmianowego formularzy dotyczących e-Doręczeń).

A może jednak warto już teraz założyć skrzynkę dla spółki?

Niezależnie od tego, że na założenie skrzynki do e-Doręczeń spółki mają jeszcze pełne dwa miesiące, nie warto odkładać tego obowiązku na ostatnią chwilę. Ministerstwo Cyfryzacji od początku roku otrzymuje wiele wniosków, w związku z tym czas na otwarcie skrzynki wciąż się wydłuża. Aby mieć pewność, że spółka zdąży przed 1 kwietnia 2025 r., warto zadziałać już teraz.

Gdyby mieli Państwo pytania dotyczące e-Doręczeń, zachęcamy do kontaktu z Zespołem Korporacyjnym Sendero. Chętnie pomożemy.