Obowiązek korzystania z e-doręczeń – co oznacza dla Twojej firmy?

Paweł Michalski

W roku 2025 w Polsce wchodzi w życie w dla nowych grup podmiotów obowiązek korzystania z e-doręczeń w kontaktach z administracją publiczną. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli odbierać pisma urzędowe drogą elektroniczną, co wiąże się z nowymi obowiązkami w zakresie komunikacji z organami administracyjnymi. W odniesieniu do firm wpisanych do KRS przed końcem 2024 r. obowiązek ten zaistnieje od 1 kwietnia 2025 r.

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Obowiązek ten dotyczy wszystkich firm zarejestrowanych w Polsce, które będą musiały wyznaczyć tzw. adres e-doręczeń, czyli adres do odbioru korespondencji elektronicznej. Będzie to nowy, obowiązkowy sposób doręczania pism urzędowych, który zastąpi tradycyjną pocztę.

Kluczowe obowiązki:

1. Rejestracja w systemie e-doręczeń
   Każda firma będzie zobowiązana do rejestracji w centralnym systemie e-doręczeń, co umożliwi jej odbieranie korespondencji elektronicznej z urzędów. Proces ten będzie wymagał wyznaczenia specjalnego adresu e-doręczeń, który zostanie powiązany z firmowym numerem REGON.
2. Odbiór korespondencji
   Przedsiębiorcy będą zobowiązani do odbierania korespondencji wysyłanej przez administrację publiczną. Należy pamiętać, że brak odbioru takiej korespondencji może prowadzić do skutków prawnych, takich jak uznanie pisma za doręczone.
3. Bezpieczna komunikacja
   System e-doręczeń będzie musiał zapewnić odpowiednie standardy bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie danych oraz ochronę prywatności. To ważne dla każdej firmy, aby zapewnić odpowiednią ochronę przed potencjalnymi zagrożeniami cybernetycznymi.

Co możemy dla Państwa zrobić?

1. Wsparcie przy rejestracji w systemie e-doręczeń
   Pomożemy w procesie rejestracji firmy w systemie e-doręczeń oraz w ustawieniu odpowiedniego adresu do doręczeń elektronicznych.
2. Przygotowanie do odbioru korespondencji
   Zapewnimy Państwu pełne wsparcie w zakresie przygotowania firmy do odbioru pisma urzędowego elektronicznie. Przeanalizujemy, jak zorganizować odpowiedni system zarządzania korespondencją oraz jak zapewnić bezpieczeństwo przesyłek.
3. Szkolenia z obsługi systemu e-doręczeń
   Zorganizujemy szkolenia dla Państwa zespołu dotyczące obsługi systemu e-doręczeń, w tym procedur odbioru korespondencji i zarządzania dokumentami.
4. Audyt zgodności z wymaganiami
   Oferujemy przeprowadzenie audytu dotyczącego zgodności z obowiązkami związanymi z e-doręczeniami, pomagając dostosować Państwa wewnętrzne procedury i systemy komunikacji z administracją publiczną.
5. Bieżące doradztwo i wsparcie
   Zapewniamy bieżące doradztwo w kwestiach związanych z e-doręczeniami oraz pomoc w zarządzaniu dokumentacją urzędową. Pomożemy w rozwiązywaniu problemów związanych z otrzymaną korespondencją oraz jej terminowym odbiorem.

Warto przygotować się do nadchodzących regulacji już teraz, aby uniknąć problemów związanych z e-doręczeniami. Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami!