Kiedy wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym zaczyna działać?

Agnieszka Szemiel

W codziennej pracy z Klientami, przy projektach związanych ze zmianami danych spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym lub podczas zakładania spółek, często posługujemy się pojęciami, które dla osób spoza branży mogą brzmieć obco. Dwa z nich – „wpis konstytutywny” i „wpis deklaratoryjny” – regularnie pojawiają się w naszej komunikacji. Dla prawnika to słownictwo zupełnie nieobce, ale dla wielu osób spoza branży prawniczej brzmi to… jak język z innej planety. Dlatego dziś krótko i konkretnie: o co w tym chodzi i dlaczego to ważne.

Nie każdy wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) działa tak samo. Jedne tworzą prawo, inne tylko potwierdzają to, co już się wydarzyło. I to właśnie te różnice kryją się za pojęciami konstytutywny i deklaratoryjny.

Wpis konstytutywny – bez wpisu nie ma zmiany

Wpis konstytutywny to taki, który warunkuje powstanie lub skuteczność określonej sytuacji prawnej. Mówiąc prościej: bez dokonania takiego wpisu dana zmiana nie wywołuje skutków prawnych. Wpis tworzy prawo.

Przykłady wpisów konstytutywnych:

• Rejestrujecie Państwo nową spółkę? – istnieje dopiero, gdy sąd ją wpisze.
• A może zdecydowaliście się Państwo na przekształcenie spółki? – zmiana formy prawnej (np. spółki jawnej w spółkę z o.o.) następuje z chwilą wpisu do rejestru.
• Podwyższenie kapitału zakładowego w spółce z o.o., jeżeli umowa spółki tego wymaga -również czekamy na postanowienie Sądu.
• Połączenie, podział lub likwidacja spółki – wszystko rusza od momentu wpisu.

W praktyce oznacza to, że do momentu uzyskania wpisu w rejestrze zmiana „nie istnieje” i nie można się nią legalnie posługiwać – mimo że dokumenty zostały przygotowane i podpisane, a strony są zgodne co do zmiany.

Wpis deklaratoryjny – zmiana już jest, ale trzeba ją „pokazać”

Tu sytuacja wygląda trochę inaczej. Wpis deklaratoryjny nie tworzy nowej sytuacji prawnej, a jedynie potwierdza już zaistniały stan faktyczny lub prawny. Oznacza to, że zmiana następuje wcześniej – na podstawie czynności prawnej (np. uchwały), a wpis w KRS jest tylko formalnym jej potwierdzeniem.

Przykłady wpisów deklaratoryjnych:

• Zmieniacie Państwo członka zarządu? – wpis tylko to pokazuje, ale nowa osoba może już działać.
• Zmieniacie Państwo adres spółki (jeśli nie wymaga zmiany umowy spółki) – działa od razu, wpis tylko aktualizuje dane w rejestrze.
• Zmiana danych kontaktowych (e-mail, telefon)
• Nowy wspólnik w spółce? (jeśli nie wiąże się z przekształceniem) – już jest z chwilą sprzedaży udziałów, wpis to tylko element informacyjny i porządkujący.

W tym przypadku czynność prawna jest skuteczna już od chwili jej dokonania (np. podjęcia uchwały), a wpis do KRS tylko porządkuje stan faktyczny, ale sam wpis jest obowiązkowy!

Dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie w praktyce? Dobre pytanie!

Rozumienie różnicy między wpisem konstytutywnym a deklaratoryjnym wpływa między innymi na to:

• kiedy można działać zgodnie z nowym stanem rzeczy,
• kiedy zmiana jest skuteczna wobec kontrahentów i urzędów,
• jak planować czasowo działania w spółce (np. czy można już występować jako członek zarządu albo czy nowa forma prawna spółki już obowiązuje).

Podsumowanie

Dla wielu Klientów, zwłaszcza tych zakładających pierwszą spółkę lub przechodzących przez zmiany organizacyjne, pojęcia wpisu konstytutywnego i deklaratoryjnego mogą być niejasne. W naszej pracy dokładamy starań, by każdy etap był dla Państwa zrozumiały i bezpieczny. Właściwa kwalifikacja rodzaju wpisu to nie tylko kwestia formalna – to fundament skutecznej ochrony interesów Państwa firmy.

To nie są tylko formalności – od tego często zależy, czy Państwa spółka działa zgodnie z prawem i czy można realizować kolejne działania.

Jeśli planują Państwo zmiany w swojej spółce i chcieliby Państwo mieć pewność, że będą one skutecznie i prawidłowo wprowadzone, a także nie chcą Państwo pogubić się w formalnościach, zapraszamy do kontaktu.