Anna Jarecka-Kowal

Kiedy w spółce z o.o. pojawia się spór między udziałowcami, rutynowe dotąd zgromadzenie wspólników przestaje być zwykłą formalnością. W warunkach konfliktu staje się ono kluczowym momentem walki korporacyjnej, który może bezpośrednio przesądzić o dalszej pozycji prawnej każdego ze wspólników. Aby skutecznie zabezpieczyć swoje interesy, warto poznać cztery główne obszary ryzyka i dowiedzieć się, jak prawidłowo reagować na ewentualne naruszenia.

Wadliwe zwołanie zgromadzenia wspólników

Zarząd powiązany ze skonfliktowaną większością może celowo zawiadomić o zgromadzeniu na ostatnią chwilę licząc na nieobecność lub nieprzygotowanie wspólnika mniejszościowego.

Zgodnie z art. 238 § 1 KSH zaproszenie powinno zostać wysłane co najmniej dwa tygodnie przed planowaną datą zgromadzenia, a dopuszczalną formą jest list polecony, przesyłka kurierska lub e-mail (jeśli wspólnik wyraził na niego zgodę). W orzecznictwie przyjmuje się, że termin ten uznaje się za zachowany, jeśli upływa najpóźniej na dzień przed samym zgromadzeniem.

Nawet jeśli zawiadomienie dotarło zbyt późno, rzadko opłaca się je ignorować. Obecność na zgromadzeniu daje bowiem wgląd w zamiary pozostałych udziałowców i umożliwia bieżące zgłaszanie sprzeciwów. Jeśli natomiast wadliwe zwołanie całkowicie uniemożliwiło wspólnikowi udział w obradach, zyskuje on podstawę do zaskarżenia podjętych uchwał w oparciu o art. 250 pkt 4 KSH.

Wskazówka dla pełnomocnika – udając się na zgromadzenie, pełnomocnik powinien zabrać ze sobą zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu pełnomocnictwa. Kopia zostanie dołączona do księgi protokołów, natomiast oryginał należy okazać przewodniczącemu na jego żądanie, co zapobiegnie ewentualnym próbom niedopuszczenia do głosowania.

Próby rozszerzenia porządku obrad

Innym powszechnym działaniem skonfliktowanej większości jest poddanie pod głosowanie spraw, których nie zapowiedziano w zaproszeniu. Najczęściej dotyczy to odwołania członka zarządu lub wyrażenia zgody na istotną transakcję, co próbuje się przemycić pod pretekstem punktu „sprawy różne” bądź „wolne wnioski”.

Tymczasem przepisy jednoznacznie ograniczają takie działania. Podjęcie uchwały nieobjętej porządkiem obrad jest możliwe tylko wtedy, gdy na zgromadzeniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy i żaden z obecnych nie zgłosi sprzeciwu.

W sytuacji zaskoczenia nowym tematem wspólnik ma prawo skorzystać z art. 239 KSH i zgłosić formalny sprzeciw przeciwko procedowaniu danej uchwały. Po takim zgłoszeniu przewodniczący nie powinien w ogóle poddawać jej pod głosowanie. Gdyby jednak do głosowania mimo to doszło, należy zagłosować przeciwko uchwale oraz bezwzględnie zażądać zaprotokołowania swojego sprzeciwu, co otworzy drogę do jej późniejszego zaskarżenia w sądzie.

Prawidłowość głosowania i weryfikacja uprawnień

Podczas burzliwych obrad łatwo też o nieprawidłowości związane z samym ustalaniem prawa do głosowania. Zdarza się dopuszczanie osób bez ważnych umocowań, manipulowanie głosami z udziałów uprzywilejowanych czy ignorowanie ustawowych wyłączeń od głosowania.

Aby temu zapobiec, podczas głosowań należy weryfikować cztery kluczowe elementy:

• Umocowanie reprezentantów. Każdy pełnomocnik musi legitymować się ważnym, pisemnym pełnomocnictwem.
• Ustawowe wyłączenia od głosowania (art. 244 KSH). Wspólnik nie może głosować nad uchwałami, które dotyczą jego odpowiedzialności wobec spółki (w tym absolutorium), zwolnienia ze zobowiązania czy sporu z nim. Wyłączenie takich głosów zmienia proporcje i sprawia, że decydujący głos może przypaść wspólnikowi mniejszościowemu.
• Uprawnienia z udziałów. Należy upewnić się, czy przyznane w umowie spółki uprzywilejowanie co do głosu faktycznie przysługuje danej osobie w danym głosowaniu.
• Rzetelność podliczania wyników. Warto każdorazowo liczyć głosy samodzielnie, zamiast opierać się wyłącznie na deklaracjach przewodniczącego.

Dostrzeżenie jakiejkolwiek nieprawidłowości wymaga natychmiastowej reakcji: oddania głosu przeciw uchwale i zgłoszenia żądania zaprotokołowania sprzeciwu.

Rzetelny protokół ze zgromadzenia

Protokół jest podstawowym dokumentem stanowiącym dowód w późniejszym procesie sądowym, dlatego jego treść powinna precyzyjnie odzwierciedlać przebieg obrad. Niestety, skonfliktowana większość może dążyć do pomijania zgłoszonych zastrzeżeń lub uogólniania kluczowych ustaleń.

Z formalnego punktu widzenia niezwykle ważne jest, aby uchwały zostały podpisane przez obecnych albo co najmniej przez przewodniczącego i protokolanta.

Warto również zweryfikować, czy w protokole odnotowano sprzeciwy zgłoszone przez udziałowca, ponieważ ułatwia to późniejsze zaskarżenie uchwały.  Należy jednak pamiętać, że jeśli wspólnik zagłosował przeciw uchwale i stanowczo zażądał zaprotokołowania sprzeciwu, to nawet w przypadku zignorowania tego żądania przez protokolanta nie traci on prawa do wytoczenia powództwa o uchylenie lub stwierdzenie nieważności uchwały. Przepisy nie stwarzają bowiem domniemania prawnego na rzecz treści protokołu, co oznacza, że fakt zgłoszenia sprzeciwu można przed sądem wykazywać wszelkimi innymi środkami dowodowymi. Dobrą praktyką jest w tym zakresie prowadzenie własnych notatek i potwierdzenie ich podpisem świadka.

Podsumowanie

W trakcie konfliktu korporacyjnego ochrona praw wspólnika na zgromadzeniu wspólników wymaga czujności, starannego przygotowania i aktywnego udziału w obradach wspólnika lub reprezentującego go pełnomocnika. Szybka reakcja na naruszenia proceduralne oraz konsekwentne dbanie o formalności pozwalają zgromadzić cenny materiał dowodowy, niezbędny do ewentualnego zaskarżenia uchwał przed sądem.