Jednym z Klientów, który skorzystał z naszych usług w zakresie najmu IT, była brytyjska firma informatyczna, działająca na rynku polskim. Firma ta w ciągu kilku lat z niewielkiego start up’u, zatrudniającego kilkanaście osób, stała się poważnym pracodawcą, posiadającym kilkuset pracowników. Znalezienie nowego miejsca do pracy stało się koniecznością – firma poszukiwała biura o powierzchni co najmniej 2 tys. m².
Firmy IT doskonale zdają sobie sprawę, że biuro, obok kosztów pracowniczych, to jeden z najistotniejszych składników kosztów całkowitych ponoszonych przez przedsiębiorstwo. Różnica tkwi jednak w elastyczności – zatrudnienie można stosunkowo szybko zwiększać lub zmniejszać, tym samym redukując lub pomnażając koszty. Koszt najmu biura jest natomiast kosztem stałym przez okres obowiązywania umowy, zwykle bez możliwości skrócenia okresu najmu. W związku z tym nasz Klient poszukiwał kancelarii, która pomoże mu skonstruować umowę najmu w taki sposób, aby dostosowana była do ciągłych zmian liczby pracowników – zarówno wzrostu, jak również redukcji etatów.
Drugą rzeczą, na której zależało naszemu Klientowi była kontrola nad zmieniającymi się kosztami najmu. Jest to czynnik bardzo istotny dla każdej firmy IT, poszukującej nowego biura. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby spełnić oczekiwania Klienta w tym zakresie, mimo że na negocjacje umowy najmu mieliśmy zaledwie około miesiąca.
Ostatecznie, udało się nam zrealizować dwa podstawowe cele, na których zależało naszemu Klientowi.
1. Uelastycznienie najmu
Wynegocjowaliśmy skuteczny mechanizm, umożliwiający Klientowi ekspansję na dodatkową powierzchnię w budynku, w którym znajdowało się wynajmowane biuro oraz w budynku, którego budowę Wynajmujący planował w bliskim sąsiedztwie. Chociaż tzw. prawo ekspansji i prawo pierwszeństwa to uprawnienia dość często stosowane w umowach najmu, ich konstrukcja nie jest zazwyczaj zbyt korzystna dla Najemcy. Nie umożliwia zwykle formułowania skutecznych roszczeń przeciwko Wynajmującemu – opiera się bardziej na deklaracjach dobrej woli Wynajmującego, a wszelkie roszczenia z tego tytułu są niezwykle ciężkie do wyegzekwowania. Zależało nam zatem na skonstruowaniu postanowień umowy najmu w taki sposób, aby nasz Klient miał faktyczną możliwość egzekwowania roszczeń w zakresie ekspansji i prawa pierwszeństwa.
Udało się nam wynegocjować dla naszego Klienta takie zapisy umowy, które zapewniają realne i dobrze zabezpieczone uprawnienia do żądania zwiększenia powierzchni najmu, jeśli zajdzie potrzeba zatrudnienia nowych pracowników. Udało nam się również wynegocjować możliwość częściowego zmniejszenia wynajmowanej powierzchni pod warunkiem zaistnienia określonych w umowie sytuacji, m.in. zmniejszenia zatrudnienia lub przychodów Klienta.
2. Kontrola kosztów
Zawarcie umowy najmu zazwyczaj wiąże się dla Najemcy z koniecznością poniesienia dwóch podstawowych kosztów – czynszu oraz opłaty eksploatacyjnej. Czynsz to kwota stała przez cały okres obowiązywania umowy (poza indeksacją) i zależy wyłącznie od wynajmowanej powierzchni. Opłata eksploatacyjna to koszt zmienny – zależy od wysokości kosztów obsługi budynku poniesionych przez Wynajmującego. W pierwszym roku najmu kwota ta jest zazwyczaj stała, jednak w kolejnych latach zwykle ulega zwiększeniu. Stwarza to oczywiste ryzyko zwiększenia kosztów najmu, a w momencie podpisywania umowy, ciężko jest przewidzieć jak bardzo dotkliwy dla Najemcy będzie wzrost kosztów.
Wynegocjowaliśmy dla Klienta górną granicę kwotową (cap) możliwego wzrostu wysokości opłaty eksploatacyjnej w toku obowiązywania umowy.
W negocjacjach przedmiotowej umowy uczestniczyła przedstawicielka międzynarodowej firmy doradczej w branży najmu komercyjnego, która doradzała Wynajmującemu. Po tym, jak udało nam się wynegocjować dla naszego Klienta taki zapis w umowie najmu, przyznała, że był to pierwszy w jej karierze przypadek, gdy pełnomocnikowi Najemcy udało się wynegocjować z Wynajmującym tak korzystną dla Najemcy klauzulę.
Ten sukces miał naprawdę duże znaczenie zarówno dla naszego Klienta, jak również dla nas.