Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Anna Skowron

Umowa spółki jest najważniejszym dokumentem definiującym działalność spółki z o.o. Stanowi podstawę jej działania, określa wzajemne relacje między organami, wskazuje w jaki sposób możliwe jest dofinansowanie spółki itd. Dokumentu tego nie powinno się zmieniać zbyt często. Są jednak sytuacje, w których jest to konieczne.

Kiedy zmiana umowy spółki z o.o. jest konieczna?

Zmiana umowy spółki z o.o. bywa konieczna w następujących sytuacjach:

• Gdy chcemy zmienić którykolwiek z obligatoryjnych elementów umowy spółki, przykładowo:
  • firmę lub siedzibę spółki (ale jeśli zmiana dotyczy tylko adresu w obrębie tego samego miasta, to nie ma potrzeby zmiany umowy spółki, a wystarczająca jest uchwała zarządu z rejestracją nowego adresu w KRS),
  • przedmiot działalności spółki,
  • wysokość kapitału zakładowego spółki,
  • liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
  • czas trwania spółki.
• Gdy chcemy uregulować kwestie dotyczące spółki i jej organów, na które pozwalają przepisy lub ująć je nieco inaczej, niż wynika to z przepisów kodeksu spółek handlowych, przykładowo:
  • chcemy umożliwić wypłacanie zaliczki na poczet dywidendy,
  • chcemy zobowiązać wspólników do wnoszenie dopłat,
  • chcemy przyznać jednemu ze wspólników większe prawo głosu lub zwiększyć jego prawo do dywidendy,
  • chcemy zmienić rok obrotowy,
  • chcemy inaczej obliczać kadencję zarządu lub wprowadzić inny sposób reprezentacji spółki, niż przewidują to regulacje ustawowe,
  • chcemy powołać radę nadzorczą, a dotychczas jej nie mieliśmy.
• Gdy chcemy zmienić postanowienia aktualnej umowy spółki, przykładowo:
  • chcemy powołać większą ilość członków zarządu niż pozwala nasza umowa spółki,
  • chcemy wprowadzić większe ograniczenia w zbywaniu udziałów,
  • chcemy wprowadzić katalog dodatkowych czynności, na które potrzebna jest zgoda zgromadzenia wspólników.

Jak zmienić umowę spółki z o.o.?

Procedurę zmiany umowy spółki z o.o. określają przepisy kodeksu spółek handlowych. Obejmuje ona następujące kroki:

• Podjęcie uchwały wspólników

Zmiana umowy spółki wymaga podjęcia przez wspólników odpowiedniej uchwały, podjętej wymaganą większością głosów.

• Sporządzenie protokołu przez notariusza

Uchwała wspólników o zmianie umowy spółki, podobnie jak i uchwała zarządu o obniżeniu kapitału zakładowego, musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza. Do takiego protokołu należy dołączyć listę obecności wspólników.

• Sporządzenie tekstu jednolitego umowy spółki z o.o.

Po zmianie umowy spółki z o.o. należy sporządzić tekst jednolity umowy spółki, uwzględniający dokonane zmiany. Najbardziej praktyczne jest sporządzenie takiego tekstu jednolitego od razu, w protokole sporządzonym przez notariusza. Dopuszczalne jest też sporządzenie tekstu jednolitego później przez zarząd (w zwykłej formie pisemnej).

• Wpis do rejestru

Uchwała o zmianie umowy spółki wymaga wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS. W związku z tym zarząd spółki powinien złożyć w KRS wniosek o rejestrację zmiany. Do akt rejestrowych powinien być też zgłoszony wspomniany powyżej tekst jednolity umowy spółki.

• Ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

Na koniec zmiana umowy spółki powinna zostać ogłoszona w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Aktualnie nie trzeba już składać osobnego wniosku w tym zakresie do Monitora (jeśli uiścimy opłatę za ogłoszenie jednocześnie ze złożeniem wniosku do KRS to sam KRS się tym automatycznie zajmie).

Jak podjąć uchwałę o zmianie umowy spółki z o.o.?

Co do zasady wspólnicy podejmują uchwały o zmianie umowy spółki podczas zgromadzenia wspólników. W takim przypadku zgromadzenie wspólników powinno zostać formalnie zwołane. Generalnie to zarząd spółki ma obowiązek zwołać zgromadzenie (w formie pisemnej, albo elektronicznej, pod warunkiem, że każdy wspólnik wyraził na to zgodę). W niektórych sytuacjach zgromadzenie mogą zwołać wspólnicy lub inne uprawnione podmioty.

Jednak przepisy dają też możliwość podjęcia uchwał wspólników bez formalnego zwoływania takiego zgromadzenia. Jest to możliwe jeżeli cały kapitał zakładowy spółki jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Poza tym zgromadzenie wspólników może się też odbyć w formie zdalnej (zgromadzenie on-line), o ile umowa spółki nie stanowi inaczej i w spółce przyjęto regulamin odbywania zgromadzeń w taki sposób. Coraz częściej notariusze zgadzają się na taki sposób zwoływania zgromadzeń.

Uchwały dotyczące zmiany umowy spółki zapadają większością 2/3 głosów. Przy czym jeśli uchwała ma skutkować istotną zmianą przedmiotu działalności spółki wymagana jest większość 3/4 głosów.

Oczywiście umowa spółki może przewidywać surowsze warunki jej zmiany (np. konieczność uzyskania zgody wszystkich wspólników). Co istotne, umowa spółki nie może jednak przewidywać mniej wymagających warunków (np. mniejszej większości dla podjęcia uchwał, o których mowa wyżej).

Czy możliwa jest zmiana umowy spółki z o.o. przy użyciu wzorca umowy?

