Obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 r. – nowelizacja przepisów przyjęta przez Sejm

Sylwia Matuszek

Zewnętrzny audyt informatyczny przeprowadzony w celu zdiagnozowania błędów systemowych w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur potwierdził problemy związane z wydajnością systemu. W konsekwencji, za konieczne uznano przesunięcie terminu wprowadzenia obligatoryjnego KSeF. Sejm przyjął nowelizację ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw, na mocy której została wyznaczona nowa data wejścia w życie KSeF – 1 lutego 2026 r. Obecnie ustawa nowelizująca jest procedowana przez Senat.

Wspólny termin dla wszystkich podatników?

Podczas briefingu prasowego Ministerstwa Finansów, który odbył się 26 kwietnia 2024 r., zapowiadano etapowe wejście w życie tego obowiązku. Zgodnie z przewidywaniami, terminy wdrażania obligatoryjnego e-fakturowania powinny kształtować się następująco:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł.,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Jednak, pomimo jasnych deklaracji ze strony MF zawartych w opublikowanym (zaledwie kilka dni po briefingu), a następnie przyjętym przez Sejm, projekcie nowelizacji mowa jest o jednej dacie wdrożenia KSeF, tj. 1 lutego 2026 r.

Wskazanie w ustawie jednego terminu obligatoryjnego KSeF mogło wywołać dezorientację związaną z brakiem spójności komunikatów przekazywanych w ostatnim czasie przez MF. Nieoficjalnie można jednak stwierdzić, że etapowe wejście w życie KSeF – w kształcie zapowiadanym w ostatnim wystąpieniu prasowym – wcale nie jest wykluczone. Ministerstwo Finansów w swoim komunikacie zapowiedziało bowiem, że propozycja różnych terminów wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania znajdzie się w kolejnym projekcie zmian, nad którym pracuje resort.

Co z innymi terminami?

Odroczenie daty wejścia w życie KSeF wymaga odpowiedniego przesunięcia także innych terminów dotyczących obowiązkowego wystawiania e-faktur. Odroczeniu będą podlegały także:

• okresy, w których podatnicy będą mogli w sposób dotychczasowy, w okresie przejściowym po wprowadzeniu obowiązku KSeF, wystawiać faktury z kasy rejestrującej;
• obowiązki dokonywania płatności przelewem z podaniem numeru KSeF;
• kary wobec podatników za błędy związane ze stosowaniem obowiązku KSeF.

Okres przejściowy dla podatników wystawiających faktury uproszczone będzie trwał od 1 lutego do 31 lipca 2026 r. W tym czasie będą oni mogli wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach i z wykorzystaniem bieżących narzędzi i rozwiązań.

Rozwiązanie problemu czy kolejny problem?

Odroczenie terminu wejścia w życie KSeF zdecydowanie wpisuje się w dotychczasowe sygnały i postulaty kierowane do Ministerstwa Finansów. Większość przedsiębiorców – szczególnie ci, którzy nie poczynili jeszcze działań związanych z przygotowaniem przedsiębiorstwa na nadchodzące zmiany – może zatem odetchnąć z ulgą. Zyskali oni bowiem więcej czasu, żeby przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania.

Niemniej, nie można zapominać o podatnikach, którzy ponieśli znaczne nakłady związane z przygotowaniem wdrożenia odpowiednych systemów w swoich przedsiębiorstwach. Z MF płyną bowiem sygnały, że niezbędne jest opracowanie nowej architektury systemu. Pojawia się więc istotne ryzyko, że zostaną wprowadzone zmiany w systemie wymagające dostosowania systemów w firmie i poniesienia w związku z tym dodatkowych nakładów.

Należy pamiętać jednak, że wprowadzenie jakichkolwiek zmian w systemie powinno być poprzedzone odpowiednim procesem legislacyjnym. Warto więc śledzić informacje i komunikaty publikowane przez MF, a także odpowiednio wykorzystać dany czas na poprawę jakości wewnętrznych procedur związanych z systemami finansowo – podatkowymi działającymi w przedsiębiorstwie.