Monitoring pracowników: 5 kluczowych pytań i odpowiedzi

Szymon Szurgacz

Ten materiał to element cyklu „Pigułka Wiedzy” zrealizowanego we współpracy z Wałbrzyską Specjalną Strefą Ekonomiczną INVEST-PARK. Stanowi on podsumowanie kluczowych zagadnień z naszego ostatniego webinaru na temat monitoringu pracowników i ma na celu dostarczenie Państwu w prosty i przystępny sposób najważniejszych informacji w formie Q&A.

Monitoring wizyjny

• Pytanie: Jakie są 4 dozwolone cele monitorowania wizyjnego pracowników?
  • Odpowiedź: Monitoring wizyjny (kamery) pracowników jest legalny, ale tylko wtedy, gdy służy jednemu z czterech celów: zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników, ochronie mienia, kontroli produkcji lub zachowaniu w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
• Pytanie: Gdzie nie można instalować kamer?
  • Odpowiedź: Co do zasady nie można instalować kamer w szatniach, stołówkach, palarniach i toaletach. Bezwzględnie nie można stosować monitoringu w pomieszczeniach, w których działa związek zawodowy.

Monitoring poczty i systemów IT

• Pytanie: Czy można monitorować pocztę pracownika?
  • Odpowiedź: Tak, ale tylko w celu zapewnienia prawidłowego wykorzystania sprzętu firmowego i czasu pracy. Monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji i prywatności pracownika, dlatego nie wolno czytać prywatnych wiadomości.
• Pytanie: Co z monitoringiem GPS w samochodach służbowych?
  • Odpowiedź: Monitoring GPS jest dozwolony, o ile jego celem jest zapewnienie pełnego wykorzystania czasu pracy oraz prawidłowego użycia pojazdu. Najważniejsze to poinformować pracowników o takim monitoringu i nie używać zebranych danych w sposób niezgodny z jego celem, np. do śledzenia prywatnych podróży.

Konsekwencje i dobre praktyki

• Pytanie: Jakie kary grożą za nielegalny monitoring?
  • Odpowiedź: Za nielegalne wdrożenie monitoringu, pracodawcy grożą poważne konsekwencje. Na gruncie RODO grożą administracyjne kary pieniężne do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu. Należy brać pod uwagę także potencjalną odpowiedzialność karną (np. za naruszenie tajemnicy korespondencji) czy cywilną (np. za poniesioną szkodę czy za naruszenie dóbr osobistych).
• Pytanie: Co jest najważniejsze, zanim zaczniemy monitorować?
  • Odpowiedź: Najważniejsze jest przygotowanie odpowiednich dokumentów, takich jak: aktualizacja regulaminu pracy, poinformowanie pracowników o celach i zasadach monitoringu, a także aktualizacja klauzul informacyjnych RODO. Trzeba także oznaczyć monitorowany obszar. Bez tego monitoring może być uznany za nielegalny.

Podsumowanie

Monitoring pracowników to kwestia, która wymaga precyzyjnego podejścia prawnego. Mamy nadzieję, że pomogliśmy Państwu uporządkować najważniejsze zagadnienia i zrozumieć kluczowe aspekty tej problematyki.

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania dotyczące wdrożenia monitoringu w swojej firmie lub potrzebują Państwo wsparcia prawnego, zapraszamy do kontaktu.

Jesteśmy gotowi, aby pomóc Państwu w bezpiecznym i zgodnym z przepisami wprowadzeniu niezbędnych rozwiązań.