Z dniem 1 lipca 2021 r. weszła w życie zmiana, w efekcie której zmieniły się radykalnie zasady składania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Dotychczas złożenie wniosku polegało na wypełnieniu formularza i przesłaniu go pocztą lub złożeniu go w biurze podawczym odpowiedniego sądu rejestrowego. Obecnie podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mogą składać takie wnioski wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości na Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) pod adresem: https://prs.ms.gov.pl/.
Złożenie wniosku wymaga posłużenia się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (tzw. zaawansowany rodzaj podpisu elektronicznego). Możliwe jest przy tym skorzystanie z usług profesjonalnego pełnomocnika. Co ważne, złożenie dokumentów w wersji papierowej od 1 lipca 2021 r. nie wywołuje już żadnych skutków prawnych. Dokumenty przekazane w ten sposób podlegają zwrotowi.
Założenie konta w portalu PRS
Nowy portal PRS umożliwia generowanie wniosków kierowanych do sądów rejestrowych bezpośrednio za pomocą przeglądarki. Aby w pełni skorzystać z możliwości jakie przewiduje portal należy zalogować się na utworzone wcześniej konto użytkownika. Można to zrobić za pośrednictwem profilu zaufanego, podpisu osobistego (e-dowód) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po założeniu konta, na podany przy rejestracji adres e-mail otrzymamy potwierdzenie założenia konta. Potwierdzenia będzie zawierać identyfikator oraz imię i nazwisko osoby, która założyła konto.
Instrukcja zakładania konta, jak również wszystkie inne instrukcje, związane z wypełnianiem poszczególnych rodzajów wniosków, znajdują się na stronie portalu.
Wypełnienie wniosku
Po zalogowaniu się w systemie wnioskodawca powinien wybrać prawidłową funkcję dotyczącą zgłoszenia do rejestru, np. wybierając funkcję „Wnioski o zmianę” oraz uzupełnić wniosek zgodnie z instrukcją. Cały proces przebiega online, kilka się poszczególne części wniosku, zakładki i pola. To wszystko jest to dość czytelne i intuicyjne.
Po wypełnieniu wniosku system automatycznie sprawdza, czy wszystkie rubryki zostały uzupełnione lub usunięte zgodnie z instrukcją. Jeśli tak nie jest, system informuje o brakach bądź dostrzeżonych błędach. Wniosek nie będzie procedowany, jeśli braki nie zostaną uzupełnione, a błędy poprawione.
Załączniki do wniosku
Sam proces dołączania dokumentów do wniosków jest dwojaki. Gdy mamy do czynienia z aktem notarialnym wystarczające jest podanie jego numeru i sumy kontrolnej z Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Wtedy dokument zostanie automatycznie pobrany przez systemy informatyczne KRS i dołączony do wniosku.
Pozostałe dokumenty musimy samodzielnie wgrać i podpisać (poświadczyć).
Zachęcamy, by w procedurze składania wniosków do KRS korzystać z usług radcy prawnego albo innego profesjonalnego pełnomocnika. Osoba taka, o ile składa wniosek w imieniu spółki (wnioskodawcy), może wykonać elektroniczny odpis dokumentu i opatrzyć go swoim podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym.
Zgodnie bowiem z art. 694[4] k.p.c. dokumenty stanowiące podstawę wpisu do KRS albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Z kolei § 22 przywołanego przepisu wskazuje, że jeżeli dokumenty, sporządzono w postaci papierowej, do wniosku dołącza się: odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo elektroniczne kopie dokumentów.
Opłaty od wniosków do KRS
Opłaty sądowe (wpis sądowy oraz opłata za publikację wpisu w MSiG) od wniosków składanych do KRS za pośrednictwem PRS wnoszone są na konto dochodów budżetowych Sądu Apelacyjnego w Krakowie. Jest więc teraz jeden rachunek bankowy dla wszystkich spółek z całej Polski, niezależnie od położenia sądu rejestrowego właściwego dla danej spółki.
Opłaty wnosi się na dwa sposoby:
- Opłaty można wnieść jednocześnie ze składaniem i podpisywaniem wniosku do KRS, przy pomocy mechanizmów udostępnionych w systemie teleinformatycznym (przy składaniu wniosku system przenosi automatycznie do okienka umożliwiającego dokonanie opłaty sądowej, podobnie jak podczas zakupów online).
- Opłatę można też zrobić wcześniej tradycyjnym przelewem na konto wspomniane Sądu Apelacyjnego w Krakowie (nr rachunku: 88 1010 1270 0010 7822 3100 0000), a później dołączyć do wniosku potwierdzenie wniesienia opłaty (jako załącznik).
Doręczanie pism za pośrednictwem portalu PRS
Uzupełnieniem omówionych zmian jest też art. 694[3a] § 1 k.p.c., zgodnie z którym jeżeli wniosek w postępowaniu przed sądem rejestrowym złożono za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wszelkie pisma w tej sprawie wnosi się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Obligatoryjność elektronicznego postępowania rejestrowego powoduje, że nie jest możliwe złożenie oświadczenia o rezygnacji z doręczeń elektronicznych.
Podsumowanie
W założeniu wprowadzane zmiany mają ułatwić składanie wniosków do KRS oraz wpłynąć na przyspieszenie postępowań rejestrowych. Na razie przyspieszenia specjalnie nie widać. Wprawdzie pojawiają się wyjątkowo szybkie wpisy (nasz rekord to 2,5 godziny!). Ale częściej trzeba czekać na wpisy nawet kilka miesięcy. Pojawiają się też różne kłopoty związane z działaniem systemu. System nie uwzględnia na razie potrzebnych rozwiązań (nie przewidziano zmiany, czy wycofania wniosku). Niektórzy referendarze wciąż mają kłopoty z obsługą systemu. Pojawiają się więc czasami niepełne lub nieprawidłowo sporządzone postanowienia, a nawet błędnie sformułowane zarządzenia o zwrocie wniosku.
Zobaczymy jak będzie dalej. Zapewne po początkowych kłopotach wszystko zacznie działać lepiej i sprawniej. Jedno jest pewne – możliwość złożenia wniosku do KRS o dowolnej porze (także w czasie weekendu, czy w środku nocy), bez stania w kolejce do biura podawczego, jest niemal bezcenna.
Autor
