Anulowanie faktury jest dopuszczalne jedynie wtedy, gdy faktura ta nie została wprowadzona do obrotu prawnego i nie dokumentuje rzeczywistych czynności.

W praktyce gospodarczej zdarzają się przypadki omyłkowego wystawienia faktury VAT. W takich sytuacjach pojawia się pytanie, czy taki dokument można anulować. Przepisy ustawy o VAT nie zawierają odpowiedzi na to pytanie. Pomocna w tym zakresie okazuje się jednak praktyka władz podatkowych.

Jedynie w wyjątkowych sytuacjach

Z interpretacji indywidualnych wynika, że anulowanie faktury jest – co do zasady – dopuszczalne. Niemniej, mechanizm anulowania faktur powinien być traktowany w sposób wyjątkowy i wykorzystywany wyłącznie w razie zaistnienia takiej konieczności.

Ponadto, aby anulowanie faktury było możliwe, konieczne jest spełnienie dwóch przesłanek:

  • po pierwsze – dokument ten nie może zostać wprowadzony do obrotu prawnego,
  • po drugie – faktura ta nie może dokumentować czynności, które zostały faktycznie dokonane.

Co istotne, powyższe warunki muszą zostać spełnione łącznie. Tak więc anulacja faktury nie będzie dopuszczalna, gdy faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję – nawet, gdy nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego. Tak samo anulowanie faktury nie będzie możliwe, gdy została ona wprowadzona do obrotu, choć nie dokumentuje żadnej faktycznie zrealizowanej czynności.

Gdy nie wprowadzono do obrotu

Zgodnie z praktyką organów podatkowych, przesłanka niewprowadzenia faktury do obrotu jest spełniona, gdy ma miejsce jeden z trzech nw. przypadków. Zatem, gdy faktura:

  • nie została wysłana do kontrahenta albo
  • została wysłana do kontrahenta, ale nie została przez niego odebrana, albo
  • została wysłana i doręczona, a następnie odesłana przez kontrahenta (po spełnieniu określonych warunków).

Takie podejście wynika w szczególności z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 marca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012. 12.2019.2.RSZ).

Na uwagę zasługuje przy tym przede wszystkim trzeci z powyższych przypadków. Pozwala on bowiem, co do zasady, na anulowanie faktury także wówczas, gdy doszło do doręczenia faktury kontrahentowi. Należy jednak w tym miejscu wskazać, że – w świetle ww. interpretacji indywidualnej – anulacja takiej faktury będzie możliwa wyłącznie, gdy podatnik (wystawca faktury) będzie posiadał oba egzemplarze faktury (oryginał i kopię). Ponadto, wymaga się, aby dokument ten nie był uwzględniony w rozliczeniach VAT kontrahenta.

Jeżeli nie dotyczy wykonanych czynności

Przesłanka nakazująca, aby wystawiona faktura nie dokumentowała czynności, które zostały dokonane, nie powinna budzić większych wątpliwości. Dla jasności można jednak wskazać, że chodzi tu o taką sytuację, w której transakcja wykazana na fakturze nie miała miejsca.

Przykładowo, przesłanka ta będzie spełniona m.in. gdy faktura została wystawiona:

  • na zły podmiot (w rzeczywistości nabywcą była inna firma),
  • w celu udokumentowania sprzedaży towarów, które nie zostały ostatecznie dostarczone (kontrahent ani nie odebrał, ani nie zapłacił za zamówione towary),
  • dla udokumentowania usługi, która finalnie nie została wykonana (kontrahent zrezygnował ze świadczenia przed dokonaniem zapłaty).

Jak anulować fakturę

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych wskazują, że anulowanie faktury powinno nastąpić poprzez przekreślenie oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Taka adnotacja powinna wskazywać przyczynę i okoliczności takiej anulacji.

Takie stanowisko można odnaleźć m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 marca 2019 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.30.2019.1.AK).

Jednocześnie należy wskazać, że fakturę anulowaną należy pozostawić w dokumentacji – wraz z pozostałymi dokumentami rozliczeniowymi. Taka faktura oznaczona jest bowiem numerem porządkowym i z uwagi na to wpływa na numerację pozostałych faktur. Nie można jej zatem zniszczyć i uznać za niebyłą.

Jak rozliczyć anulowanie faktury

Jeżeli faktura – przed jej anulowaniem – została uwzględniona w rozliczeniach VAT (w tym w ewidencji i deklaracji), możliwe jest odpowiednie skorygowanie tych rozliczeń. Powinno to nastąpić poprzez złożenie korekty deklaracji VAT (i ewidencji) za okres, w którym faktura ta została pierwotnie ujęta. W praktyce, taka korekta polega na „wycofaniu” z rozliczeń anulowanej faktury.

Powyżej zaprezentowane podejście potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 września 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK).

Problem z fakturami elektronicznymi

Biorąc pod uwagę wcześniej przedstawione zasady anulowania faktur można dojść do wniosku, że podatnicy nie powinni mieć większych problemów z anulacją faktur, które zostały wystawione przypadkowo. I to nawet wtedy, gdy takie faktury zostaną wysłane i doręczone kontrahentom. Jak się jednak okazuje w praktyce, jest to mylne wrażenie.

Obecnie podatnicy coraz częściej decydują się na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. W sytuacji, gdy dojdzie do omyłkowego sporządzenia faktury elektronicznej i wysłania jej – drogą elektroniczną – kontrahentowi, nie ma już natomiast możliwości odwrócenia tej operacji. Zatem, nie jest również dopuszczalne anulowanie takiego dokumentu (tak m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 stycznia 2019 r. o sygn. 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK).

Nawet bowiem, gdy faktura ta zostanie odesłana jej wystawcy, nie można bowiem wykluczyć dalszego posiadania tej faktury przez kontrahenta. Ponadto, w takim przypadku nie jest również możliwe, aby podatnik (wystawca faktury) był w posiadaniu obu egzemplarzy faktury (oryginału i kopii). W konsekwencji, podmiot ten nie ma także możliwości dokonania adnotacji wykluczających powtórne wykorzystanie tego dokumentu. Oprócz tego, w takiej sytuacji nie można mieć pewności co do nieujęcia omyłkowej faktury w rozliczeniach VAT kontrahenta.

W takich przypadkach – wbrew temu, co mogłoby się wydawać – jedyną możliwością pozostaje zatem odpowiednie skorygowanie takich dokumentów.