13 października 2022 r. wejdą w życie zmiany Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), które niesie za sobą nowelizacja z 9 lutego 2022 r. Jedne z istotnych zmian dotyczą zarządów.
Protokołowanie uchwał zarządu
Przede wszystkim wprowadzony zostanie obowiązek protokołowania wszystkich uchwał zarządu.
Ponadto protokół podpisywać powinien co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowić będzie inaczej. Być może warto dokonać zmiany, na podstawie której w protokole znajdą się jeszcze inne elementy lub protokół podpisywać będą wszyscy członkowie zarządu (obecni na posiedzeniu zarządu).
Obowiązek lojalności, składanie wyjaśnień przez byłych członków zarządu
Nowelizacja wprowadzi też przepis art. 2091 k.s.h., zgodnie z którym członek zarządu powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Wskazano też wprost, że członek zarządu nie będzie mógł ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu.
Dojdzie też do rozszerzenie zakresu art. 203 § 3 oraz art. 370 § 3 k.s.h. Dzięki temu osoby pełniące funkcję członka zarządu w trakcie roku obrotowego, za który sporządza się sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności, a których mandat w tym czasie wygasł, będą miały możliwość wzięcia udziału w przygotowywaniu wspomnianych sprawozdań. Osoby takie (byli członkowie zarządu) będą mogły składać wymagane wyjaśnienia. Możliwe też będzie zobowiązanie takich osób do złożenia wyjaśnień.
Wprowadzenie jednolitych zasad liczenia kadencji członków zarządu
Nowelizacja wprowadziła też przepisy, na podstawie których przyjęto jednolity sposób liczenia kadencji organów. Wyjaśnienia wymaga przy tym, że kadencja oznacza okres, na jaki dana osoba została powołana do zarządu lub rady nadzorczej. Najczęściej kadencja jest liczona w latach. Natomiast mandat stanowi umocowanie do pełnienia danej funkcji, czyli kompetencję do wykonywania praw i obowiązków wynikających z zajmowanej funkcji. Czas pełnienia kadencji i mandatu nie zawsze się pokrywa.
Obecnie zgodnie z art. 202 § 2 k.s.h. w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu (chyba że umowa spółki stanowi inaczej). W spółce akcyjnej odpowiednikiem tego przepisu jest art. 369 § 4 k.s.h., zgodnie z którym mandat członka zarządu wygasa najpóźniej z dniem odbycia walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Takie brzmienie przepisów zrodziło praktyczny problem przy obliczaniu długości kadencji. W ramach nowelizacji dodano więc do wspomnianych przepisów zdanie, zgodnie z którym kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki / statut spółki stanowi inaczej.
Jeśli więc umowa spółki lub statut nie wprowadzą własnych zasad obliczania kadencji to kadencja będzie liczona zawsze w pełnych latach obrotowych. A więc w większości spółek będzie się zaczynać 1 stycznia danego roku, nawet jeśli powołanie nastąpi w trakcie poprzedniego roku. Natomiast kończyć się będzie 31 grudnia odpowiedniego (ostatniego) roku. Z kolei mandat będzie się rozpoczynał z dniem powołania i będzie obowiązywał dłużej, czyli do dnia odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji w ramach wspomnianej kadencji.
Aby uniknąć wątpliwości co do wpływu nowelizacji na mandaty istniejące w spółkach, ustawodawca wprowadził przepis przejściowy, który przesądza o stosowaniu znowelizowanych przepisów także do trwających już mandatów.
Wzmocnienie uprawnień kontrolnych nad zarządami w spółkach z radą nadzorczą
W związku z nowelizacją nastąpi wzmocnienie efektywności bieżących uprawnień kontrolnych rady nadzorczej nad zarządami (w tych spółkach, w których rada nadzorcza funkcjonuje).
Rada nadzorcza będzie mogła badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od zarządu (a także od prokurentów i innych osób) sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Przedmiotem żądania będą mogły być też posiadane przez zarząd informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych.
Dodatkowo na zarząd nałożony zostanie obowiązek regularnego raportowania do rady nadzorczej. Zarząd obowiązany będzie, bez dodatkowego wezwania, do udzielenia radzie nadzorczej określonych informacji w określonych terminach / częstotliwości.
Zarząd będzie przekazywać określone powyżej informacje na piśmie. Chyba że zachowanie tej formy nie będzie możliwe ze względu na konieczność natychmiastowego przekazania informacji radzie nadzorczej. Rada nadzorcza będzie mogła postanowić o dopuszczalności przekazywania tych informacji również w innej formie.
Efektywność mechanizmu współpracy na linii zarząd i rada nadzorcza będzie monitorowana corocznie na zwyczajnych zgromadzeniach w ramach dodatkowych sprawozdań rady nadzorczej (na wzór sprawozdań zarządu z działalności spółki). Sprawozdania rady nadzorczej powinny zawierać ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego.
Brak przekazywania określonych informacji przez zarząd jako przestępstwo
Co istotne, brak przekazywania radzie nadzorczej określonych informacji przez zarząd będzie przestępstwem ściganym z urzędu.
