POROZMAWIAJMY 
Krajowy System e-Faktur (KSeF) : Co musisz wiedzieć?
Wejście w życie obowiązkowego KSeF
Od 2026 roku niemal każdy podatnik VAT będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
- Od 1 lutego 2026 r. trzeba być przygotowanym do odbierania faktur zakupowych poprzez KSeF – niezależnie od terminu, w którym podatnik zostanie zobowiązany do wystawiania faktur sprzedażowych w KSeF.
- Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych e – Faktur obejmie przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 milionów złotych.
- Od 1 kwietnia 2026 r. e-Fakturowanie stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 r. nie przekroczyła 200 milionów złotych (z wyjątkiem najmniejszych przedsiębiorców wymienionych niżej).
- Od 1 stycznia 2027 r. wystawianie e-Faktur będzie obowiązkowe dla najmniejszych podatników (miesięczny obrót do 10 tys. zł).
Informacje o KSeF są rozproszone w wielu aktach i dokumentach. Do końca 2025 r. MF będzie udostępniać kolejne elementy systemu: otwarte testy API, aplikację do kodów QR, testową Aplikację Podatnika KSeF 2.0 oraz nową strukturę JPK_V7M.
Co to jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system teleinformatyczny do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych (faktur ustrukturyzowanych). System umożliwia również nadawanie i odbieranie uprawnień związanych z fakturowaniem.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) to faktura wystawiona w postaci elektronicznej za pomocą KSeF. Musi być zgodna z tzw. schemą udostępnioną przez władze skarbowe, która przewiduje kilkaset pól na e-fakturze. Pola te mogą być obligatoryjne, opcjonalne lub fakultatywne.
Wdrożenie KSeF w Twojej organizacji
Wdrożenie KSeF w firmie to złożony proces. To praca nie tylko dla informatyków, lecz także konieczność integracji systemów finansowo-księgowych, weryfikacji danych, zmian w procedurach fakturowania, ustalenia uprawnień użytkowników i dostosowania obiegu dokumentów do nowych przepisów. Implementacja KSeF powinna uwzględniać m.in.:
- Wybór partnera z branży IT do integracji systemu finansowo-księgowego z KSeF.
- Weryfikację danych, które będą prezentowane na fakturach ustrukturyzowanych.
- Konieczne zmiany w procesie wystawiania, doręczania i odbierania faktur.
- Zarządzanie uprawnieniami do wystawiania, odbierania i przeglądania faktur.
- Wybór metody uwierzytelniania użytkowników w KSeF.
- Zmiany w obiegu i weryfikacji dokumentów w organizacji.
Jak możemy pomóc?
Przegląd przedwdrożeniowy i analiza luk (gap analysis)
Przeprowadzimy analizę kluczowych obszarów procesu fakturowania i elementów systemu finansowo-księgowego:
- Analiza działalności i transakcji realizowanych przez Twoją organizację.
- Weryfikacja faktur i dokumentów źródłowych.
- Ocena procesów fakturowania.
- Identyfikacja obszarów wymagających dostosowania do wymogów KSeF.
- Formułowanie wniosków dotyczących prezentacji danych na fakturach ustrukturyzowanych.
- Podsumowanie ustaleń w formie raportu.
Wdrożenie procedur wewnętrznych
Przygotujemy i wdrożymy procedury związane z KSeF, w tym nadawanie i odbieranie uprawnień, działania w razie awarii, niedostępności KSeF lub problemów technicznych.
Szkolenia z KSeF dla pracowników
Oferujemy szkolenia koncentrujące się na kwestiach prawno-podatkowych i praktycznych aspektach korzystania z KSeF oraz wystawiania e-faktur.
Audyt powdrożeniowy
Po wdrożeniu KSeF proponujemy dokonanie weryfikacji czy proces ten zakończył się zgodnie z oczekiwaniami.
W ramach audytu powdrożeniowego zweryfikujemy skuteczność wdrożenia, ocenimy stabilność procesów i systemów, potwierdzimy zgodność podatkową oraz zidentyfikujemy obszary do dalszej optymalizacji.
Bieżące wsparcie w procesie wdrożenia KSeF
Oferujemy wsparcie w wyjaśnianiu wątpliwości związanych z interpretacją przepisów, kontaktach z dostawcami usług IT oraz weryfikacji prawidłowości rozwiązań IT i wystawianych faktur ustrukturyzowanych.
Dlaczego Sendero?
Od lat skutecznie wspieramy naszych klientów w wyzwaniach związanych z cyfryzacją rozliczeń podatkowych.
Nasze doświadczenie obejmuje m.in. bieżące rozwiązywanie problemów ze składaniem informacji i deklaracji podatkowych przez system e-Deklaracje, pomoc we wdrożeniu i stosowaniu w praktyce plików JPK (w tym JPK_VAT i JPK_V7) i KSeF. Wsparcie Sendero może przybierać różne formy – w zależności od rodzaju projektu i potrzeb klienta realizujemy szkolenia, bieżące konsultacje, polityki i procedury, audyty i analizy danych z systemu ERP i plików JPK/faktur ustrukturyzowanych.
Michał Wykurz – szef działu Tax Governance jest wymieniany wśród najlepszych specjalistów w zakresie Compliance w Polsce w rankingach dziennika Rzeczpospolita.
