KSeF – obowiązkowy system e-fakturowania od 2026 roku

Michał Wykurz

Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla największych przedsiębiorców, a od kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT. To kolejny krok w cyfryzacji obrotu gospodarczego, mający na celu uproszczenie i automatyzację procesu fakturowania. Mimo, że termin ten wydaje się odległy, warto wykorzystać dodatkowy czas na przygotowanie firmy do stosowania KSeF. Wdrożenie KSeF to wieloetapowy i skomplikowany proces.

KSeF – kogo dotyczy? Obowiązek korzystania z KSeF obejmie:

• przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni,
• przedsiębiorców zwolnionych z VAT, którzy wystawiają faktury,

– posiadających w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Co zmienia KSeF?

• Elektroniczny obieg faktur – faktury ustrukturyzowane będą wystawiane, odbierane i przechowywane w centralnym systemie Ministerstwa Finansów.
• Skuteczniejsza kontrola dokumentów – fiskus będzie miał wgląd do faktur w czasie rzeczywistym, co pozwoli na szybkie wykrywanie nieprawidłowości.
• Uproszczenie obiegu dokumentów – brak konieczności wysyłania faktur kontrahentom w tradycyjnej formie papierowej czy PDF.

Jak przygotować firmę na KSeF?

✅ Integracja z systemem – dostosowanie oprogramowania księgowego do wymagań KSeF.

✅ Szkolenie zespołu – zapoznanie pracowników z nowymi procedurami fakturowania.

✅ Testowe wdrożenie – rozpoczęcie korzystania z KSeF przed terminem obowiązkowym, aby uniknąć problemów technicznych.

Jak możemy pomóc?

• Przegląd przedwdrożeniowy i analiza luk (gap analysis)
• Wdrożenie procedur wewnętrznych
• Szkolenie KSeF dla pracowników
• Doradztwo podatkowe związane z nowymi obowiązkami.

Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami!