Wizja kontroli podatkowej spędza sen z powiek przedsiębiorców, jak i osób odpowiedzialnych za ich rozliczenia podatkowe. Skutki kontroli mogą być bowiem bardzo dotkliwe zarówno dla firmy jako organizacji, jak i dla osób odpowiedzialnych za jej rozliczenia.
Konieczność zapłaty przez firmę zaległości podatkowej, odsetek za zwłokę oraz sankcji to nie wszystko. Fiskus może pociągnąć do odpowiedzialności karno-skarbowej właścicieli firmy, członków zarządu, głównych księgowych lub dyrektorów finansowych.
Czy da się przewidzieć kontrolę? Jak i kiedy się do niej przygotować?
Aby odpowiedzieć na te pytania, konieczne jest zrozumienie celu kontroli podatkowych, zasad typowania podatników do kontroli oraz sposobu wszczęcia kontroli podatkowych. Poniżej postaram się zwięźle wyjaśnić te kwestie.
Po co przeprowadzane są kontrole podatkowe?
Podatki stanowią główne źródło dochodów budżetu państwa oraz budżetów jednostek samorządu terytorialnego. Stanowią one około 90% wpływów do tego budżetu. Zatem to głównie z podatków finansowane są m. in. szkolnictwo, służba zdrowia, armia, służby mundurowe, emerytury i renty, inwestycje w szkoły, drogi, mosty, szpitale oraz priorytetowe programy rządu, tj. Rodzina 800+, Dobry Start czy Leki75+.
Kontrole podatkowe prowadzone są w celu sprawdzenia, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, w tym w szczególności – czy płacą podatki w należnej wysokości. Są one podstawowym narzędziem, które ma służyć zapewnieniu odpowiednich wpływów do budżetu.
Warto pamiętać, że większość wpływów podatkowych stanowią wpływy z podatku VAT i akcyzy. W związku z tym należy się spodziewać, że większość kontroli ukierunkowana będzie na weryfikację prawidłowości rozliczania i zapłaty tych podatków.
Jak typowane są firmy do kontroli?
Czynności kontrolne realizowane są w ramach kontroli planowych oraz kontroli doraźnych. W ramach każdego z tych rodzajów kontroli, inaczej typowane są firmy, w których zostaną one przeprowadzone.
Kontrole planowe
Kontrole planowe prowadzone są według wcześniej przygotowanych planów kontroli sporządzonych przez organy podatkowe. Plany kontroli podatkowych nie są powszechnie dostępne. W założeniu powinny one jednak odpowiadać, opracowywanym co 4 lata przez Ministra Finansów i publikowanym na stronach rządowych, kierunkom działania i rozwoju Krajowej Administracji Skarbowej.
Na podstawie ww. kierunków działania można ze sporym prawdopodobieństwem przewidzieć, jakie branże, czy sektory gospodarki, będą w danym okresie bardziej narażone na kontrole.
Przykładowo, kierunki działania i rozwoju Krajowej Administracji Skarbowej na lata 2021 – 2024 zakładają w szczególności poprawę skuteczności zwalczania przestępstw ekonomicznych i nadużyć finansowych oraz wymianę pomiędzy krajami informacji podatkowych i celnych oraz innych informacji mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego i celnego. Stąd – jak się wydaje – w ostatnich latach zauważalny jest znaczny wzrost liczby kontroli w VAT ukierunkowanych na wykrywanie tzw. międzynarodowych przestępstw karuzelowych. Kontrolowanymi w tym zakresie są najczęściej firmy zajmujące się handlem międzynarodowym, które w ramach prowadzonej działalności dokonują wewnątrzwspólnotowych dostaw oraz eksportu towarów z zastosowaniem stawki 0% VAT. Organy szczególnie interesują się transakcjami łańcuchowymi i trójstronnymi, w ramach których – z uwagi na brak jasnych i zrozumiałych przepisów – bardzo często dochodzi do nieprawidłowości.
Powyższy trend powinien się utrzymać co najmniej do końca 2024 r.
Kontrole doraźne
Z kolei kontrole doraźne są wyrazem bieżącego reagowania na różne sygnały dotyczące nieprawidłowości podatkowych. Sygnały te pochodzą w szczególności:
- z analizy przesyłanych przez podatników plików JPK,
- z dokumentów i informacji pozyskanych przez organy podatkowe w trakcie tzw. kontroli krzyżowych,
- z danych przekazywanych przez instytucje bankowe oraz SKOK-i i przetwarzanych przez System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR),
- z danych przekazywanych w ramach raportowania schematów podatkowych (MDR),
- z informacji o nabytych / sprzedanych prawach, ruchomościach, nieruchomościach, przekazywanych np. przez notariuszy.
Kontrolę doraźną trudno jest przewidzieć. Można jednak podjąć czynności, które powinny przyczynić się do ograniczenia ryzyka ich przeprowadzenia. Do takich czynności należą w szczególności:
- weryfikacja kontrahentów (w tym w szczególności potwierdzanie ich danych na Białej Liście),
- dbałość o prawidłowe zamieszczanie danych w plikach JPK-VAT,
- gromadzenie dokumentów potwierdzających transakcje (tj. umowy, potwierdzenia wykonania usług, listy przewozowe).
Wszczęcie kontroli podatkowej
Co do zasady, organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Jednakże w pewnych sytuacjach możliwe jest podjęcie „nagłej” kontroli podatkowej, bez uprzedniego doręczenia zawiadomienia.
Kontrola po doręczeniu zawiadomienia
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej zawiera m. in. wskazanie zakresu kontroli, tj. podatku oraz okresu, który ma być kontrolowany.
Od momentu otrzymania zawiadomienia, kontrolowany ma minimum 7 dni na przygotowanie się do kontroli. Wynika to z faktu, że kontrola nie może być wszczęta wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Nie ma przy tym przeszkód, aby kontrolowany po otrzymaniu zawiadomienia ustalił w porozumieniu z kontrolującymi dogodny dla obu stron moment, w którym kontrola zostanie wszczęta.
Kontrola bez zawiadomienia
Wszczęcie kontroli podatkowej, bez uprzedniego zawiadomienia kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli, możliwe jest jedynie w ściśle określonych przypadkach, wymienionych w przepisach Ordynacji podatkowej.
Do takich przypadków należą sytuacje, w których kontrola:
- dotyczy zasadności zwrotu VAT,
- ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,
- dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,
- dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,
- ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- jest niezbędna dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
- ma charakter doraźny, dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury,
- dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin,
- ma charakter doraźny, dotyczący sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej,
- dotyczy zasadności zwrotu PIT lub CIT na podstawie postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania;
- organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany:
- został prawomocnie skazany za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli,
- jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
- nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione;
- zachodzi konieczność rozszerzenia zakresu kontroli na inne okresy rozliczeniowe, z uwagi na nieprawidłowości stwierdzone w wyniku dokonanych już czynności kontrolnych.
W każdym innym przypadku konieczne jest doręczenie podatnikowi zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej co najmniej na 7 dni przed jej rozpoczęciem.
Jak przygotować się do kontroli?
W związku z tym, że nie da się na 100% przewidzieć kontroli podatkowej w firmie, warto jest być do niej przygotowanym zawsze. W tym zakresie można:
- przeprowadzać okresowe przeglądy podatkowe, które pozwolą na bieżące wychwycenie ewentualnych nieprawidłowości i ich skorygowanie,
- przeprowadzać regularne szkolenia podatkowe dla osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe, celem zwiększania ich wiedzy i kompetencji,
- przygotować procedurę postępowania w razie ewentualnej kontroli podatkowej, aby w razie wszczęcia kontroli pracownicy wiedzieli, jak mają się zachować.
Otrzymanie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej lub jej wszczęcie bez zawiadomienia, to ostatni dzwonek, aby przygotować się do kontroli.
Ustanowienie pełnomocnika
Absolutnym minimum w tym zakresie powinno być udzielenie pełnomocnictwa osobie, która będzie reprezentowała kontrolowanego w trakcie kontroli, tj. będzie przekazywała kontrolującym żądane dokumenty oraz udzielała im żądanych wyjaśnień.
Dla zwiększenia szans uzyskania pozytywnego wyniku kontroli, warto ustanowić pełnomocnika profesjonalnego, tj. najlepiej doradcę podatkowego, który ma doświadczenie w prowadzeniu kontroli podatkowych w zakresie kontrolowanego podatku.
Zaangażowanie profesjonalnego pełnomocnika powinno przyczynić się do prowadzenia kontroli bez nadużyć oraz z poszanowaniem praw kontrolowanego.
Poza tym, profesjonalny pełnomocnik powinien zapewnić właściwą – tj. korzystną dla kontrolowanego i nierodzącą dodatkowych ryzyk – prezentację faktów.
Analiza kluczowych transakcji badanego okresu
Po uzyskaniu wiedzy o wszczęciu/zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej warto przeanalizować kluczowe transakcje wykonane podczas kontrolowanego okresu.
W tym zakresie warto jest zebrać kompletną dokumentację (tj. faktury, umowy, uzgodnienia e-mailowe, kosztorysy, dokumenty, przewozowe, dokumenty celne itp.) i ponownie ocenić prawidłowość rozliczeń dokonanych z tego tytułu. Może się to przyczynić do oceny ryzyka negatywnego zakończenia kontroli i umożliwić podjęcie decyzji o ewentualnym skorygowaniu rozliczeń danej transakcji.
Opracowanie strategii
Dla pozytywnego zakończenia kontroli istotne znaczenie ma przyjęta przez kontrolowanego strategia dotycząca faktów i sposobu ich prezentacji. W zakresie opracowywania strategii również warto skorzystać z usług profesjonalnego pełnomocnika.
Ważne jest, aby przyjętą strategię konsekwentnie prezentować kontrolującym przez cały okres trwania kontroli.
Autor
