Coraz ładniejsza pogoda za oknem sprzyja integracji na świeżym powietrzu. Zbliżające się lato zachęca do planowania firmowych pikników i imprez integracyjnych. Przedsiębiorcy, planując tego typu wydarzenia, często zapominają jednak, że ciąży na nich wiele obowiązków prawnych, a ich niedopełnienie może rodzić odpowiedzialność.
100, 500 czy 1000 uczestników firmowego pikniku?
Liczby mają w tym przypadku niebagatelne znaczenie. Organizacja imprezy integracyjnej na świeżym powietrzu dla 1000 uczestników nie jest czymś rzadko spotykanym. Zwłaszcza duże zakłady produkcyjne z łatwością są w stanie zgromadzić tyle osób. Tym bardziej, że pracownikom często towarzyszą członkowie rodzin. Często (choć oczywiście nie zawsze) właśnie udostępnienie 1000 miejsc dla uczestników sprawia, że taki firmowy piknik staje się imprezą masową. Pociąga to za sobą powstanie po stronie pracodawcy wielu obowiązków wynikających z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. Można wśród nich wymienić na przykład konieczność stworzenia regulaminu imprezy, zapewnienia odpowiedniej liczby członków służby informacyjnej i porządkowej oraz pomocy medycznej, zabezpieczenia przeciwpożarowego. Organizacja imprezy masowej wymaga także uzyskania zezwolenia właściwego organu.
Czy potrzebne jest zezwolenie na organizację imprezy masowej?
Imprezę firmową należy zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem. Wniosek o wydanie zezwolenia na organizację imprezy masowej należy złożyć najpóźniej 30 dni przed planowanym terminem imprezy. Do wniosku należy dołączyć ponadto szereg dokumentów. Należy zatem uwzględnić także czas niezbędny na ich skompletowanie.
Może się okazać, że nawet przy dużej ilości uczestników imprezy firmowej, nie trzeba będzie uzyskiwać zezwolenia na organizację imprezy masowej. Może się tak wydarzyć np. w sytuacji, jeżeli impreza będzie kierowana wyłącznie do pracowników. Niekiedy możliwe jest również skorzystanie z innych wyłączeń przewidzianych przez ustawę o bezpieczeństwie imprez masowych, aby zwolnić się z obowiązku uzyskania zezwolenia. . Ocena, czy pracodawca może skorzystać z któregoś z przewidzianych w ustawie wyłączeń, wymaga jednak wnikliwej analizy prawnej.
Gadżety za wiedzę o firmie? Pizza za trafione numery?
Działy marketingu głowią się nad zapewnieniem ciekawych rozrywek. A nic tak nie motywuje do udziału w nich jak możliwość zdobycia atrakcyjnej nagrody. Turnieje, konkursy, losowania, gry. Czy to już hazard?
Popularne loterie fantowe stanowią grę losową w rozumieniu ustawy o grach hazardowych. Organizacja ich wymaga uzyskania odpowiedniego zezwolenia lub dokonania zgłoszenia – w zależności od wartości puli nagród. Pracodawca zamierzający zorganizować taką grę powinien posiadać także między innymi jej regulamin, dokumenty potwierdzające legalność źródeł pochodzenia środków finansowych czy zaświadczenia o niezaleganiu z zapłatą podatków i składek. Organ administracji ma z kolei aż 2 miesiące na wydanie zezwolenia – co także należy wziąć pod uwagę w swoim kalendarium.
Od rygorów ustawy o grach hazardowych można uciec, zastępując loterię konkursem. Uczestnicy mogą wówczas popisać się swoją wiedzą lub kreatywnością. Organizacja konkursu często wymaga jednak uwzględnienia przepisów z zakresu prawa autorskiego. Może bowiem okazać się, że uczestnicy wymyślający zabawne hasła czy przesyłający zdjęcia są twórcami w rozumieniu tych przepisów. Korzystanie przez pracodawców z ich twórczości będzie zatem wymagać odpowiedniego ukształtowania kwestii przejścia praw autorskich.
Czy można pochwalić się organizacją imprezy?
Pracodawcy nierzadko wykorzystują organizowane przez siebie wydarzenia także w celu promowania swojego wizerunku. Zdjęcia z imprez firmowych często trafiają na strony internetowe i portale społecznościowe. Taka praktyka nie zawsze jednak jest w pełni zgodna z prawem.
Publikowanie zdjęć uczestników imprezy stanowi rozpowszechnianie wizerunków w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Poza pewnymi wyjątkami, rozpowszechnianie takie wymaga zezwolenia osób uwiecznionych na zdjęciach. Jeśli zdjęcia ukazujące uczestników wydarzenia są podpisane ich nazwiskami, w grę wchodzi także przetwarzanie danych osobowych. Wymaga to realizacji licznych obowiązków wynikających z RODO. W szczególności wymagane jest prawidłowe ustalenie podstawy prawnej tego przetwarzania oraz zrealizowanie obowiązku informacyjnego.
Lepiej nie zwlekać z organizacją
Nie warto zatem pozostawiać kwestii prawnych na ostatnią chwilę. Organizacja firmowego pikniku wymaga skoordynowania wielu aspektów, a niedopatrzenia mogą słono kosztować pracodawcę. Organizacja loterii bez wymaganego zezwolenia lub zgłoszenia wiąże się bowiem z ryzykiem nałożenia kary pieniężnej, nawet w wysokości kilkudziesięciu tysięcy złotych. Z kolei organizacja imprezy masowej bez wymaganego zezwolenia może wiązać się nałożeniem wysokiej grzywny (nawet na kwotę miliona złotych), a dodatkowo z odpowiedzialnością karną.
Autor
