Kontrola podatkowa– prawa i obowiązki kontrolowanego

Stało się! Mam kontrolę! Jak się zachować? Na co zwracać uwagę?

Aby odpowiedzieć sobie na te pytania, warto zapoznać się z przebiegiem kontroli oraz z prawami i obowiązkami, jakie podczas kontroli przysługują kontrolującym oraz kontrolowanym. Istotna w tym zakresie jest również wiedza na temat konsekwencji niewłaściwego zachowania podczas kontroli.

W tym wpisie postaram się przybliżyć nieco te kwestie.

Zawiadomienie o wszczęciu kontroli

Jak informowałam w poprzednim wpisie – co do zasady – kontrola podatkowa rozpoczyna się po uprzednim zawiadomieniu kontrolowanego o zamiarze jej wszczęcia. Daje to kontrolowanemu czas (minimum 7 dni) na to, aby przygotować się do kontroli, tj.:

• ustanowić pełnomocnika,
• przejrzeć rozliczenia za okres, który ma być kontrolowany,
• zidentyfikować potencjalne obszary ryzyka oraz
• opracować strategię.

Jednakże, w ściśle określonych przypadkach, kontrola może być wszczęta bez uprzedniego zawiadomienia. W takich sytuacjach kontrolowany powinien być poinformowany o przyczynie braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Warto o tym pamiętać. Ta informacja może mieć istotny wpływ na strategię przyjętą podczas kontroli. Inna strategia będzie przyjęta w przypadku, gdy brak zawiadomienia wynika z faktu, że kontrola dotyczy zasadności zwrotu VAT czy ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej, a inna – gdy jest ona niezbędna dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub została wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

Z punktu widzenia strategii przyjętej podczas kontroli, warto również zwrócić uwagę na informacje zawarte w upoważnieniu do jej przeprowadzenia oraz termin doręczenia tego upoważnienia.

• Upoważnienie powinno być doręczone przez pracowników organu podatkowego w dniu wszczęcia kontroli. Jedynie w przypadku, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, upoważnienie może być doręczone w ciągu 3 dni od wszczęcia kontroli. W razie przekroczenia tego terminu, dokumenty z czynności kontrolnych nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym.
• Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera m. in. przewidywany termin zakończenia kontroli. O każdym przypadku niezakończenia kontroli w terminie wskazanym w upoważnieniu, kontrolujący obowiązany jest zawiadomić na piśmie kontrolowanego, podając przyczyny przedłużenia terminu zakończenia kontroli i wskazując nowy termin jej zakończenia. Jeżeli tego nie zrobi – dokumenty dotyczące czynności kontrolnych dokonanych po upływie terminu wskazanego w upoważnieniu nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym.

W takich przypadkach, jeżeli po zakończeniu kontroli podatkowej dojdzie do wszczęcia postępowania, organ prowadzący to postępowanie nie będzie mógł posłużyć się całością lub częścią dokumentów zgromadzonych podczas kontroli. Przed wydaniem decyzji będzie on zobowiązany uzupełnić materiał dowodowy lub ponownie to zgromadzić. Może to znacznie wydłużyć czas trwania postępowania.

Gdy termin przedawnienia zobowiązania podatkowego jest blisko – wskazane okoliczności mogą się okazać korzystne dla podatnika. Ani bowiem wszczęcie kontroli, ani wszczęcie postępowania podatkowego, nie powodują przerwania ani zawieszenia biegu terminu przedawnienia.

Prowadzenie kontroli

• Uprawnienia kontrolujących i obowiązki kontrolowanego

Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w uprawnieni m. in. do:

• żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;
• żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej;
• zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
• przesłuchiwania świadków, kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego, jego pracowników oraz współpracowników.

Z kolei kontrolowany ma obowiązek umożliwić kontrolującym wykonanie tych czynności, w tym w szczególności:

• umożliwić im filmowanie, fotografowanie i dokonywanie nagrań dźwiękowych,
• przedstawić – na ich żądanie – tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli,
• przekazać wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej,
• w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli i dostarczać żądane dokumenty.
• Przekazywanie dokumentów i informacji

Wszystkie dokumenty, informacje oraz wyjaśnienia, przedstawiane pracownikom organu podatkowego podczas kontroli, mają zasadniczy wpływ na wynik tej kontroli. Udzielenie nieprecyzyjnych informacji, przekazanie niepełnej dokumentacji lub dokumentacji nieobjętej żądaniem kontrolujących, może doprowadzić do błędnego zinterpretowania faktów przez organ podatkowy lub skierować jego zainteresowanie na „ryzykowny” dla podatnika obszar.

