Wdrożenie procedur dotyczących sygnalistów – nowe obowiązki dla firm

Rafał Kania

Od jesieni 2024 roku obowiązek wdrożenia procedur dotyczących sygnalistów (whistleblowers) stał się istotnym elementem zarządzania zgodnością w wielu firmach. Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, wdrażającą unijną dyrektywę, przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 50 osób są zobowiązane do stworzenia systemów zgłaszania nieprawidłowości w sposób poufny i bezpieczny, a także do zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym takie przypadki.

Czym są procedury dotyczące sygnalistów?

Procedury sygnalistów to zbiór zasad, które pozwalają pracownikom, kontrahentom oraz innym osobom związanym z firmą na zgłaszanie nieprawidłowości. Firmy mogą przy tym same zdecydować, czy będą rozpatrywać zgłoszenia anonimowe, czy też nie. Zgłoszenia mogą dotyczyć naruszeń z różnych obszarów, takich jak:

🔹 bezpieczeństwo produktów – np. wprowadzanie na rynek produktów niespełniających wymogów bezpieczeństwa;
🔹 ochrona prywatności i danych osobowych – w tym niezgodne z prawem monitorowanie, przetwarzanie danych w zbyt szerokim zakresie czy brak odpowiednich zabezpieczeń przetwarzania;
🔹 ochrona środowiska – np. nienależyte postępowanie z odpadami czy zaniżanie wyników pomiarów stężeń substancji w ściekach przemysłowych.

Ponadto, podmioty zobowiązane do ustalenia procedury sygnalistów mogą dobrowolnie objąć nią także naruszenia własnych wewnętrznych regulacji lub standardów etycznych.

Wymogi dotyczące ochrony sygnalistów

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, wewnętrzne systemy zgłaszania nieprawidłowości muszą spełniać określone standardy:

1. bezpieczeństwo sygnalisty – procedura zgłaszania powinna gwarantować, że sygnalista będzie chroniony przed działaniami odwetowymi, próbami czy groźbami ich podjęcia;
2. przejrzystość procesu – firma musi potwierdzać przyjęcie zgłoszenia oraz informować o sposobie jego rozpatrzenia;
3. ochrona tożsamości sygnalisty – zgłoszenie musi być traktowane w sposób, który zapewnia sygnaliście poufność, w szczególności jego tożsamość nie może być ujawniona bez jego zgody.

Jakie korzyści płyną z wdrożenia procedur dotyczących sygnalistów?

✅ Ochrona przed ryzykiem prawno-finansowym – brak procedur może skutkować karami wobec osób, które nie dopełniły swoich obowiązków.
✅ Budowanie kultury zaufania – odpowiednia procedura chroni interesy firmy, jej pracowników i kontrahentów, tworząc transparentne i odpowiedzialne środowisko pracy.
✅ Zwiększenie zgodności z regulacjami – wdrożenie procedur to krok ku pełnej zgodności z europejskimi regulacjami oraz krajowymi przepisami o ochronie sygnalistów.
✅ Zwiększenie efektywności – sprawnie wdrożony system pozwala szybko wychwycić nieprawidłowości, co może mieć kluczowe znaczenie dla poprawy zarządzania firmą.

Co możemy dla Państwa zrobić?

Oferujemy wsparcie w zakresie:

• Przygotowania procedur ochrony sygnalistów i innych dokumentów wymaganych przez przepisy – pomożemy w opracowaniu procedur zgłaszania nieprawidłowości zgodnych z nowymi przepisami.
• Szkolenia dla osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń oraz dla pozostałych pracowników – przeprowadzimy szkolenia dotyczące zasad zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów.
• Doradztwo w zakresie zgodności z przepisami – doradzimy, jak wdrożyć odpowiednie mechanizmy ochrony sygnalistów w Państwa organizacji, aby spełniały one wszystkie wymogi prawne.

Więcej na https://sendero-sygnalisci.pl/

Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami!