Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych – zmiany dotyczące rad nadzorczych

13 października 2022 r. wejdą w życie kolejne zmiany Kodeksu spółek handlowych („k.s.h.”). Jedne z najistotniejszych zmian dotyczą rad nadzorczych. To właśnie rady nadzorcze otrzymają najwięcej nowych narzędzi (zwłaszcza do kontroli zarządu), a ich kompetencje, obowiązki i zakres odpowiedzialności znacznie wzrosną. Może to wymusić większą profesjonalizację rad nadzorczych, a być może i zmiany personalne w ich składach i/lub zmianę polityki ich wynagradzania. Zachęcamy do zapoznania się z najważniejszymi naszym zdaniem informacjami na temat tych zmian.

Nowe zasady organizacji prac rad nadzorczych

Nowelizacja precyzuje zasady zwoływania i protokołowania posiedzeń rady nadzorczej. Posiedzenie rady nadzorczej będzie mogło się odbyć:

• na podstawie zaproszenia – elementy zaproszenia to: data, godzina, miejsce, porządek obrad, sposób wykorzystywania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość w trakcie posiedzenia (projekty uchwał nie będą wymagane),
• bez zaproszenia – o ile wszyscy członkowie rady nadzorczej wyrażą na to zgodę oraz nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Wprowadzono minimalną częstotliwość posiedzeń rady nadzorczej – w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego.

Nowelizacja precyzuje zasady protokołowania (dotychczas szczątkowo uregulowane w spółkach akcyjnych), wprowadzając analogiczne obowiązki protokołowania wszystkich uchwał tak dla zarządu jak i dla rady nadzorczej.

Wprowadzone zostaną obowiązkowe elementy protokołów zarządu i rady nadzorczej:

• porządek obrad,
• imiona i nazwiska obecnych członków,
• liczba głosów oddanych na poszczególne uchwały,
• zdania odrębne (votum separatum) z ewentualnym umotywowaniem,
• dodatkowo warto, aby protokół zawierał osnowę dyskusji (istotne z punktu widzenia oceny należytego wykonywania obowiązków).

Protokoły podpisywać będzie co najmniej członek rady nadzorczej prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie (chyba że umowa/statut spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowić będzie inaczej). Dotychczas podpisywali wszyscy obecni członkowie (reguła dotycząca zarządu w spółce akcyjnej).

Wprowadzone zostaną zmiany w zasadach podejmowania uchwał rady nadzorczej

• Dodano bezwzględną większość głosów dla podjęcia uchwały przez radę nadzorczą sp. z o.o. (wzorem obecnych rozwiązań w spółce akcyjnej).
• Głosowania będą jawne, chyba że umowa/statut spółki lub regulamin rady stanowić będzie inaczej.
• Odpowiednio stosowane mają być przepisy o sprzeczności interesów skierowane do zarządu – konieczne będzie ujawnianie konfliktu członka rady nadzorczej, wstrzymywanie się od głosu i zaznaczanie tego w protokole.

Nastąpi wzmocnienie efektywności bieżących uprawnień kontrolnych rady nadzorczej (aktualnie już ma prawo badać dokumenty, żądać od zarządu/pracowników sprawozdań i wyjaśnień). Po nowelizacji rada nadzorcza będzie mogła badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Przedmiotem żądania będą mogły być też posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych.

Nastąpi też rozszerzenie kompetencji rady nadzorczej w spółce akcyjnej o konieczność uzyskania jej zgody na zawarcie przez spółkę transakcji ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką z nią powiązaną, jeżeli wartość przedmiotowej czynności przekracza 10% aktywów spółki.

Forma przekazywanych informacji przez zarząd będzie następująca:

• na piśmie, z wyjątkiem sytuacji, gdy zachowanie tej formy nie jest możliwe ze względu na konieczność natychmiastowego przekazania informacji radzie nadzorczej,
• rada nadzorcza może postanowić o dopuszczalności przekazywania tych informacji również w innej formie.

Efektywność mechanizmu współpracy na linii zarząd i rada nadzorcza będzie monitorowana corocznie na zwyczajnych zgromadzeniach w ramach dodatkowych sprawozdań rady nadzorczej (na wzór sprawozdań zarządu z działalności spółki). Sprawozdania rady nadzorczej powinny zawierać ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem adekwatności i skuteczności stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub mającymi zastosowanie praktykami oraz audytu wewnętrznego.

Instrumenty wzmacniające realizację obowiązku informacyjnego względem rady nadzorczej

• Brak przekazywania radzie nadzorczej określonych informacji będzie przestępstwem ściganym z urzędu. Odpowiedzialność ponosić będzie zarząd, prokurenci, osoby zatrudnione w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujące na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze.
• Możliwe kary: (i) przestępstwo popełnione umyślnie – grzywna nie niższa niż 20.000 zł i nie wyższa niż 50.000 zł albo kara ograniczenia wolności, (ii) przestępstwo popełnione nieumyślnie – grzywna nie niższa niż 6.000 zł i nie wyższa niż 20.000 zł.
• Skutek skazania: zakaz pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora oraz prokurenta przez osobę, która została skazana prawomocnym wyrokiem za powyższe przestępstwo.

