Przed nami wzmożony okres podpisywania i zatwierdzania sprawozdań finansowych. Zaś niedawno weszły w życie zmiany dotyczące składania i podpisywania tych dokumentów. Jedna ze zmian dotyczy wydłużenia czasu na sporządzenie sprawozdań finansowych za 2021 r. Natomiast druga umożliwia podpisywanie dokumentów finansowych na uproszczonych zasadach. Poniżej omówienie wprowadzonych zmian.

Dłuższe terminy na sprawozdania finansowe za 2021 rok

10 marca 2022 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z 7 marca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji. Zgodnie z jego treścią zostały wydłużone o 3 miesiące przypadające w 2022 r. terminy m. in. na sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności za 2021 r., rozpatrzenie i zatwierdzenie dokumentów finansowych (np. odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników) oraz złożenie w KRS sprawozdania finansowego za 2021 r.

W przypadku, gdy rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym, terminy liczone będą odpowiednio. Przykładowo przy roku obrotowym trwającym od 1 lutego 2021 r. do 31 stycznia 2022 r., termin na sporządzenie sprawozdań będzie przypadał na 31 lipca 2022 r., termin rozpatrzenia i zatwierdzenia na 31 października 2022 r., natomiast złożenia w KRS – 15 listopada 2022 r.

Uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności

Zmiany obejmują również podpisywanie sprawozdań. Do końca 2021 r. taki dokument musiał być opatrzony podpisem osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz dodatkowo kierownika, a w razie kierowania jednostką przez organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu (bez żadnych wyjątków). Często sprawiało to trudności, jeśli w zarządzie zasiadało więcej osób.

Jeszcze większy problem pojawiał się w przypadku, gdy członkiem zarządu był cudzoziemiec nieposiadający numeru PESEL, a co tym idzie – bez profilu zaufanego (ePUAP), czy podpisu elektronicznego. Wówczas konieczne było nadanie numeru PESEL i aktywowanie profilu zaufanego dla takiej osoby lub pozyskanie dla niej podpisu elektronicznego.

Obecnie wystarczy, że sprawozdanie finansowe podpisze osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład organu wieloosobowego. Niemniej pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu muszą:

  • złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub
  • odmówić złożenia takich oświadczeń.

W ich treści (oświadczenia lub odmowy) wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą. W szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Pamiętać zatem należy, że w pierwszej kolejności musi nastąpić podpisanie sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, kolejno – złożenie oświadczeń o zgodności przez pozostałych członków zarządu (lub odmów złożenia), a dopiero na końcu – podpisanie sprawozdania finansowego przez jednego członka zarządu.

Oświadczenie (lub odmowa) może być sporządzone w formie elektronicznej, bądź w formie papierowej. Forma elektroniczna powinna być opatrzona podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. W przypadku sporządzenia oświadczenia (lub odmowy) w formie papierowej  podpisujący dokumenty finansowe zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. W naszej ocenie skan takiego dokumentu będzie wystarczający. Wówczas nie ma konieczności opatrywania go dodatkowym podpisem elektronicznym, czy przez profil zaufany (ePUAP) przez osobę podpisującą dokumenty finansowe.

Nowe zasady podpisywania dotyczą również sprawozdania z działalności jednostki określonego w art. 49 ustawy o rachunkowości. Przy czym tego sprawozdania nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Podsumowanie

Wydłużenie terminów dotyczących dokumentów finansowych jest zbieżne z regulacjami z roku 2021 r. Ma to związek z trwającym stanem epidemii. Zaś nowelizacja dotycząca składania podpisów dokumentów finansowych ma ułatwić składanie wniosków do KRS. Obecnie trudno ocenić, czy nie będzie żadnych problemów technicznych ze składaniem dokumentów w takiej formie. Jedno jest pewne – możliwość podpisania sprawozdania finansowego przez jedną osobę wchodzącą w skład organu zarządzającego zamiast wszystkich, wychodzi naprzeciw oczekiwaniom rynku.