Zamknięcie roku obrotowego to wiele terminowych obowiązków. Gdy w spółce rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dla zamknięcia 2023 roku kluczowe będą zwłaszcza trzy terminy:
Nie wszystkie spółki zdążyły z tymi obowiązkami. Pod koniec czerwca niektórzy Klienci zaczęli więc pytać: a co jeśli spółka nie zdążyła w terminie? Z jaką odpowiedzialnością musi liczyć się Zarząd?
Odpowiedzialność za niesporządzenie sprawozdania finansowego (SF) i sprawozdania z działalności spółki
W przypadku, gdy spółka nie zatwierdziła SF i sprawozdania z działalności w terminie do 30 czerwca 2024 r., warto sprawdzić, czy wskazane dokumenty zostały w ogóle sporządzone.
Przygotowanie finalnej wersji pliku sprawozdania nie jest wystarczające, żeby mówić o jego sporządzeniu. Aby mówić o sporządzeniu SF (lub sprawozdania z działalności), musi być ono podpisane przez wszystkich zobowiązanych tj. przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (nie dotyczy sprawozdania z działalności) oraz przez cały Zarząd (chyba, że skorzystano z uproszczeń).
W przypadku niesporządzenia SF i sprawozdania z działalności do 31 marca 2024 r. istnieje ryzyko odpowiedzialności Zarządu na podstawie art. 77 pkt 1) Ustawy o rachunkowości (URach) z tytułu niewłaściwego prowadzenia ksiąg i niewłaściwego sporządzania SF lub niesporządzenia SF. Zarząd nie może się z takiej odpowiedzialności uwolnić (nawet jeżeli wyznaczył osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg).
Zgodnie z tym przepisem kto wbrew przepisom URach dopuszcza do:
1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
2) niesporządzenia sprawozdania finansowego […], sprawozdania z działalności […], sporządzenia ich niezgodnie z przepisami URach lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych
– podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Odpowiedzialność za brak zatwierdzenia SF na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników (ZZW) w terminie
Ani URach, ani Kodeks spółek handlowych (KSH) nie przewidują sankcji za brak zatwierdzenia SF na ZZW w terminie do 30 czerwca 2024 r. Spółka zobowiązana jest jednak do złożenia takiego niezatwierdzonego SF we właściwym rejestrze sądowym, z zachowaniem terminu granicznego, liczonego od dnia, w którym SF najpóźniej powinno być zatwierdzone (szczegóły poniżej).
Odpowiedzialność za niezłożenie SF w terminie
Obowiązek polegający na sporządzaniu i składaniu SF w rejestrze RDF wynika przede wszystkim z URach, która penalizuje niedopełnienie bądź wadliwe wykonywanie tego obowiązku. URach za niezłożenie SF we właściwym rejestrze przewiduje karę grzywny lub ograniczenia wolności. Jednak w praktyce najczęściej wymierzane są, jeśli w ogóle, raczej niewielkie grzywny za brak terminowego złożenia SF.
Określone sankcje mogą też wynikać z ustawy o KRS. Jeśli sąd rejestrowy stwierdzi, że SF nie zostało złożone w terminie, wezwie do dopełnienia obowiązku w dodatkowym terminie 7 dni. Po jego upływie sąd rejestrowy może nałożyć na Zarząd karę grzywny w wysokości do 15.000 zł w celu przymuszenia do złożenia SF w KRS. Jeśli nałożenie grzywny nie wywoła zamierzonych skutków – sąd rejestrowy będzie miał możliwość wielokrotnego ponawiania kary, z tym że ich łączna wysokość nie może przewyższać miliona zł.
W praktyce sądy stwierdzają ewentualny brak złożenia SF bardzo rzadko, a jeśli już to najczęściej dopiero dłuższym czasie od upływu terminu. Niewielkie opóźnienie raczej nie spowoduje wszczęcia tej procedury. Poza tym nawet gdyby doszło do nałożenia grzywny, to szybka reakcja Zarządu spółki na działania sądu pozwala uniknąć kary. Bowiem w razie wykonania tego obowiązku (złożenia SF), niezapłacone grzywny do tego czasu ulegają umorzeniu. Jeżeli więc na spółkę zostałaby nawet nałożona grzywna, ale nie zostałaby on jeszcze wyegzekwowana, to wywiązanie się z obowiązku skutkuje umorzeniem grzywny.
Warto przy tym odnotować, że w takiej sytuacji sąd rejestrowy ma obowiązek zawiadomić organy ścigania o popełnieniu przestępstwa z URach. W naszej praktyce rzadko się jednak z tym spotykamy.
Dla porządku warto też wskazać, że najbardziej dotkliwą sankcją, jaka może dotknąć spółkę, która mimo wezwania sądu nie składała SF za 2 kolejne lata obrotowe, jest wykreślenie z rejestru KRS. Mówiąc dokładniej, sąd rejestrowy z urzędu wszczyna w takiej sytuacji postępowanie o rozwiązanie spółki bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Ma to na celu usunięcie z rejestru KRS tzw. „martwych podmiotów” – czyli takich spółek, które pomimo wpisu do KRS faktycznie nie prowadzą działalności. Nie dotyczy to więc sytuacji ewentualnego niewielkiego opóźnienia w złożeniu sprawozdania do KRS.
Obowiązek zgłoszenia SF w KRS bez względu na to, czy SF zostało zatwierdzone na ZZW
Przepisy URach dotyczące składania sprawozdań finansowych w rejestrze sądowym KRS (technicznie w RDF) nakazują składanie SF bez względu na to, czy zostały one zatwierdzone, czy też nie. Przepisy te przewidują bowiem wprost sytuację, w której SF nie zostało zatwierdzone na czas.
W takiej sytuacji do 15 lipca 2024 r. Zarząd spółki powinien złożyć podpisane SF – na razie ewentualnie bez pozostałych wymaganych dokumentów. Taką możliwość przewiduje wprost art. 69 ust. 2 URach, zgodnie z którym jeżeli SF nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie (do 30 czerwca 2024 r.), to należy złożyć takie niezatwierdzone SF w rejestrze sądowym (RDF) w ciągu 15 dni po tym terminie (do 15 lipca 2024 r. włącznie).
Przy czym w takiej sytuacji SF należy złożyć do RDF ponownie 15 dni po zatwierdzeniu SF (po ostatecznym odbyciu ZZW). Tylko że wtedy już ze wszystkimi wymaganymi dokumentami: podpisanym SF, sprawozdaniem z działalności, podpisaną opinią audytora (jeśli wymagana) oraz protokołem ZZW z uchwałami o zatwierdzeniu SF, o zatwierdzeniu sprawozdania z działalności, o podziale zysku/pokryciu strat itd.).
Wiemy, że dla wielu spółek pierwsza połowa lipca to ostatnie chwile przed zatwierdzeniem dokumentów finansowych przez ZZW. Jeśli jednak nie uda się dochować niektórych ze wspomnianych terminów, warto z nami o tym porozmawiać. Nie zawsze da się wyeliminować ryzyko odpowiedzialności Zarządu za takie uchybienia. Czasem jednak można je zminimalizować, rozwiązując problem, który spowodował opóźnienie. We wszystkich takich sytuacjach zachęcamy do kontaktu z naszymi prawnikami.
Autor
+48 (71) 717 80 20