Nowelizacja wzmacnia znaczenie przewodniczącego rady nadzorczej

Podstawowe zadania przewodniczącego rady nadzorczej:

• kierowanie pracami rady nadzorczej,
• organizowanie prac rady nadzorczej (umowa/statut spółki może w tym zakresie przyznawać uprawnienia innym członkom rady nadzorczej),
• zwoływanie posiedzeń rady nadzorczej.

Zmiana zasad zwoływania przez przewodniczącego posiedzeń rady nadzorczej na wniosek zarządu /członka rady nadzorczej

Główna zmiana to zastąpienie 2-tygodniowego okresu zwołania od otrzymania wniosku, 2-tygodniowym okresem odbycia posiedzenia, liczonym od otrzymania żądania.

Wprowadzenie nowych przepisów dotyczących komitetu rady nadzorczej

Rada nadzorcza będzie mogła ustanowić doraźny lub stały komitet rady nadzorczej, składający się z członków rady nadzorczej, do pełnienia określonych czynności nadzorczych (komitet rady nadzorczej).

Dodatkowe regulacje dotyczące komitetu rady nadzorczej:

• powołanie komitetu nie zwolni członków rady nadzorczej z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru w spółce,
• komitet będzie miał prawo podejmować czynności nadzorcze (dostęp do dokumentów, rewizji stanu majątku, żądać od zarządu i pracowników informacji, analogicznie jak rada nadzorcza).

Wprowadzenie instytucji specjalnego doradcy rady nadzorczej

Rada nadzorcza będzie mogła podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego przez siebie doradcę rady nadzorczej. W umowie między spółką a doradcą rady nadzorczej, spółkę będzie reprezentować sama rada nadzorcza (wyjątkowy sposób reprezentacji). Przy czym w spółce akcyjnej wprowadzono takie rozwiązanie wprost, zaś w spółce z o.o. będzie to możliwe o ile umowa spółki będzie tak stanowić.

Doradca rady nadzorczej będzie mógł zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii. W treści umowy spółki/statucie można zdecydować jakie kwalifikacje może mieć taki doradca, jak często i do jakich spraw można go powoływać, w jaki sposób należy z nim współpracować, czy raporty / analizy doradcy powinny być udostępniane wspólnikom / Grupie itd., jakie maksymalnie koszty na takiego doradcę mogą być poniesione.

Zarząd będzie obowiązany zapewnić doradcy rady nadzorczej dostęp do dokumentów i udzielać mu żądanych informacji. W razie nie wykonania tego obowiązku możliwe kary: (i) przestępstwo popełnione umyślnie – nałożenie grzywny nie niższej niż 20.000 zł i nie wyższej niż 50.000 zł albo kary ograniczenia wolności, (ii) przestępstwo popełnione nieumyślnie – możliwość nałożenia kary grzywny nie niższej niż 6.000 zł i nie wyższej niż 20.000 zł.

Wprowadzenie zasady Business Judgement Rule

We wprowadzanych przepisach uwzględniono też pojawiającą się już w orzecznictwie zasadę Business Judgement Rule. Zakłada ona, że członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.

Ustawodawca wprost akcentuje, że pomocne będą przy takich ocenach wszelkie informacje, analizy, opinie, którymi dysponował zarząd / rada nadzorcza przy podejmowaniu decyzji, co pewnie wzmocni tendencję do tworzenia tzw. defense file (czyli gromadzenia dokumentacji w obronie stanowiska). Warto rozważyć dostosowanie do tego wewnętrznych zasad compliance, obiegu dokumentów, spisywania argumentów, głosów doradców, specjalistów itd.

Zalecenia dotyczące zmiany przepisów o radzie nadzorczej

Wspomniane powyżej zmiany wejdą w życie w zakresie proponowanym przez ustawodawcę, zmieniając sposób działania spółek i ich organów. Chyba że spółki zdecydują się na przyjęcie częściowo odmiennych rozwiązań, poprzez zmianę umowy/statutu.

Warto rozważyć takie zmiany, aby nowelizacja nie przełożyła się na niepotrzebne zwiększenie obciążenia zarządu, rady nadzorczej i innych osób posiadających informacje o spółce, ani na nadmierny formalizm w niektórych aspektach działalności spółki. Przy tej okazji można też udoskonalić lub wypracować wewnętrzne dobre praktyki i zasady korporacyjne spółki. Należy też przygotować członków organów spółki do nowych realiów (przeprowadzając odpowiednio wcześnie szkolenia i zapoznanie z nowymi zasadami).

Zachęcamy zatem, by możliwie szybko dokonać oceny istniejących w spółce rozwiązań i porównać je z zakresem nowelizacji. Tak by zdążyć ewentualnie z dostosowaniem treści nowych obowiązków (tam gdzie to możliwe) do faktycznych potrzeb i specyfiki działalności spółki. Zanim te nowe obowiązki zaczną obowiązywać w kształcie zaproponowanym przez ustawodawcę. Pamiętając, że zmiana umowy/statutu wymaga nie tylko uzgodnień wspólników/akcjonariuszy, ale też wizyty u notariusza i rejestracji zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym.