Elektronische Rechnungen obligatorisch – Zeit für die Vorbereitung

Nächstes Jahr steht uns eine weitere große Änderung bei der Berichterstattung in puncto Umsatzsteuer bevor. Alles deutet darauf hin, dass die obligatorische Verwendung von strukturierten Rechnungen und die Nutzung des nationalen elektronischen Rechnungsstellungssystems (KSeF) am 1. Juli 2024 in Kraft treten wird. Die Vorbereitungen sollten nicht bis zur letzten Minute aufgeschoben werden – die Umsetzung des KSeF ist komplex und zeitaufwändig. Sie erfordert einen tiefgreifenden Eingriff in das Finanz- und Buchhaltungssystem sowie in die Rechnungsstellungs- und Workflow-Prozesse des Unternehmens. Es lohnt sich also, noch heute zu handeln – die Experten von Sendero Tax & Legal schulen Ihre Mitarbeiter gerne zum Thema KSeF und helfen Ihnen bei der Durchführung der sogenannten Gap-Analyse.

Was ist das KSeF und was ist eine strukturierte Rechnung?

Das nationale elektronische Rechnungsstellungssystem (KSeF) ist eine von den polnischen Steuerbehörden bereitgestellte IKT-Plattform für die Ausstellung, den Versand, den Empfang und die Aufbewahrung von Rechnungen in elektronischer Form.

Eine strukturierte Rechnung (auch e-Rechnung genannt) ist eine Rechnung, die mit KSeF in elektronischer Form (XML-Format) ausgestellt wird. Diese Rechnungen sollten die im Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Angaben enthalten, können aber auch weitere Informationen mitführen. Die Daten sollten in einer bestimmten Art und Weise angeordnet sein, die der vom Finanzministerium vorgegebenen logischen Struktur (Muster) folgt. Ab Mitte 2024 werden elektronische Rechnungen im Prinzip das einzige akzeptable Mittel sein, um Umsätze zwischen Steuerpflichtigen zu dokumentieren.

Wer ist verpflichtet, KSeF und strukturierte Rechnungen zu verwenden?

KSeF und strukturierte Rechnungen gelten für alle polnischen Umsatzsteuerpflichtigen, die ihren Sitz, Wohnsitz oder ständigen Geschäftssitz in Polen haben.

Wie kann man sich auf das Inkrafttreten des KSeF vorbereiten?

Es ist ratsam, dass der Umsetzung folgende Maßnahmen vorangehen:

• Schulung des Finanz- und Buchhaltungspersonals zu den neuen Vorschriften und Funktionen. Im Rahmen der Schulung sollte man sowohl auf die wichtigsten Regelungen bzgl. KSeF und der strukturierten Rechnungen (z. B. in Bezug auf Berechtigungen, Sanktionen, Fristen) als auch auf den Inhalt einer strukturierten Rechnung (d. h. die Elemente und Felder der logischen Struktur) eingehen.
• Lückenanalyse (Gap-Analyse) zur Ermittlung von Bereichen des Rechnungsstellungsprozesses und Elementen des Finanz- und Buchhaltungssystems, die für die Anwendung des KSeF geändert oder ergänzt werden müssen.

Auf Ihren Wunsch stehen Ihnen die Experten von Sendero Tax & Legal in beiden Bereichen gerne zur Seite.

Weitere Phasen der KSeF-Einführung sollten unter Einbeziehung von IT-Spezialisten durchgeführt werden, um das Finanz- und Buchhaltungssystem an die KSeF-Anforderungen anzupassen.

Welche Herausforderungen sind mit der Einführung von KSeF und der Vorbereitung auf die elektronische Rechnungsstellung verbunden?

Wenn Sie Ihr Unternehmen auf die neue Rechnungsstellungsnorm vorbereiten, sollten Sie Folgendes wissen:

1. Das Finanz- und Buchhaltungssystem muss an die Anforderungen des KseF angepasst werden. Organisationen, die jeden Monat Hunderte oder Tausende von Dokumenten ausstellen und empfangen, sollten maßgeschneiderte IT-Lösungen für ihre Finanz- und Buchhaltungssysteme einführen. Diese Systeme sollten z. B. die Ausstellung, den Versand und den Empfang strukturierter Rechnungen, die Kommunikation mit KseF über APIs und die Authentifizierung der zur Nutzung von KseF berechtigten Personen ermöglichen.
2. Die Umsetzung des KseF nimmt viel Zeit in Anspruch und verursacht einen hohen administrativen und finanziellen Aufwand. Die Umsetzung setzt sich aus vielen Elementen zusammen und beruht auf koordinierten Handlungen von Mitarbeitern und Fachleuten aus verschiedenen Bereichen. Ein Großteil der Arbeit liegt in den Händen von IT-Entwicklern und -Beratern, aber es ist ebenso wichtig, Arbeitsabläufe und inhaltliche Fragen (z. B. welche Daten in elektronische Rechnungen aufgenommen werden sollen) effektiv zu verwalten.
3. Es ist festzulegen, welche Daten und Informationen die elektronischen Rechnungen enthalten sollen. Die Elemente und Felder der strukturierten Rechnungen können obligatorisch, fakultativ oder optional sein – insgesamt bis zu mehreren hundert Positionen. Es wird auch nicht möglich sein, Anhänge zu strukturierten Rechnungen hinzuzufügen. Die neue Lösung bietet den Steuerzahlern viele interessante Lösungen für ihre Geschäftsbeziehungen- Es ist aber eine ziemliche Herausforderung, sich im Labyrinth der Dokumentation über die so genannte Struktur zurechtzufinden und ein neues Rechnungsstellungskonzept zu erstellen.
4. Rechnungsstellungs- und Workflow-Prozesse müssen neu definiert werden. Die Rechnungen werden über das KseF ausgestellt und an die inländischen Auftragnehmer versandt, also nicht wie bisher in Papierform oder in beliebiger elektronischer Form. Für ausländische Kunden muss die Rechnung grundsätzlich in KseF ausgestellt und in einer vereinbarten Form außerhalb des Systems übermittelt werden. Auf der Einkaufsseite werden inländische Rechnungen ebenfalls über KseF empfangen, so dass das Problem ihrer manuellen Eingabe oder Texterkennung entfällt.
5. Das Finanz- und Buchhaltungspersonal muss sich mit den neuen Vorschriften sowie mit den Funktionen des KseF und den neuen Instrumenten des Finanz- und Rechnungswesens vertraut machen. Es ist daher sehr ratsam, das Personal in Schlüsselpositionen angemessen zu schulen und ihm die Möglichkeit zu geben, die neuen Lösungen in der Praxis zu üben – am besten noch vor Inkrafttreten des verbindlichen KseF.
6. Ab 2025 werden bei Verletzung der Pflicht zur Verwendung von KseF und strukturierten Rechnungen Strafen verhängt. Wird eine Rechnung außerhalb des Systems ausgestellt, wird dem Steuerpflichtigen eine Strafe in Höhe des in der Rechnung enthaltenen Steuerbetrags auferlegt bzw. 18,7 % des gesamten Rechnungsbetrages im Falle von Rechnungen ohne Steuer.
7. Tricks und technische Details müssen beherrscht werden. In den Vorschriften und Materialien zum obligatorischen KseF gibt es eine Reihe von Besonderheiten, die Steuerpflichtige übersehen können. Informationen darüber sind verstreut und in juristischem oder IT-Fachjargon verpackt. Zum Beispiel:

• Zusätzlich zu der vom Steuerpflichtigen vergebenen Standard-Rechnungsnummer erhalten strukturierte Rechnungen eine von KseF vergebene individuelle Nummer, die nicht in ihrem Inhalt, sondern in der amtlichen Empfangsbestätigung sichtbar ist. Eine Ausnahme bilden die strukturierten Korrekturrechnungen, auf denen die KseF-Nummer der ursprünglichen Rechnung angegeben werden muss.
• Ab 2025 muss die Nummer einer strukturierten Rechnung bei Überweisungen im Verwendungszweck angegeben werden.
• Die strukturierten Rechnungen müssen einen QR-Code enthalten.