Pierwsza połowa 2024 roku był to czas wzmożonych prac organów spółek związanych z zamknięciem poprzedniego roku obrotowego. Przy tej okazji jak zwykle pojawiło się wiele praktycznych problemów. W bieżącym roku szczególnie dużo zapytań naszych Klientów dotyczyło nowych obowiązków Rad Nadzorczych w spółkach z o.o. wprowadzonych nowelizacją k.s.h. z dnia 13 października 2022 r.
Rok 2023 był pierwszym pełnym rokiem funkcjonowania Rad Nadzorczych zgodnie z nowymi przepisami i gdy przyszedł czas podsumowań i sprawozdań okazało się, że nie wszystkie wprowadzone regulacje były wystarczająco jasne, precyzyjne i proste do zastosowania w praktyce.
Dlatego przygotowaliśmy zwięzły poradnik podpowiadający jak prawidłowo wykonać nowe obowiązki sprawozdawcze Rad Nadzorczych – co okazało się jednym z trudniejszych zadań dla spółek z o.o.
Jedno czy dwa sprawozdania?
Aktualnie przepisy stanowią, że do obowiązków Rady Nadzorczej należy m.in.:
- sporządzenie oraz składanie Zgromadzeniu Wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników ocen sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, oraz
- sporządzenie pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej).
Zgodnie z literalną wykładnią przepisów Rada Nadzorcza powinna więc przygotować dwa odrębne sprawozdania po zakończeniu każdego roku obrotowego.
W naszej ocenie nie ma jednak przeciwskazań, aby te dwa odrębne sprawozdania – o których mowa w art. 219 § 3 k.s.h. – ująć w jednym, kompleksowym dokumencie. Przepisy nie nakładają żadnych rygorystycznych wymogów w tym zakresie.
Nasze rekomendacje
Elementy sprawozdania z działalności
Przepisy k.s.h. nie określają minimalnej treści nowego sprawozdania Rady Nadzorczej – tj. sprawozdania z jej działalności. Ustawodawca pozostawił w tym zakresie pewną dowolność spółkom w ustalaniu zakresu informacji przekazywanych przez Rady w zależności od wewnętrznych potrzeb organizacji i skali prowadzonej działalności. Niemniej przedstawiciele doktryny wskazują, że:
- zakres sprawozdania Rady Nadzorczej spółki akcyjnej wskazany w art. 382 § 31 k.s.h. powinien stanowić punkt odniesienia dla Rad Nadzorczych spółek z o.o.,
- sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej powinno zostać sporządzone z dołożeniem staranności wynikającej z zawodowego charakteru jej działalności, w tym m.in. powinno stanowić podsumowanie prac Rady w danym roku, informować odbiorców o faktycznych działaniach podjętych przez Radę oraz nie zawierać zniekształceń, które skutkowałyby wprowadzeniem odbiorców w błąd.
Nasze rekomendacje
Procedura uchwalania sprawozdań
Co do zasady sprawozdania Rady Nadzorczej powinny być przyjmowane w formie uchwały Rady. Ze względów praktycznych treść sprawozdań często przybiera postać załączników do niej.
Należy pamiętać, że uchwały Rady Nadzorczej powinny być zawsze protokołowane. Natomiast kwestia podpisów pod protokołem z posiedzenia Rady, na którym doszło do podjęcia uchwały wygląda różnie. Przepisy wskazują, że podpisać go powinien co najmniej członek Rady Nadzorczej prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin Rady stanowi inaczej. Tym samym (o ile regulacje nie wprowadzają odmiennych zasad) sprawozdanie Rady Nadzorczej co do zasady podpisywane jest przez co najmniej jednego członka Rady. Pozostali członkowie Rady Nadzorczej „potwierdzają” jego treść głosując „za” jego przyjęciem, co zostaje odpowiednio zaprotokołowane. Natomiast członek Rady ewentualnie niezgadzający się z treścią sprawozdania zaaprobowanego przez większość tego organu ma prawo zgłoszenia zdania odrębnego. Takie zdanie odrębne powinno stać się integralną częścią sprawozdania Rady Nadzorczej i zostać przedstawione Zgromadzeniu Wspólników. W przeciwieństwie do sprawozdań zarządu, nie ma przepisu, który wprost nakładałby obowiązek podpisywania sprawozdań Rady przez wszystkich jej członków – choć z daleko idącej ostrożności taka praktyka byłaby wskazana.
Nasze rekomendacje
Zatwierdzenie sprawozdania przez ZZW
Nie ma przepisu, który wprowadzałby obowiązek zatwierdzania sprawozdań Rady Nadzorczej przez Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników. Praktyka spółek z o.o. w tym zakresie jest różna. W naszej ocenie brak zatwierdzenia sprawozdań Rady przez Zgromadzenie nie powinno powodować żadnych negatywnych konsekwencji dla spółki i jej organów. Pozostaje jedynie kwestia dowodowa, czy Rada wypełniła swój obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdań Zgromadzeniu.
Nasze rekomendacje
Nowelizacja przepisów przyznała Radom Nadzorczym nowe kompetencje, ale jednocześnie znacznie zwiększyła zakres obowiązków i odpowiedzialności jej członków. Po niemal dwóch latach obowiązywania nowych przepisów okazuje się, że wciąż budzą wiele wątpliwości jak je prawidłowo stosować. W razie potrzeby pomożemy Państwu:
- zweryfikować, czy aktualne regulacje wewnętrzne (umowa spółki, regulaminy) oraz dokumenty korporacyjne (protokoły, uchwały, sprawozdania Rady) obowiązujące w spółce są wystarczające, czy też warto wprowadzić pewne zmiany lub uzupełnienia;
- możliwie uprościć regulacje wewnętrzne spółki w zakresie Rady Nadzorczej, by usprawnić jej działalność;
- przygotować wzory dokumentów korporacyjnych, które będą stanowić bazę do corocznych prac organów,
- przeszkolić członków Rady – tak, by pomóc im odnaleźć się w nowych realiach narzuconych przez przepisy, nauczyć jak prawidłowo wykonywać nowe obowiązki oraz ograniczyć ryzyko odpowiedzialności.
Zachęcamy do kontaktu!