W przyszłym roku czeka nas kolejna wielka zmiana w sprawozdawczości VAT. Wszystko wskazuje na to, że 1 lipca 2024 r. wejdzie w życie obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych i korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przygotowań lepiej nie odkładać na ostatnią chwilę – wdrożenie KSeF jest skomplikowane i czasochłonne. Wymaga ono głębokiej ingerencji w system finansowo-księgowy oraz procesy związane z fakturowaniem i obiegiem dokumentów w organizacji. Warto zatem przystąpić do działania już dziś – eksperci Sendero Tax & Legal z przyjemnością przeszkolą Państwa personel z KSeF i pomogą w przeprowadzeniu tzw. gap analysis.
Co to jest KSeF i czym jest faktura ustrukturyzowana?
Krajowy System e-Faktur to udostępniona przez polskie władze skarbowe platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie elektronicznej.
Faktura ustrukturyzowana (inaczej e-faktura) to faktura wystawiona za pomocą KSeF, w postaci elektronicznej (format XML). Faktury te powinny zawierać dane wymagane przepisami ustawy o VAT, mogą jednak zawierać więcej informacji. Dane te powinny być uszeregowane w określony sposób, wynikający ze struktury logicznej (wzoru) udostępnionej przez MF. Od połowy 2024 r. e-faktury co do zasady będą jedynym dopuszczalnym sposobem dokumentowania transakcji pomiędzy podatnikami VAT.
Kto będzie miał obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?
KSeF i faktury ustrukturyzowane obejmą wszystkich polskich podatników VAT, którzy mają w Polsce siedzibę, miejsce zamieszkania lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
Jak przygotować się do wejścia w życie KSeF?
Działania związane z wdrożeniem KSeF warto poprzedzić:
- Szkoleniem dla służb finansowo-księgowych w zakresie nowych przepisów i funkcjonalności KSeF. Szkolenie powinno obejmować omówienie zarówno najważniejszych regulacji związanych z KSeF i fakturami ustrukturyzowanymi (m.in. w zakresie uprawnień, sankcji, terminów), jak i zawartości faktury ustrukturyzowanej (tj. elementów i pól struktury logicznej).
- Analizą luk (ang. gap analysis) zmierzającą go zidentyfikowania obszarów procesu fakturowania i elementów systemu finansowo-księgowego, które wymają zmiany lub uzupełnienia na potrzeby stosowania KSeF.
Jeżeli będzie to Państwa intencją, eksperci Sendero Tax & Legal z przyjemnością udzielą wsparcia w obu ww. obszarach.
Dalsze etapy wdrożenia KSeF powinny być realizowane przy udziale specjalistów z zakresu IT, którzy zajmą się dostosowaniem systemu finansowo-księgowego do wymogów KSeF.
Jakie wyzwania towarzyszą wdrożeniu KSeF i przygotowaniu do e-fakturowania?
Przygotowując swoją organizację do nowego standardu fakturowania warto wiedzieć, że:
- Konieczne będzie dostosowanie systemu finansowo-księgowego do wymogów KSeF. Organizacje, które wystawiają i otrzymują w każdym miesiącu setki lub tysiące dokumentów powinny wdrożyć indywidualne rozwiązania IT dedykowane do ich systemów finansowo-księgowych. Systemy te powinny umożliwiać m.in. wystawianie, wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, komunikację z KSeF poprzez API oraz uwierzytelnianie osób uprawnionych do korzystania z KSeF.
- Wdrożenie KSeF wymaga sporo czasu oraz generuje obciążenia administracyjne i finansowe. Wdrożenie składa się z wielu elementów i opiera się na skoordynowanym działaniu personelu i specjalistów z różnych dziedzin. Gros pracy leży w rękach programistów i konsultantów IT, niemniej równie istotne jest efektywne zarządzanie przebiegiem prac i kwestiami merytorycznymi (np. jakie dane mają znaleźć się na e-fakturach).
- Należy określić jakie dane i informacje mają znaleźć się na e-fakturach. Elementy i pola faktur ustrukturyzowanych mogą mieć charakter obligatoryjny, opcjonalny lub fakultatywny – łącznie może być ich nawet kilkaset. Do faktur ustrukturyzowanych nie będzie też można dodawać załączników. Nowe rozwiązanie daje podatnikom wiele ciekawych rozwiązań, które można wykorzystać w relacjach biznesowych, ale odnalezienie się w gąszczu dokumentacji dotyczącej tzw. struktury i stworzenie nowej koncepcji fakturowania jest nie lada wyzwaniem.
- Trzeba na nowo zdefiniować procesy fakturowania i obiegu dokumentów. Faktury będą wystawiane i przesyłane do krajowych kontrahentów za pośrednictwem KSeF, a nie jak dotychczas w formie papierowej lub w dowolnym formacie elektronicznym. W przypadku klientów zagranicznych fakturę zasadniczo trzeba będzie wystawić w KSeF i przekazać ją w uzgodnionej formie poza systemem. Od strony zakupów, w obrocie krajowym faktury również będą wpływały przez KSeF – zniknie więc problem wprowadzania ich do systemu ręcznie lub przez OCR.
- Personel finansowo-księgowy musi poznać nowe regulacje, a także funkcjonalność KSeF oraz nowych narzędzi w systemie finansowo księgowym. Bardzo wskazane jest więc zapewnienie kluczowym pracownikom odpowiednich szkoleń i możliwości przećwiczenia nowych rozwiązań w praktyce – najlepiej jeszcze przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF.
- Od 2025 r. niezastosowanie się do obowiązku zastosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych będzie karane. W razie wystawienia faktury poza systemem na podatnika zostanie nałożona kara pieniężna stanowiąca równowartość kwoty podatku zawartej na fakturze lub 18,7% wysokości kwoty należności ogółem w przypadku faktur bez podatku.
- Trzeba zapanować nad kruczkami i technikaliami. W regulacjach i materiałach dot. obowiązkowego KSeF jest sporo szczególnych rozwiązań, które mogą podatnikom umknąć. Informacje na ich temat są rozporoszone i obudowane prawniczą lub informatyczną nowomową. Przykładowo:
- Oprócz standardowego numeru faktury nadanego przez podatnika, faktury ustrukturyzowane będą miały indywidualny numer nadamy przez KSeF, który nie będzie widoczny w ich treści, lecz w UPO. Wyjątkiem będą faktury ustrukturyzowane korygujące – na nich trzeba będzie zamieścić numer KSeF faktury pierwotnej.
- Od 2025 r. konieczne będzie umieszczanie numeru faktury ustrukturyzowanej w tytule płatności.
- Faktury ustrukturyzowane będą musiały zawierać kod QR.
Autor