Dlatego też bardzo istotne jest, aby:

• do kontaktu z kontrolującymi upoważnione były wyłącznie osoby posiadające odpowiednią wiedzę na temat rozliczeń podatkowych kontrolowanego, w tym w szczególności ewentualnych obszarów ryzyka podatkowego,
• dokumenty oraz informacje nie były przekazywane kontrolującemu bezrefleksyjnie,
• zwracać uwagę na zakres pytania lub żądania i ograniczać się wyłącznie do odpowiedzi na to pytanie lub żądanie.

Aby zyskać na czasie, warto poprosić kontrolujących o wysyłanie próśb o informacje i dokumenty pisemnie – drogą mailową lub pocztą tradycyjną. Dodatkowy czas umożliwi zastanowienie się nad udzieleniem właściwych odpowiedzi oraz ewentualne skonsultowanie ich z doradcą podatkowym.

• Oględziny i przesłuchanie

Kontrolowany ma prawo uczestniczyć we wszystkich czynnościach kontrolnych, w tym w szczególności w oględzinach i przesłuchaniach. Nigdy nie należy rezygnować z tego uprawnienia. Co więcej – pożądane jest aby wskazane czynności dokonywane były przy udziale profesjonalnego pełnomocnika.

Profesjonalny, doświadczony, pełnomocnik potrafi bowiem odpowiednio reagować na nieprecyzyjne pytania kontrolującego oraz na niewłaściwe odpowiedzi udzielane przez osobę przesłuchiwaną. Może on w trakcie przesłuchania zadawać dodatkowe pytania, które nakierowują przesłuchiwanego na właściwą odpowiedź. Może również prosić organ o doprecyzowanie pytania i – tym samym – zapobiegać skierowaniu przesłuchania na niewygodne tory. Dzięki temu ma on duży wpływ na przebieg przesłuchania.

Podobnie jest w przypadku oględzin mienia kontrolowanego. Poprzez kierowanie uwagi kontrolujących na konkretne elementy przedmiotu będącego przedmiotem oględzin oraz udzielanie na bieżąco niezbędnych wyjaśnień, profesjonalny pełnomocnik może przyczynić się do pozytywnego wyniku oględzin.

Istotną funkcją pełnomocnika podczas czynności kontrolnych jest również weryfikacja protokołu z przesłuchania lub oględzin oraz ewentualne prostowanie zawartych w nich nieścisłości.

Czy warto utrudniać kontrolę?

Zdarzają się sytuacje, w których kontrolowany bardzo obawia się kontroli. Pojawia się wtedy pokusa, aby np. nie wpuścić kontrolujących na teren przedsiębiorstwa, nie wydać im żadnych dokumentów, nie stawić się na przesłuchanie, czy odmówić składania wyjaśnień.

Do czego może prowadzić takie zachowanie?

• Kary pieniężne

Utrudnianie kontroli podatkowej stanowi przestępstwo skarbowe, które może zostać ukarane grzywną do 720 stawek dziennych. Poza tym, w stosunku do kontrolowanego, który utrudnia prowadzenie czynności kontrolnych, może być zastosowana kara porządkowa przewidziana w przepisach Ordynacji podatkowej, która aktualnie wynosi 3.700 zł.

Dodatkowo, jeżeli kontrolujący trafią na opór uniemożliwiający lub utrudniający przeprowadzenie czynności kontrolnych, mogą oni wezwać – w pilnych przypadkach także ustnie – policję, straży graniczną lub straż miejską (gminną). Mogą oni także zwrócić się o ich asystę, gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że na taki opór natrafią.

• Dodatkowe zobowiązanie podatkowe w VAT

Obawa przed zastosowaniem tych restrykcji nie jest jednak jedynym powodem, dla którego nie warto utrudniać prowadzenia kontroli.

Jeżeli w wyniku kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego zostanie stwierdzone, że podatnik zaniżył kwotę VAT do zapłaty lub zawyżył kwotę VAT do zwrotu, właściwy organ ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości do 30%, do 25% lub do 15% kwoty stwierdzonej różnicy.

Miarkując wysokość ww. sankcji VAT, organ podatkowy powinien brać pod uwagę m. in. działania podjęte przez podatnika po stwierdzeniu nieprawidłowości w celu usunięcia skutków nieprawidłowości. W tym zakresie – jak wynika z projektu nowelizacji ustawy o VAT dotyczącej zmian w dodatkowym zobowiązaniu podatkowym – organ powinien również pamiętać o takich aspektach jak współpraca podatnika z organem w zakresie rozwiania wszelkich wątpliwości związanych z naruszeniem, czyli z wyjaśnieniem sprawy.

Jak się zatem wydaje – zachowanie podatnika w trakcie kontroli podatkowej może mieć wpływ na wysokość ewentualnej sankcji VAT.