Der Weg vom freiwilligen zum obligatorischen KSeF

Seit dem 1. Januar 2022 können Steuerpflichtige strukturierte Rechnungen ausstellen und diese über KSeF an ihre Auftragnehmer versenden. Aus heutiger Sicht ist eine strukturierte Rechnung lediglich eine von drei Formen der Dokumentation von Umsätzen für Umsatzsteuerzwecke – neben Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen. Vorläufig ist die Lösung also freiwillig. Und das wird auch noch einige Zeit so bleiben.

Das Finanzministerium hatte jedoch von Anfang an geplant, die Verwendung von KSeF und strukturierten Rechnungen für alle Steuerpflichtigen verbindlich vorzuschreiben. In den ursprünglichen Ankündigungen war vorgesehen, dass diese Lösungen ab dem 2. Quartal 2023 verbindlich werden sollten. Für die Einführung einer solchen Ausnahmeregelung von den gemeinschaftlichen MwSt-Vorschriften war jedoch die Genehmigung der Europäischen Kommission erforderlich. Der Durchführungsbeschluss des EU-Rates erlaubte Polen die Einführung dieser Lösung erst ab dem 1. Januar 2024. Nach einer öffentlichen Konsultation wurde jedoch im Februar 2023 bekannt gegeben, dass der KSeF ab dem 1. Juli 2024 verpflichtend werden sollte. Minister Domański versicherte, dass das Finanzministerium keine Pläne habe, diesen Termin zu verschieben, und keine diesbezüglichen Arbeiten durchführe.

Die Finanzbehörden haben jedoch ihre Meinung geändert. Mit der Mitteilung vom 19. Januar 2024 bestätigte das Finanzministerium offiziell seine frühere mündliche Ankündigung einer weiteren Verschiebung des obligatorischen KSeF. Ein neuer Termin für das Inkrafttreten der revolutionären Änderungen wurde jedoch vorerst nicht genannt. Bekannt ist nur, dass dies nicht im Jahr 2024 geschehen wird.

Den Steuerzahlern kommt es gelegen

Seit einiger Zeit wurden von Unternehmern, Buchhaltern und Steuerberatern immer deutlichere Signale ausgesandt, dass ein erheblicher Teil der Umsatzsteuerpflichtigen möglicherweise keine Zeit mehr hat, den KSeF bis zum 1. Juli 2024 einzuführen. Zum Jahresende wurde immer wieder die Forderung laut, die Rechnungsrevolution zu verschieben.

Der KMU-Ombudsmann appellierte an das Finanzministerium, den KSeF schrittweise einzuführen:

• größte Unternehmen ab Juli 2024,
• mittelgroße Unternehmen ab Januar 2025,
• Kleinunternehmen ab Juli 2025,
• Kleinstunternehmen ab Januar 2026.

Ähnliche Ideen wurden auch von Wirtschaftsverbänden vorgebracht.

Die Nachricht von der Verschiebung des obligatorischen KSeF wurde von den Unternehmen überwiegend begrüßt. Sie haben mehr Zeit, sich auf die Veränderungen vorzubereiten. Allerdings gibt es auch Bedenken. In der Tat haben einige der größten Unternehmen bereits erhebliche Kosten für die Umsetzung des KSeF aufgewendet. In ihrem Fall war es fast immer notwendig, komplexe, „maßgeschneiderte“ IT-Lösungen vorzubereiten. Sollte sich im Anschluss an ein KSeF-Audit herausstellen, dass entweder die logische Struktur oder die wichtigsten Annahmen des KSeF erheblich überarbeitet werden müssen, müsste ein Teil der Umsetzungsarbeiten von Grund auf neu durchgeführt werden. Dies würde mit Sicherheit weitere Kosten und einen höheren Verwaltungsaufwand bedeuten.

Gründe für den Aufschub

Laut einer Erklärung des Finanzministers wurden Fehler diagnostiziert, die die Einführung eines verpflichtenden KSeF ab Mitte 2024 verhindern. Aus diesem Grund wurde beschlossen, ein externes IT-Audit durchzuführen und die Einführung des verpflichtenden KSeF zu verschieben. Die Ergebnisse des Audits werden für die Festsetzung einer neuen Frist herangezogen.

Der Leiter der Polnischen Finanzverwaltung wies auch darauf hin, dass „KSeF die Möglichkeit sicherstellen sollte, auch bei Fehlern oder IT-Problemen zu arbeiten. Unternehmer müssen sich darauf verlassen können, dass die ausgestellten Rechnungen im System eingehen.“

Es scheint also, dass der Grund für die Verschiebung technische Probleme mit dem KSeF seitens der Steuerbehörden waren und nicht eine Überlegung des Finanzministeriums über die von Unternehmen und Steuerexperten vorgebrachten Argumente.

Grund zum Feiern?

Viele Organisationen waren sicherlich versucht, das Thema KSeF zu „parken“ und alle Vorbereitungen einzustellen. Schließlich ist der neue Termin für die obligatorische Anwendung des KSeF noch nicht einmal bekannt, und es gibt keine Garantie dafür, dass die derzeitige Arbeitsweise beibehalten wird.

Ich würde jedoch vor einem solchen Ansatz warnen. Meiner Meinung nach werden die Steuerbehörden alles tun, um die neue Rechnungsstellungsnorm so schnell wie möglich verbindlich zu machen. Außerdem wird sich das Audit offenbar auf technische Fragen im Zusammenhang mit der Kapazität und der Cybersicherheit konzentrieren. Ich erwarte keine grundlegenden Änderungen der logischen Struktur und der Arbeitsphilosophie von KSeF.

Ich denke also, es lohnt sich, das Thema voranzutreiben und die zusätzliche Zeit zu nutzen, um das Unternehmen auf die Veränderungen vorzubereiten. Die Umsetzung des KSeF ist ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess. Vor allem in großen Organisationen ist es erforderlich, interne und externe Fachleute aus verschiedenen Disziplinen einzubeziehen und ihre Arbeit gut zu koordinieren. Deshalb sollten wir die Vorbereitungen nicht bis zur letzten Minute aufschieben.