Michał Wykurz

Wdrożenie obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0) stanowi najbardziej znaczącą transformację w polskim podatku od towarów i usług (VAT) od lat. System ten, opracowany i udostępniony przez Ministerstwo Finansów, rewolucjonizuje dotychczasowy model fakturowania, który polegał na bezpośredniej wymianie dokumentów między kontrahentami. Obowiązkowy KSeF przekształci ten proces w scentralizowany obieg publiczny. Faktura nie będzie już wysyłana bezpośrednio do odbiorcy, lecz musi najpierw trafić na platformę rządową, gdzie będzie walidowana, uwierzytelniana i dopiero udostępniana nabywcy. Głównymi celami tej zmiany są ujednolicenie dokumentacji, zwiększenie transparentności działań podatników, ograniczenie biurokracji oraz uszczelnienie systemu podatkowego poprzez uzyskanie dostępu do danych transakcyjnych w czasie rzeczywistym. Obowiązek stosowania e-Faktur ustrukturyzowanych wymusza pilną adaptację systemów IT i procedur wewnętrznych u niemal wszystkich przedsiębiorców w Polsce, stanowiąc kluczowy element ich VAT compliance.

Chronologia wdrożenia i zakres obowiązków w latach 2026-2027

Możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF istnieje od 1 stycznia 2022 roku, ale kluczowe zmiany dla przedsiębiorców nastąpią w latach 2026-2027. Ustawodawca wprowadzi obowiązek fakturowania ustrukturyzowanego etapami, uzależniając datę startu od wielkości podmiotu:

1. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie dużych przedsiębiorców, których przychody przekroczyły 200 mln zł w 2024 roku. W tym samym terminie wprowadzona zostanie jednolita struktura logiczna faktury FA(3).
2. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, w tym sektor MŚP i mikroprzedsiębiorców (z wyjątkiem najmniejszych podmiotów).
3. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek KSeF stanie się pełny i powszechny, uwzględniając także mikrofirmy (które do 31 grudnia 2026 r. będą zwolnione z obowiązku stosowanie KSeF, jeśli ich miesięczny obrót brutto nie przekracza 10 tys. zł).

Niezależnie od terminu rozpoczęcia obowiązkowego wystawiania e-Faktur, w praktyce każda firma musi być gotowa technicznie do odbioru i przetwarzania faktur ustrukturyzowanych już od 1 lutego 2026 r. (może bowiem dokonać zakupu od dużego podmiotu, który zacznie fakturować w KSeF w ww. terminie).

Wyjątki od zasady powszechności KSeF

Warto jednak podkreślić, że niektóre typy faktur i transakcji pozostają poza obligatoryjnym KSeF. W przypadku faktur konsumenckich (B2C) sprzedawca będzie miał dowolność – może wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF lub papierową/elektroniczną poza tym systemem. Dla faktur VAT RR oraz korekt VAT RR przewidziano odrębną strukturę logiczną (FA_RR(1)) – konieczność wystawienia takiej faktury ustrukturyzowanej przez nabywcę produktów rolnych będzie uzależniona od złożenia oświadczenia przez rolnika ryczałtowego. Przy świadczeniu usług ubezpieczeniowych i finansowych, które Wyłączenie z KSeF przewidziano również dla transakcji objętych transgranicznym samofakturowaniem – choć w niektórych przypadkach faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać dobrowolnie.

Co KSeF 2.0 zmieni w rozliczeniach podatkowych?

Wprowadzenie obowiązku stosowania ustrukturyzowanej faktury wpłynie na niektóre aspekty rozliczeń podatku VAT.

Uproszczenie dla korekt „in minus”

Najbardziej znaczącą zmianą, korzystną dla podatników, będzie modyfikacja zasad rozliczania korekt in minus, czyli tych, które zmniejszają podstawę opodatkowania i VAT należny. Dzięki KSeF 2.0 zniesiony zostanie dotychczasowy wymóg posiadania dokumentacji potwierdzającej ustalenie i spełnienie warunków korekty (tzw. zasady Slim VAT). Co to oznacza?

• Dla Sprzedawcy – korekta podstawy opodatkowania będzie możliwa z chwilą wystawienia ustrukturyzowanej faktury korygującej (w praktyce: w momencie przesłania jej do KSeF). Wyeliminuje to opóźnienia związane z oczekiwaniem na zgromadzenie dokumentacji, co poprawi cash flow przedsiębiorstwa.
• Dla Nabywcy – obowiązek korekty podatku naliczonego będzie powstawał w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma on fakturę korygującą za pośrednictwem KSeF (tj. z chwilą nadania fakturze korygującej numeru w KSeF).

Szybszy zwrot VAT

Korzyścią wynikającą z KSeF 2.0 będzie skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT. W obecnym stanie prawnym podstawowy termin zwroty nadwyżki VAT naliczonego nad VAT należnym na rachunek bankowy wynosi 60 dni. Od 1 lutego 2026 r. – związku z wejściem w życie obowiązku stosowania KSeF 2.0 – ulegnie on skróceniu do 40 dni. Zmiana ta z pewnością poprawi płynność finansową krajowych przedsiębiorców.

Moment wystawienia i otrzymania faktury

Kolejnym aspektem związanym z wejściem w życie obowiązkowego KSeF jest zmiana tego, co należy rozumieć pod pojęciami wystawienia i otrzymania faktury. Data wystawienia faktury zasadniczo będzie tożsama z dniem przesłania jej do KSeF. Z kolei za datę otrzymania faktury uznawany będzie dzień przydzielenia fakturze numeru w KSeF. W praktyce, niemal w każdym przypadku wystawienie i otrzymanie faktury będzie więc miało miejsce tego samego dnia.

Powyższa kwestia wpłynie więc na moment, w którym:

• powstaje obowiązek podatkowy w VAT w niektórych rodzajach transakcji (m.in. usługi budowlane, dostawa mediów i usług telekomunikacyjnych, najem, leasing, dzierżawa – tj. przypadki, w których obowiązek podatkowy jest uzależniony od wystawienia faktury).
• powstaje prawo do odliczenia VAT – otrzymanie faktury nie będzie już powiązane z fizycznym otrzymaniem dokumentu, lecz z przydzieleniem mu numeru w KSeF (nawet, jeżeli tego dnia nabywca nie pobierze go z KSeF i nie zapozna się z jego treścią).

A co, gdy sprzedawca mimo obowiązku wystawi nam fakturę poza KSeF?

Choć KSeF uszczelnia system poprzez centralizację i kontrolę momentu wystawienia dokumentu, nie zmienia on fundamentalnej zasady neutralności VAT dla nabywcy. Z wydawanych obecnie interpretacji indywidualnych wynika, że nabywca, który otrzyma fakturę dokumentującą rzeczywistą transakcję gospodarczą, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego – nawet jeśli dokument ten został wystawiony poza KSeF, wbrew obowiązkowi ciążącemu na sprzedawcy. Nabywca jest więc chroniony. Ewentualne konsekwencje naruszenia obowiązku KSeF (w postaci sankcji pieniężnych) będą więc dotyczyć wyłącznie wystawcy faktury.

Fakturowanie w trybach offline

W dobie obowiązkowego KSeF zasadą będzie fakturowanie w formule online (w czasie rzeczywistym, tj. wysyłanie faktur do KSeF w dniu ich wygenerowania). Niemniej w przypadku niedostępności lub awarii systemu, przedsiębiorcy będą musieli posługiwać się tzw. trybami offline:

• W sytuacji niedostępności KSeF (tj. zaplanowanych prac serwisowych, komunikowanych w BIP MF oraz w samym KSeF) nie ma możliwości wystawiania faktur poza KSeF na rzecz innych podatników korzystających z KSeF. Z wysłaniem faktury do klienta należy więc poczekać do momentu uruchomienia systemu. Faktury wygenerowane w trakcie niedostępności KSeF należy przesłać najpóźniej w ciągu 1 dnia roboczego po ustaniu niedostępności systemu.
• W razie awarii KSeF (tj. nieplanowanego, czasowego wyłączenia KSeF, komunikowanego w BIP MF oraz w samym KSeF) faktury powinny być wystawiane w sposób ustrukturyzowany (tj. zgodny ze strukturą logiczną FA(3)). Nabywcy korzystającemu z KSeF można je wówczas przekazać poza systemem, w sposób z nim uzgodniony. Niemniej faktury wystawione w okresie awarii powinny zostać przesłane do KSeF najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia.
• W przypadku awarii zupełniej (trwałego wyłączenia KSeF, ogłaszanego w środkach masowego przekazu) podatnicy będą mogli wystawiać faktury w sposób nieustrukturyzowany (tj. w formie papierowej lub elektronicznej). Nie będzie obowiązku późniejszego przesłania ich do KSeF.

Oprócz tego, podatnicy będą uprawnienie do dowolnego korzystania z tzw. trybu offline24. Dopuszcza on wysłanie do KSeF faktury ustrukturyzowanej najpóźniej w ciągu 1 dnia roboczego po jej wygenerowaniu. W trybie offline24 nie ma możliwości wystawiania faktur poza KSeF na rzecz innych podatników korzystających z KSeF. Nabywca otrzyma więc fakturę dopiero po jej wysłaniu do KSeF.

Sankcje za uchybienia związane z KSeF

Niedotrzymanie terminów przekazania faktury wystawionej w trybie offline do KSeF, jak również niewystawienie faktury ustrukturyzowanej mimo takiego obowiązku, będzie zagrożone sankcjami pieniężnymi. Zaczną one obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Kary te mogą wynieść do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze lub do 18,7% całkowitej kwoty należności brutto dla podmiotów zwolnionych – w przypadku, gdy faktura nie zawiera kwot podatku.

Warto zatem opracować i przetestować procedury dotyczące korzystania z KSeF w trybach offline – tak, aby uniknąć kar.

KSeF, mimo początkowych wyzwań integracyjnych, ma potencjał do trwałego usprawnienia procesów biznesowych i podatkowych. Wymaga to jednak od przedsiębiorców bezkompromisowej cyfrowej dokładności oraz szybkiego dostosowania się do nowych, ściśle określonych ram czasowych i technicznych.

Serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami. Służymy pomocą we wdrożeniu KSeF, przeszkoleniu pracowników i dostosowaniu systemów. Dysponując wiedzą, doświadczeniem, praktykując indywidualne podejście, dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa, wdrożymy zmiany sprawnie, bezpiecznie i na czas!