Prezydent podpisał nowelizację ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw. Zmiana dotyczy Krajowego Systemu e-Faktur (dalej – KSeF). KSeF to ogólnokrajowy program informatyczny, umożliwiający bezpieczną wymianę i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.
Początkowo KSeF ma być dobrowolne, a podatnicy, którzy z niego skorzystają zyskają m.in. dodatkowe korzyści podatkowe. Kiedy system zacznie działać oraz na jakie korzyści można liczyć? O tym przeczytasz w dalszej części wpisu.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Od 1 stycznia 2022 r. ma rozpocząć funkcjonowanie system teleinformatyczny KSeF, który pozwoli przedsiębiorcom wystawiać, otrzymywać i przechowywać faktury ustrukturyzowane. Podatnik zasadniczo będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane w systemach finansowo-księgowych, według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Następny krok to przesyłanie faktury do KSeF za pomocą API (oprogramowania umożliwiającego łączenie i wymianę danych w komunikacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi).
Po wprowadzeniu do systemu danych z faktury, będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący. Ponadto system zweryfikuje zgodność faktur z określonym wzorem. Następnie system e-Faktur będzie wysyłał komunikaty dotyczące wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
Ponadto, Krajowy System e-Faktur będzie analizował i kontrolował prawidłowość danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych. W przyszłości zwiększy to możliwości kontrolne organów podatkowych.
Faktury ustrukturyzowane
Faktury ustrukturyzowane to dokumenty, które będą wystawiane przez podatników w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dokumenty te obok faktur papierowych i elektronicznych będą kolejną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji.
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Co istotne, w sytuacji gdy odbiorca nie wyrazi zgodny na jej otrzymywanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawiania faktury ustrukturyzowanej w systemie i będzie zobowiązany do jej przekazania odbiorcy w inny sposób np. e-mailem.
W momencie nadania przez KSeF automatycznego numeru identyfikacyjnego (innego niż ten nadany przez przedsiębiorcę) faktura będzie uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną,. Wyjątkiem będą sytuacje, w których nabywca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.
KSeF, a korzyści dla podatnika
Podatnicy korzystający z nowego systemu e-Faktur będą mogli liczyć na następujące dodatkowe korzyści:
- skrócenie terminu zwrotu VAT na rachunek bankowy z 60 do 40 dni (z pewnymi zastrzeżeniami),
- możliwość rozliczania faktur korygujących zmniejszających wystawianych w postaci faktury ustrukturyzowanej bez konieczności posiadania dokumentacji, o której mowa w 29a ust. 13 ustawy o VAT,
- brak obowiązku archiwizacji faktur (co do zasady faktury mają być przechowywane w systemie przez 10 lat licząc od końca roku, w którym zostaną wystawione),
- stały dostęp do faktur,
- wyeliminowanie błędów przy wystawianiu faktur (dzięki jednolitemu wzorowi),
- krótszy i sprawniejszy obieg dokumentów,
- brak konieczności wystawiania duplikatów.
Preferencje te mogą wydawać się mało zachęcające. Jednak skrócenie terminu zwrotu podatku VAT do 40 dni dla niektórych podatników może okazać się bardzo korzystne.
Faktury ustrukturyzowane zostaną wprowadzone na zasadach dobrowolności od 1 stycznia 2022 r. Czasu na wdrożenie zmian w systemach finansowo-księgowych zostało już bardzo mało. Mając jednak na względzie nieoficjalną zapowiedź Ministerstwa Finansów obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych od 2023 r. – naszym zdaniem – warto rozpocząć przygotowania do tych zmian z odpowiednim wyprzedzeniem. Dlatego też, rekomendujemy, aby już teraz zacząć wdrażać system umożliwiający skorzystanie z e-Faktur.
Autor
