Krajowy System e-Faktur (KSEF)

Stosowanie KSeF miało stać się obowiązkiem podatników VAT od 1 lipca 2024 r. Władze skarbowe zmieniły jednak zdanie. Komunikatem z 19 stycznia 2024 r. Ministerstwo Finansów oficjalnie potwierdziło wcześniejszą, ustną zapowiedź kolejnego odroczenia obowiązkowego KSeF. Na razie nie wskazano jednak nowego terminu wejścia w życie rewolucyjnych zmian. Wiadomo jedynie, że nie stanie się to w 2024 r. Niemniej bez wątpienia w niedalekiej przyszłosci KSeF stanie się obowiązkowy. Wdrożenie KSeF to złożony i czasochłonny proces. Warto zatem działać dalej i skorzystać z dodatkowego czasu na przygotowanie firmy do zmian. 

Wbrew obiegowej opinii wdrożenie KSeF nie sprowadza się wyłącznie do prac z zakresu IT. Obowiązkowy KSeF wymusza zmiany w kluczowych procesach związanych z fakturowaniem oraz konieczność świadomego zarządzania uprawnieniami użytkowników. Potrzebna jest też refleksja nad tym, jaki zakres danych powinniśmy prezentować na fakturach ustrukturyzowanych. Dowiedz się, jak przygotować swoją organizację do nowego standardu fakturowania oraz jak Sendero Tax & Legal może pomóc w tej kwestii.

Istota KSeF

KSeF to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie elektronicznej (faktur ustrukturyzowanych). System umożliwia także nadawanie i odbieranie osobom fizycznym lub innym podmiotom uprawnień związanych z fakturowaniem.

Faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) to faktura wystawiona w postaci elektronicznej za pomocą KSeF. E-faktura musi być zgodna z tzw. schemą udostępnioną przez władze skarbowe. Oznacza to, że w treści faktury ustrukturyzowanej powinny znaleźć się określone dane, które muszą być ułożone w określonym porządku. Schema przewiduje kilkaset pól na e-fakturze. Mogą one mieć charakter obligatoryjny, opcjonalny lub fakultatywny.

Wdrożenie KSeF w Twojej organizacji – wiele procesów ulegnie drastycznej zmianie

Wdrożenie KSeF angażuje personel i zasoby przedsiębiorstwa. Warto też pamiętać, że jest to proces czasochłonny – dlatego warto rozpocząć przygotowania już dziś. Prace wdrożeniowe powinny uwzględniać m.in.:

• wybór odpowiedniego partnera z branży IT, który pomoże zintegrować system finansowo-księgowy z KSeF.
• konieczność zachowania na fakturach ustrukturyzowanych co najmniej tych danych, które obecnie widnieją na wystawianych fakturach papierowych lub elektronicznych.
• zmiany w procesie wystawiania, doręczania i odbierania faktur.
• konieczność zarządzania uprawnieniami.
• wybór odpowiedniej metody uwierzytelniania użytkowników w KSeF.
• zmiany w obiegu i weryfikacji dokumentów w organizacji.

Jak możemy pomóc

Z przyjemnością wesprzemy Państwa w pracach związanych z wdrożeniem KSeF. W szczególności proponujemy:

Przegląd przedwdrożeniowy i tzw. analizę luk (gap analysis). Nasze działania będą nakierowane na zidentyfikowanie kluczowych obszarów procesu fakturowania i elementów systemu finansowo-księgowego, które wymagają uwagi podczas wdrażania KSeF. W tym zakresie:

• • Przeanalizujemy działalność i transakcje realizowane przez Państwa organizację.
  • Przeanalizujemy udostępnione nam faktury i inne dokumenty źródłowe.
  • Przeanalizujemy kluczowe procesy związane z fakturowaniem.
  • Zidentyfikujemy obszary wymagające uwagi i dostosowania do wymogów obowiązkowego KSeF.
  • Sformułujemy wnioski dotyczące prezentacji danych na fakturach ustrukturyzowanych.
  • Podsumujemy nasze ustalenia w formie zwięzłego raportu.

Przygotowanie i wsparcie we wdrożeniu procedur wewnętrznych związanych z KSeF, w tym regulujących kwestię nadawania i odbierania uprawnień w KSeF, działań podejmowanych w razie awarii niedostępności KSeF lub problemów technicznych po Państwa stronie.

Szkolenie z KSeF dla pracowników pionu finansowo-księgowego. Realizowane przez nas szkolenia koncentrują się na kwestiach prawno-podatkowych i praktycznych aspektach związanych z korzystaniem z KSeF i wystawianiem e-faktur: od definicji KSeF, przez omówienie elementów i pól schemy FA(2), po dyskusję na tematy budzące największe wątpliwości podatników.

Pakiet informacyjny. Będziemy informować Państwa na bieżąco o wszelkich zdarzeniach, które są istotne z perspektywy wdrożenia KSeF (m.in. zmiany w przepisach, nowe regulacji, komunikaty władz skarbowych).

Bieżące wsparcie w procesie wdrożenia KSeF. Jesteśmy do Państwa dyspozycji także wtedy, gdy w trakcie wdrażania KSeF pojawią się problemy i nowe wyzwania:

• • Pomożemy wyjaśnić wątpliwości związane z interpretacją przepisów i dokumentacji dot. KSeF.
  • Wesprzemy Państwa w kontaktach z dostawcą usług IT wdrażającym oprogramowanie interfejsowe.
  • Pomożemy zweryfikować czy rozwiązania IT działają prawidłowo, a wystawiane faktury ustrukturyzowane spełniają wymagania określone w przepisach i zawierają niezbędne dane.