[Aktualizacja: 2 lutego 2023 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r. Wprowadzono także kilka zmian w założeniach tego mechanizmu (m.in. wyłączenie z KSeF faktur B2C). Z komunikatem władz skarbowych można zapoznać się tutaj.]
Od początku 2022 r. podatnicy VAT mają możliwość dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W styczniu 2024 r. rozwiązanie to stanie się obowiązkowe.
Pozornie czasu na wdrożenie KSeF jest sporo. KSeF oznacza jednak niemałą rewolucję wymagającą dostosowania systemu finansowo-księgowego oraz niektórych procesów w przedsiębiorstwie. Nie warto zatem odkładać przygotowań na ostatnią chwilę – początek roku 2023 to dobry czas na zaplanowanie wdrożenia i rozpoczęcie prac. Dobrym pomysłem będzie sfinalizowane tego projektu jeszcze przed końcem roku – tak, aby rozwiązanie to przetestować w praktyce i wprowadzić niezbędne korekty – póki korzystanie z KSeF nie będzie obligatoryjne.
Czym jest KSeF i faktury ustrukturyzowane?
W prasie branżowej faktura ustrukturyzowana nazywana jest zamiennie e-fakturą lub fakturą elektroniczną – co może być mylące w kontekście faktur wystawianych już w dziś w formatach PDF lub XML. Z dzisiejszej pespektywy faktura ustrukturyzowana to nowa, alternatywna forma dokumentowania transakcji dla celów VAT – obok faktur papierowych i znanych dziś faktur elektronicznych. Niemniej już od przyszłego roku dla wielu podatników faktury ustrukturyzowane będą jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji podlegających VAT.
Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem KSeF, tj. systemu teleinformatycznego udostępnionego przez władze skarbowe. W praktyce faktura ustrukturyzowana powinna mieć formę pliku w formacie XML, w którym dane przedstawione są zgodnie z tzw. strukturą logiczną udostępnioną przez administrację skarbową. Od strony technicznej rozwiązanie to mocno przypomina funkcjonujące dziś pliki JPK_V7 i JPK_Fa. Co istotne, w nowej e-fakturze konieczne może okazać się prezentowanie znacznie większej ilości danych i informacji, niż dotychczas.
Dzięki KSeF władze skarbowe niemal w czasie rzeczywistym będą więc miały dostęp do danych o transakcjach realizowanych przez podatników.
Kto będzie objęty obowiązkowym KSeF?
Obligatoryjnym KSeF zostaną objęci podatnicy VAT posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Obowiązek ten nie został rozszerzony na zagranicznych przedsiębiorców, który w Polsce są jedynie zarejestrowani na potrzeby VAT. Podmioty te oczywiście mogą i w 2024 r. nadal będą mogły zdecydować się na dobrowolne korzystanie z KSeF.
Jakie transakcje będą dokumentowane fakturami ustrukturyzowanymi?
Fakturami ustrukturyzowanymi trzeba będzie dokumentować wszystkie czynności, które już dziś należy dokumentować za pomocą „zwykłych” faktur. Oprócz czynności podlegających VAT, które dokonywane są pomiędzy podatnikami VAT (tzw. B2B), za pomocą nowych e-faktur dokumentowane będą transakcje z organami administracji publicznej i z konsumentami (B2C). Również faktury zaliczkowe i korygujące będą wystawiane w formie ustrukturyzowanej.
Jak się przygotować?
Zasadniczo faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane i przesyłane przez podatników za pomocą:
- darmowej aplikacji przeglądarkowej udostępnionej podatnikom przez MF, lub
- komercyjnych rozwiązań, w tym systemów finansowo-księgowych funkcjonujących u podatnika.
Naszym zdaniem darmowe rozwiązanie w zasadzie przeznaczone jest dla małego biznesu, z uwagi na konieczność „manualnego” wprowadzania danych z faktur. Przy znacznej liczbie faktur sprzedażowych i zakupowych korzystanie z aplikacji webowej będzie uciążliwe lub wręcz niemożliwe.
W przypadku „większych” podatników stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie się wiązać z koniecznością poniesienia znacznych nakładów finansowych oraz zmierzenia się z nowymi obciążeniami administracyjnymi. Przede wszystkim trzeba rozbudować posiadany system finansowo-księgowy o nowe funkcjonalności związane z prezentacją danych w określonym formacie, wystawianiem faktur ustrukturyzowanych oraz komunikowaniem się z KSeF.
Z naszego doświadczenia wynika, że konieczne może być również przebudowanie wielu istniejących procesów pod kątem nowego trybu fakturowania. W praktyce konieczne będzie więc zaangażowanie wewnętrznego działu IT lub zewnętrznego konsultanta ERP. Jednym z kluczowych wyzwań z pewnością okaże się zapewnienie by wszystkie niezbędne dane były wprowadzane do systemu księgowego oraz by były „zaciągane” do odpowiednich pól na fakturze ustrukturyzowanej. Wdrożenie nowych e-faktur powinno być zwieńczone szkoleniami dla personelu finansowo-księgowego.
Nasz Zespół VAT z przyjemnością wesprze Państwa w procesie wdrożenia KSeF.
Autor