Skutkiem skazania będzie też zakaz pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora oraz prokurenta przez osobę, która została skazana prawomocnym wyrokiem za powyższe przestępstwo.
Nowa kategoria przestępstw, za które członkowie zarządu nie mogą być karani
Odnotowania wymaga też, że nowelizacja art. 18 § 2 k.s.h. wprowadza nową kategorię przestępstw, za które nie będzie można być karanym, jeśli będzie się chciało pełnić funkcję członka zarządu (dotyczy to także członków rad nadzorczych, czy prokurentów).
Po nowelizacji członkiem zarządu nie będzie mogła być osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo określone w art. 587-5872, art. 590 i art. 591 k.s.h. oraz art. 228-231 i rozdziałach XXXIII-XXXVII ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.
Do wcześniejszego katalogu przestępstw dodano więc przepisy art. 5872 k.s.h. oraz art. 228-231 Kodeksu karnego. Zatem członkowie zarządu nie będą mogli być karani za następujące dodatkowe przestępstwa:
- naruszenie obowiązków wobec doradcy rady nadzorczej – wbrew obowiązkom wynikającym z przepisów ustawy, doprowadzenie do tego, że zarząd nie zapewnia doradcy rady nadzorczej dostępu do dokumentów, nie udziela mu żądanych informacji, przekazuje je niezgodne ze stanem faktycznym, lub zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji lub dokumentów (art. 5872s.h.),
- sprzedajność pełniącego funkcję publiczną – przyjmowanie w związku z pełnieniem funkcji publicznej korzyści majątkowej lub osobistej albo jej obietnicę (art. 228 k.k.),
- przekupstwo – udzielenie albo obietnica udzielania korzyści majątkowej lub osobistej osobie pełniącej funkcję publiczną w związku z pełnieniem tej funkcji (art. 229 k.k.),
- płatna protekcja bierna – podejmowanie się pośrednictwa w załatwieniu sprawy w zamian za korzyść majątkową lub osobistą albo jej obietnicę, powołując się na wpływy w instytucji państwowej, samorządowej, organizacji międzynarodowej albo krajowej lub w zagranicznej jednostce organizacyjnej dysponującej środkami publicznymi albo wywołując przekonanie innej osoby lub utwierdzając ją w przekonaniu o istnieniu takich wpływów (art. 230 k.k.),
- płatna protekcja czynna – udzielenie albo obietnica udzielenia korzyści majątkowej lub osobistej w zamian za pośrednictwo w załatwieniu sprawy w instytucji państwowej, samorządowej, organizacji międzynarodowej albo krajowej lub w zagranicznej jednostce organizacyjnej dysponującej środkami publicznymi, polegające na bezprawnym wywarciu wpływu na decyzję, działanie lub zaniechanie osoby pełniącej funkcję publiczną, w związku z pełnieniem tej funkcji (art. 230a k.k.),
- nadużycie uprawnień przez funkcjonariusza – działanie na szkodę interesu publicznego lub prywatnego przez funkcjonariusza publicznego, który przekracza swoje uprawnienia lub nie dopełnia obowiązków (art. 231 k.k.).
Nowelizacja przesądziła jednocześnie, że do osób, które rozpoczęły pełnienie swoich funkcji przed nowelizacją, stosowane będą nowe przepisy (w brzmieniu nadanym nowelizacją).
Poza tym Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego zobowiązane będzie do udzielenia niezwłocznie sądom rejestrowym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, informacji o osobach (w tym członkach zarządu) wpisanych do KRS przed dniem wejścia w życie nowelizacji, do których stosować się będzie znowelizowany przepis art. 18 § 2 k.s.h.
W związku z tym rekomendujemy, by zweryfikować samodzielnie, czy aktualni członkowie zarządu spółki są karani za przestępstwa wskazane w nowelizacji. Zanim KRK i KRS dokonają samodzielnie
(z urzędu) tych sprawdzeń i ewentualnych wykreśleń osób nie spełniających nowych wymogów co do braku karalności.
Zasada Business Judgement Rule
Nowelizacja wprowadziła też do polskiego porządku prawnego zasadę odpowiedzialności zarządu tzw. Business Judgement Rule. Zakłada ona, że członek zarządu nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.
Ustawodawca wprost akcentuje, że pomocne będą przy takich ocenach wszelkie informacje, analizy, opinie, którymi dysponował zarząd przy podejmowaniu decyzji. Zapewne wzmocni to tendencję do tworzenia tzw. defense file (czyli dokumentacji w obronie stanowiska zarządu przy podejmowaniu decyzji). W związku z tym wzrośnie znaczenie analiz prawnych, opinii, raportów itp. dokumentów dotyczących obrony słuszności podejmowanych decyzji.
Należy więc zadbać o odpowiednie dostosowanie wewnętrznych zasad compliance, a także o właściwy obieg dokumentów, spisywanie argumentów, głosów doradców, specjalistów itd.
Autor