Umowa spółki z o.o., oparta na wzorcu umowy, może być zmieniona w systemie S24 przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki. Jest to możliwe pod warunkiem, że pierwotna spółka została utworzona za pośrednictwem tego systemu i nie były wprowadzane żadne notarialne zmiany w umowie spółki. Taka uchwała wymaga odpowiedniego elektronicznego podpisania przez wszystkich wspólników.

Jak zgłosić zmianę umowy spółki do sądu KRS?

Zmiana umowy spółki jest skuteczna z chwilą wpisu do rejestru  (wpis taki ma charakter konstytutywny). Tak więc aby zmiany w umowie spółki zaczęły obowiązywać, konieczne jest złożenie wniosku rejestrowego i jego pozytywne rozpatrzenie przez sąd (wydanie przez sąd postanowienia o rejestracji zmian i wprowadzenie tych zmian do rejestru KRS). Przykładowo, dopiero po wspomnianej rejestracji w KRS zmiany umowy spółki ze zmianą nazwy można zacząć posługiwać się zmienioną nazwą. Do tego czasu należy posługiwać się dotychczasowymi danymi.

Procedura rejestracyjna w KRS może być zrealizowana wyłącznie w sposób elektroniczny, na dwa sposoby:

• Poprzez skorzystanie z Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).
• Za pośrednictwem systemu S24, jeżeli wcześniej zmiany w umowie spółki były wprowadzane właśnie w tym systemie.

Wraz z wnioskiem o zmianę danych w KRS, konieczne jest przesłanie elektronicznie co najmniej następujących załączników:

• Uchwały wspólników ze zmianą treści umowy spółki (poprzez wprowadzenie do systemu PRS numeru CREWAN nadanego przez notariusza po podjęciu uchwały).
• Nowego tekstu jednolitego umowy spółki, uwzględniającego wprowadzone zmiany.
• Innych niezbędnych dokumentów (na przykład pełnomocnictw do odbycia zgromadzenia wspólników i/lub pełnomocnictwa do działania przez KRS w imieniu zarządu spółki).

Jeśli zmianę umowy przeprowadzamy w ramach systemu S24 to załączniki będą już w systemie.

Jakie opłaty należy uiścić przy zmianie umowy spółki?

Opłaty, które należy uiścić:

• Opłatę sądową za rejestrację zmian – 250 zł
• Opłatę za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” – 100 zł

Natomiast w systemie S24 należy uiścić:

• Opłatę sądową za wprowadzenie zmian – 200 zł
• Opłatę za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” – 100 zł

Wniosek o zarejestrowanie zmian w umowie spółki z o.o. powinien być złożony w terminie 7 dni. Jest to termin instrukcyjny, mający na celu zmobilizowanie zarządu do jak najszybszego zgłoszenia zmian.

Jeśli jednak zmiana umowy spółki nie zostanie zgłoszona do sądu rejestrowego w terminie 6 miesięcy od dnia sporządzenia odpowiednich uchwał o zmianie umowy spółki lub gdy sąd odmówi w tym terminie rejestracji zmian, zmiany umowy spółki nie będą już mogły zostać zarejestrowane (należałoby przeprowadzić je od nowa).

Czego należy dopilnować po rejestracji zmiany umowy Spółki w KRS?

Po wejściu w życie zmiany (tj. po rejestracji zmian w KRS) konieczne może być dokonanie kilku dodatkowych formalności. W szczególności konieczne może być:

• Zaktualizowanie danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (w terminie 14 dni roboczych od dnia wpisu zmiany w KRS).
• Powiadomienie o dokonanej zmianie różnych osób i instytucji. Przykładowo o zmianie nazwy czy siedziby spółki należy poinformować:
• pracowników (w szczególności odpowiedzialnych za sprawy kadrowe i księgowe),
• kontrahentów,
• instytucje finansowe,
• instytucje państwowe, sądy, odpowiednie organy administracyjne – jeżeli spółka jest w trakcie jakichkolwiek postępowań,
• odpowiedni urząd, jeżeli spółka prowadzi działalność regulowaną, wpisaną do rejestru działalności regulowanych albo prowadzoną na podstawie koncesji czy zezwolenia,
• jeżeli spółka posiada udziały/akcje w innych spółkach, konieczne może być również zgłoszenie tym podmiotom dokonanej zmiany, by mogły złożyć do akt rejestrowych dodatkowe dokumenty (m.in. zaktualizowaną listę wspólników).

W ostatnich latach pojawiły się na rynku podmioty sugerujące konieczność ogłoszenia zmian (za opłatą) w innych miejscach. Nie jest to jednak konieczne. Warto zachować czujność i dokładnie przeanalizować treść takich pism lub ofert. W razie wątpliwości można skonsultować się w tej sprawie z naszymi prawnikami.

***

Zwracamy uwagę, że zmiana treści umowy spółki z o.o. może powodować problemy zarówno od strony zgodności z aktualnie obowiązującymi przepisami, jak i samej procedury zgłoszenia zmian. W razie potrzeby pomożemy przeanalizować Państwa aktualną umowę spółki i zaproponować odpowiednie zmiany do tej umowy. Jeśli umowa spółki była zawierana wiele lat temu, to taka zmiana może być wręcz konieczna. Możemy też pomóc w poprawnym uchwaleniu zmian przed notariuszem i podczas rejestracji tych zmian w KRS i w pozostałych rejestrach (typu CRBR). Zdarza się bowiem, że z powodu błędów lub nieprecyzyjnych postanowień, KRS odrzuca wniosek o wpisanie zmiany umowy spółki do rejestru. Dlatego zachęcamy do kontaktu.