Wady dzieła (istotne i nieistotne) Część 2. – Jak nie reagować?

Anna Tadla-Majcherek

Stwierdzenie wad dzieła nie przesądza jeszcze o sposobie rozliczenia stron ani o tym, czy zamawiający może odmówić odbioru lub wstrzymać zapłatę wynagrodzenia. W praktyce kluczowe znaczenie ma prawidłowa sekwencja działań po ujawnieniu nieprawidłowości oraz ich właściwe udokumentowanie – tak, aby ograniczyć ryzyka dowodowe i finansowe oraz nie utracić dostępnych uprawnień.

Najczęstszym źródłem problemów jest reagowanie intuicyjne: wstrzymanie odbioru lub płatności z powodu każdej, choćby najdrobniejszej, usterki, albo przeciwnie – odbiór bez zastrzeżeń i dopiero późniejsze próby dochodzenia roszczeń.

Tymczasem prawidłowe postępowanie powinno być uzależnione od tego czy mamy do czynienia z wadą nieistotną (co do zasady nieblokującą odbioru i rozliczenia), czy z wadą istotną (która może uzasadniać odmowę odbioru oraz zastosowanie dalej idących środków).

W dalszej części przedstawiamy rekomendowany model postępowania dla obu sytuacji – z perspektywy praktyki kontraktowej i najczęściej spotykanych sporów.

Jak reagować na wady nieistotne

Przypomnijmy. Wady nieistotne to takie, które – mimo że obniżają jakość dzieła lub ujawniają odstępstwa od oczekiwanego standardu – nie pozbawiają go zasadniczej przydatności do umówionego użytku. Z tego względu spór między stronami powinien w takiej sytuacji koncentrować się przede wszystkim na usunięciu usterek i rozliczeniu ich skutków, a nie na blokowaniu odbioru czy generalnym wstrzymaniu płatności.

W praktyce najbezpieczniejszy model opiera się na odbiorze z zastrzeżeniami (protokołowanie wad), wyznaczeniu realnego terminu na poprawki oraz korzystaniu z właściwych instrumentów prawnych (rękojmia, gwarancja, ewentualnie roszczenia odszkodowawcze). Poniżej wskazujemy, jak ułożyć te działania w kolejności, która najlepiej zabezpiecza interesy stron.

Przy wadach nieistotnych typowy, racjonalny (i najczęściej zgodny z kierunkiem orzecznictwa) model postępowania wygląda tak:

• Odbiór dzieła, ale z zastrzeżeniami (odbiór co do zasady – bez blokowania samej czynności odbioru) – w protokole odbioru potwierdza się wydanie i odbiór dzieła, ale wpisuje się konkretne wady lub usterki, załącza zdjęcia, opis, ewentualnie oświadczenia stron;
• Wyznaczenie terminu na usunięcie wad lub usterek – w protokole podaje się realny, zgodny z technologią i zakresem prac termin na usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości;
• Korzystanie z uprawnień z tytułu rękojmi, gwarancji lub odpowiedzialności odszkodowawczej – w umowie o dzieło odpowiedzialność za wady jest co do zasady oparta o odpowiednie stosowanie przepisów o rękojmi przy sprzedaży, a jeżeli wykonawca udzielił gwarancji – także o warunki gwarancji. Do odpowiedzialności odszkodowawczej stosuje się zasady ogólne przewidziane w przepisach Kodeksu cywilnego, o ile strony w umowie nie wprowadziły modyfikacji tych zasad. W zależności od sytuacji może wchodzić w grę m.in. żądanie usunięcia wady, obniżenie wynagrodzenia, roszczenie o naprawienie szkody (a przy wadzie istotnej – odstąpienie od umowy przy spełnieniu określonych przesłanek);
• Ustalenie rozsądnego (adekwatnego) zabezpieczenia na czas usuwania wad i usterek – jeżeli strony zamierzają zapewnić skuteczność obowiązków wykonawcy w zakresie poprawek, a nie uregulowały tego w łączącej je umowie o dzieło, warto wprowadzić stosowne zabezpieczenie należytego ich wykonania. Oczywiście bezpieczniejsze i skuteczniejsze jest wprowadzenie odpowiednich mechanizmów zabezpieczających już na etapie zawierania umowy o dzieło, niż uzależnianie wypłaty wynagrodzenia (całości lub części) od odbioru „bez zastrzeżeń” („blokowania płatności aż będzie idealnie”).

Jak reagować na wady istotne

Wadę istotną charakteryzuje to, że spór stron zwykle dotyczy już nie tylko zakresu poprawek, lecz wprost tego, czy dzieło zostało oddane w sposób odpowiadający umowie. Mogą prowadzić do wniosku, że dzieło nie odpowiada uzgodnionemu rezultatowi w stopniu, który uniemożliwia korzystanie z niego zgodnie z przeznaczeniem albo w sposób wyraźny pozostaje sprzeczny z umową. Dlatego też wady istotne wymagają odmiennych działań.

W takiej sytuacji zamawiający często rozważa odmowę odbioru, wstrzymanie rozliczeń, a niekiedy także skorzystanie z dalej idących uprawnień (np. odstąpienie od umowy lub wykonanie zastępcze).

Z punktu widzenia obu stron kluczowe jest jednak, aby działania były proporcjonalne do stwierdzonych wad oraz oparte na rzetelnej dokumentacji, ponieważ spory o „istotność” wady mają zwykle charakter dowodowy i często rozstrzygane są na podstawie dokumentów odbiorowych, korespondencji oraz opinii technicznych.

W dalszej części przedstawiamy rekomendowany prządek czynności, który minimalizuje ryzyko eskalacji sporu i zabezpiecza możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń.

Dlatego z perspektywy obu stron kluczowe jest szybkie, formalne i skuteczne dowodowo działanie: precyzyjne zastrzeżenia, jednoznaczne stanowisko co do odbioru oraz realny plan usunięcia nieprawidłowości.

Przy wadach istotnych, typowy i racjonalny (z perspektywy ochrony interesów stron oraz zabezpieczenia materiału dowodowego) model postępowania wygląda następująco:

• Niezwłoczne zgłoszenie wad oraz odmowa odbioru (albo odbiór z jednoznacznym zastrzeżeniem, że wady są istotne) – najlepiej, aby dokument taki sporządzić w formie pisemnej, ze wskazaniem na czym polega niezgodność z umową i jakie są jej skutki funkcjonalne,
• Zabezpieczenie dowodów – w tym celu warto sporządzić protokół stwierdzenia wad, dokumentację fotograficzną lub filmową, utrwalić wyniki testów, pomiarów, a także korespondencję prowadzoną między stronami. W razie potrzeby warto uzyskać także opinię techniczną. W sporach o „istotność” wady to często element rozstrzygający,
• Wezwanie wykonawcy do usunięcia wad istotnych lub doprowadzenia dzieła do zgodności z umową z wyznaczeniem odpowiedniego terminu i zastrzeżeniem konsekwencji na wypadek bezskutecznego upływu tego terminu (tj. skorzystanie z uprawnień dalej idących, w tym odstąpienie, wykonanie zastępcze, dochodzenie roszczeń odszkodowawczych),
• Analiza wariantów rozliczenia – w zależności od celu zamawiającego (czy priorytetem jest doprowadzenie dzieła do zgodności z umową, czy rezygnacja z rezultatu i rozliczenie umowy) oraz realnych możliwości technicznych usunięcia wad.
• Decyzja po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu – w razie braku usunięcia wad istotnych, dokonanie wyboru pomiędzy odstąpieniem od umowy (przy spełnieniu przesłanek), wykonaniem zastępczym, obniżeniem wynagrodzenia oraz dochodzeniem roszczeń odszkodowawczych (w przypadku zaistnienia szkody).

Jeżeli:

• w toku realizacji umowy ujawniono wady lub usterki i chcą Państwo prawidłowo przeprowadzić odbiór oraz rozliczenia,
• zależy Państwu na wdrożeniu procedur odbiorowych i reklamacyjnych, które zabezpieczą interes spółki i ograniczą ryzyka dowodowe,
• potrzebują Państwo szybkiej reakcji na zastrzeżenia zamawiającego (protokoły, terminy poprawek, wezwania do odbioru i zapłaty) albo chcą Państwo zabezpieczyć się przed wykonaniem zastępczym i potrąceniami,

zachęcamy do kontaktu z naszymi prawnikami.

Pomożemy ułożyć sekwencję działań. Przygotujemy niezbędne dokumenty i pomożemy dobrać właściwe instrumenty prawne, także na etapie sporu, tak, aby ograniczyć ryzyko finansowe i dowodowe.