O zbieraniu podpisów pod umowami słów kilka

Patrycja Rosikoń

Zawieranie umów kojarzy nam się nie tylko z ustalaniem ich warunków, ale również ze składaniem podpisów, aby te warunki mogły zostać uznane za potwierdzone przez każdą ze stron takiej umowy. Czy jednak zawsze tak jest?

Czy zawsze potrzebujemy długich negocjacji, spisania umowy na wielu kartach, a następnie angażowania zarządów spółek, aby te umowy podpisać?

Zdecydowanie nie !

Organizowanie podpisów w spółkach

Duża organizacja to duże wyzwania, wiele zaangażowanych osób, konieczność szybkiego podejmowania decyzji i egzekwowania ich wykonania. To wszystko sprawia, że delegujemy nasze kompetencje. I słusznie ! Należy jednak zawsze pamiętać, aby te kompetencje delegować należycie, dając naszym zastępcą odpowiednie instrumenty do działania, czyli umocowanie.

Na co zwrócić szczególną uwagę

Jeśli umowę podpisuje zarząd lub prokurent w tradycyjnej formie, ryzyka są, ale ograniczone. Tutaj informacji o tym jak i pod jakim dokumentem może podpisać się taki podmiot szukajmy w KRS (sposób reprezentacji), przepisach KSH czy umowie spółki (czy umowa wymaga specjalnej zgody lub szczególnego pełnomocnictwa). Sprawdzajmy te ograniczenia i stosujmy się do nich. Skutki ich nieprzestrzegania mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do nieważności umowy.

Sprawy nieco się komplikują, kiedy umowy zawierane są bez formalnych obostrzeń, w codziennej komunikacji, w trybie ofertowym, za pośrednictwem komunikacji elektronicznej.

W takiej sytuacji prostą receptą jest udzielenie naszemu zastępcy stosownego pełnomocnictwa. A co jeśli takiego formalnego pełnomocnictwa nie ma ?

Jeśli dajemy danej osobie instrumenty do działania, środki niezbędne do zawarcia umowy (formularze, firmowy e-mail), może się okazać, że udzielamy mu tzw. pełnomocnictwa dorozumianego. Jeśli świadomie godzimy się na jego działanie w naszym imieniu i nie zgłaszamy sprzeciwu, pełnomocnictwo może zostać potraktowane jako „milczące”. Działania tej osoby zostaną potraktowane jako skuteczne.

Należy jednak pamiętać, że co do zasady działanie z przekroczeniem umocowania lub bez umocowania może skutkować zawarciem nieważnej umowy. Tym samym lepiej zapobiegać, niż leczyć. Udzielać pełnomocnictw, potwierdzać umocowanie, zabezpieczać dokumentację na przyszłość.

Zwracajmy również uwagę na to, co robi druga strona

Wszystkie wskazane wyżej elementy są tak samo istotne kiedy weryfikujemy, czy po drugiej stronie mamy właściwie umocowaną do działania osobę. Należy zawsze sprawdzić czy osoba działająca za druga stronę umowy ma do tego prawo. Weryfikujmy, badajmy, sprawdzajmy ! Prośmy o dokumenty, jeśli mamy wątpliwości.

Takie należyte działanie może nas uchronić przed konsekwencjami, koniecznością zwrotu świadczenia, czy też odszkodowaniem.

Chętnie przybliżymy Państwu tę tematykę uwzględniając specyfikę Państwa firmy. Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami!