Okres przedświąteczny to doskonała okazja, żeby podziękować swoim pracownikom za wspólnie spędzony rok. W tym celu, wielu pracodawców decyduje się na zorganizowanie wigilii firmowej. W zależności od upodobań, przybiera ona rozmaite formy – m.in. obiadu w biurze czy kolacji w restauracji. Podejmując decyzję w tym zakresie warto mieć jednak na uwadze nie tylko osobiste preferencje.
Sposób organizacji i finansowania wigilii pracowniczej ma bowiem wpływ w szczególności na możliwość odliczenia VAT od wydatków poniesionych w tym zakresie.
Wydatki na organizację wigilii – czy mają związek z prowadzoną działalnością?
Dla skorzystania z prawa do odliczenia VAT konieczne jest w szczególności, aby ponoszone wydatki były związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych. W praktyce przyjmuje się, że nakłady ponoszone na organizację imprez pracowniczych – co do zasady – wykazują taki związek w sposób pośredni. Uznaje się bowiem, że ww. spotkania przyczyniają się do zwiększenia wartości generowanego obrotu, gdyż pozytywnie wpływają na atmosferę w pracy i wydajność pracowników (tak m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 30 lipca 2018 r. sygn. 0111-KDIB3-2.4012.306.2018.3.AR).
W celu uniknięcia wątpliwości warto jednak zadbać o dowody potwierdzające integracyjno-motywacyjny charakter spotkania (np. zarządzenie wewnętrzne dotyczące organizacji imprezy wigilijnej z podkreśleniem jej integracyjnego i motywacyjnego przeznaczenia).
Wskazania wymaga jednak, że zdaniem skarbówki nie wszystkie wydatki związane z organizacją imprezy integracyjnej posiadają ww. związek z prowadzeniem działalności gospodarczej. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 20 lutego 2019 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.776.2018.4.AO) stwierdził bowiem, że takiego związku nie mają wydatki poniesione na alkohol (spożywany w trakcie takich imprez), gdyż służy on jedynie celom osobistym uczestników wydarzenia. Taki stan rzeczy niewątpliwie jest niekorzystny dla podatników.
Źródło finansowania wigilii ma znaczenie
Z interpretacji indywidualnych wydawanych przez upoważnione organy podatkowe wynika, że dla uzyskania prawa do odliczenia VAT konieczne jest opłacenie wigilii ze środków obrotowych. W przypadku, gdy impreza pracownicza jest finansowana ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie występuje bowiem związek pomiędzy określonymi wydatkami, a wykonywaniem czynności opodatkowanych. Wynika to z faktu, że w takiej sytuacji uznaje się, że pracodawca działa w charakterze administratora ww. funduszu, a nie jako podatnik VAT prowadzący opodatkowaną działalność gospodarczą (tak m.in. w ww. interpretacji indywidualnej z 20 lutego 2019 r.).
Ważny jest również sposób organizacji imprezy wigilijnej
Należy pamiętać, że nie zawsze istnienie związku pomiędzy określonymi wydatkami, a wykonywaniem czynności opodatkowanych przesądza o możliwości odliczenia VAT. Prawo to jest bowiem zależne również od niewystąpienia okoliczności negatywnych przewidzianych w ustawie o VAT. Z uwagi na to, odliczenie podatku nie będzie możliwe m.in. w przypadku nabycia odrębnych świadczeń w postaci usług gastronomicznych. Dla uzyskania prawa do odliczenia VAT od wszelkich nakładów związanych z wigilią pracowniczą istotny jest zatem także sposób jej organizacji.
Spotkanie wigilijne w biurze
Jednym ze sposobów na spędzenie wigilii w gronie pracowników jest zorganizowanie takiego spotkania w biurze czy też w innym firmowym obiekcie. W takim przypadku odliczenie VAT od wydatków poniesionych z ww. tytułu będzie możliwe zarówno wtedy, gdy zdecydujemy się na organizacje wigilii we własnym zakresie i samodzielnie dokonamy zakupu odpowiednich produktów, jak i w sytuacji, gdy skorzystamy w tej sferze z usług cateringowych świadczonych przez zewnętrznego usługodawcę, który dostarczy nam preferowane potrawy i napoje. W świetle aktualnej praktyki władz podatkowych usługi cateringowe stanowią bowiem odrębne świadczenia od usług gastronomicznych, a zatem nie znajduje do nich zastosowania ograniczenie w odliczaniu VAT. Fakt nabycia takiej usługi powinien być jednak odwzorowany w treści faktury zakupowej.
Zaprezentowany wniosek znajduje uzasadnienie m.in. w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 stycznia 2018 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.778.2017.1.ICz) oraz z 5 stycznia 2018 r. (sygn. 0115-KDIT1-2.4012.800.2017.1.AJ), jak również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 18 czerwca 2012 r. (sygn. IPPP3/443-456/12-2/RD).
Wigilia firmowa w restauracji
Pewne komplikacje zaczynają się wtedy, gdy z okazji wigilii zapraszamy swoich pracowników do restauracji czy innego lokalu gastronomicznego. Sposób rozliczenia wydatków w tym zakresie jest bowiem zależny od charakteru nabywanych w tym zakresie usług. Wynika to z faktu, że przepisy ustawy o VAT nie pozwalają na odliczanie VAT od usług gastronomicznych.
Z uwagi na powyższe – jak wynika z praktyki władz podatkowych – prawo do odliczenia VAT będzie mogło być w takim przypadku zrealizowane jedynie wówczas, gdy przedmiotem nabycia będzie usługa kompleksowa (np. usługa organizacji wigilii firmowej), w ramach której usługa gastronomiczna wraz z innymi świadczeniami (m.in. w postaci zapewnienia sali oraz oprawy muzycznej) będą stanowiły jedynie tzw. usługi pomocnicze mające charakter uzupełniający względem ww. usługi organizacji. Wniosek taki wynika m.in. z ww. interpretacji indywidualnej z 23 stycznia 2018 r.
Ponadto, istotne jest również, żeby otrzymana w tym zakresie faktura potwierdzała kompleksowość nabywanej usługi. Nie powinny być zatem wyszczególnione na niej poszczególne elementy świadczenia głównego. Wyodrębnienie na fakturze usługi gastronomicznej przekreśli bowiem możliwość odliczenia VAT w tym zakresie (tak m.in. w wyroku WSA we Wrocławiu z 12 września 2017 r., sygn. akt I SA/Wr 420/17). Wskazania wymaga, że prawo do odliczenia nie będzie przysługiwało także wówczas, gdy usługa gastronomiczna zostanie udokumentowana odrębną fakturą.
Naliczenie VAT nie jest konieczne
W związku z organizacją imprezy wigilijnej pojawia się również pytanie czy czynność w postaci nieodpłatnego zapewnienia pracownikom możliwości uczestnictwa w spotkaniu wigilijnym spowoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT. Jak się okazuje – na szczęście nie. Organy podatkowe twierdzą bowiem, że takie spotkania wpisują się w cel działalności gospodarczej prowadzonej przez podatników, jakim jest w szczególności rozwój gospodarczy. Korzyść osiągana w tym zakresie przez pracodawcę wiedzie zatem prymat nad korzyścią uzyskiwaną przez pracowników. Podatnicy nie są zatem zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tego tytułu.
Powyższe podejście zostało zaprezentowane m.in. w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 kwietnia 2018 r. (sygn. 0112-KDIL4.4012.94.2018.1.HW) oraz z 6 grudnia 2017 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.473.2017.3.JP).
Jak zatem postępować?
Sposób w jaki zostanie zorganizowana wigilia firmowa to kwestia zależna od osobistych preferencji. Niezależnie jednak od tego jaką formę spotkania wigilijnego wybierzemy warto zadbać o rzetelność prowadzonych rozliczeń.
W świetle powyższego rozważań, w celu uzyskania prawa do odliczenia VAT należy przede wszystkim sfinansować to wydarzenie ze środków obrotowych. Ponadto, rekomendowane jest zgromadzenie odpowiednich dowodów potwierdzających integracyjno-motywacyjny charakter tego spotkania.
Dodatkowo, w przypadku zorganizowania świątecznego spotkania w lokalu gastronomicznym, należy skupić szczególną uwagę na tym jaki charakter ma usługa, którą nabywamy. Jak wskazano powyżej, prawo do odliczenia VAT będzie możliwe bowiem jedynie wówczas, gdy przedmiotem nabycia będzie kompleksowa usługa organizacji imprezy, w ramach której usługa gastronomiczna odgrywa jedynie rolę pomocniczą. Ponadto, okoliczność kompleksowości nabywanej usługi powinna znaleźć również potwierdzenie w treści otrzymanej faktury.
Co więcej, z uwagi na aktualną praktykę władz podatkowych, niewskazane jest odliczanie VAT od wydatków poniesionych na zakup napojów alkoholowych. Ryzyko zakwestionowania prawa do odliczenia VAT od tych wydatków jest szczególnie wysokie, jeżeli zdecydujemy się na zorganizowanie spotkania we własnym zakresie i dokonamy bezpośredniego zakupu alkoholu, co zostanie wprost uwidocznione na fakturze.