Od początku 2022 r. podatnicy mają możliwość dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W przyszłości rozwiązanie to ma stać się obligatoryjne.
Czym jest KSeF i faktury ustrukturyzowane?
Z dzisiejszej pespektywy faktura ustrukturyzowana to nowa, alternatywna forma dokumentowania transakcji dla celów VAT – obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem KSeF, tj. systemu teleinformatycznego udostępnionego przez władze skarbowe.
W praktyce faktura ustrukturyzowana powinna mieć formę pliku w formacie *.xml, w którym dane przedstawione są zgodnie z tzw. strukturą logiczną udostępnioną przez administrację skarbową. Od strony technicznej rozwiązanie to mocno przypomina funkcjonujący dziś plik JPK_V7. Co istotne, w nowej e-fakturze konieczne może okazać się prezentowanie znacznie większej ilości danych i informacji, niż dotychczas.
Obecnie stosowanie faktur ustrukturyzowanych wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury. W przypadku braku akceptacji odbiorcy na otrzymanie faktury przy użyciu KSeF, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w uzgodnionej z nim postaci (np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej).
Dobrowolne stosowanie faktur ustrukturyzowanych daje korzyści
Zachętą do wdrożenia nowych e-faktur ma być m.in.:
- możliwość korzystania z krótszego, 40-dniowego terminu zwrotu VAT (po spełnieniu dodatkowych warunków),
- zwolnienie z obowiązku przesyłania JPK_FA na żądanie organu podatkowego – w zakresie objętym wystawionymi fakturami ustrukturyzowanymi,
- brak konieczności gromadzenia dokumentacji potwierdzającej prawo do ujęcia faktur korygujących in-minus,
- brak możliwości zgubienia/zniszczenia faktury ustrukturyzowanej.
Moim zdaniem korzyści proponowane podatnikom nie równoważą jednak trudów związanych ze wdrożeniem nowego sposobu fakturowania.
Jak się przygotować, czyli podatniku (ponownie) szykuj się na wydatki
Zasadniczo faktury ustrukturyzowane powinny być przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF poprzez interfejs API. Dla mikroprzedsiębiorców przewidziano jednak możliwość wystawiania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych za pomocą zaktualizowanej aplikacji e-Mikrofirma.
W przypadku „większych” podatników stosowanie faktur ustrukturyzowanych wiąże się więc z koniecznością poniesienia znacznych nakładów finansowych oraz zmierzenia się z nowymi obciążeniami administracyjnymi. Przede wszystkim trzeba rozbudować posiadany system finansowo-księgowy o nowe funkcjonalności związane z prezentacją danych w określonym formacie, wystawianiem faktur ustrukturyzowanych oraz komunikowaniem się z KSeF.
Z naszego doświadczenia wynika, że konieczne może być również przebudowanie wielu istniejących procesów pod kątem nowego trybu fakturowania. W praktyce konieczne będzie więc zaangażowanie wewnętrznego działu IT lub zewnętrznego konsultanta ERP. Wdrożenie nowych e-faktur powinno być zwieńczone szkoleniami dla personelu finansowo-księgowego.
Szykuje się rewolucja w sprawozdawczości VAT
Póki wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne, większość podatników wciąż traktuje to rozwiązanie jako ciekawostkę. Część z nich – świadoma nadchodzącej zmiany – z niepokojem spogląda jednak w przyszłość. Wdrożenie faktur ustrukturyzowanych jest bowiem wyzwaniem, z którym w ostatnich latach można porównać jedynie z wejściem w życie pliku JPK_V7.
Pierwotnie Ministerstwo Finansów planowało wprowadzić obowiązek stosowania KSEF i faktur ustrukturyzowanych dla wszystkich podatników począwszy od II kwartału 2023 r. – wymagało jednak uzyskania zgody Komisji Europejskiej. W decyzji wykonawczej Rady UE zezwolono Polsce na wprowadzenie tego rozwiązania dopiero od 1 stycznia 2024 r. Wniosek ten potwierdza również oficjalny komunikat zamieszczony na stronach internetowych Ministerstwa Finansów.
Polscy podatnicy zyskują zatem więcej czasu na dostosowanie się do nowych wymogów. Biorąc jednak pod uwagę kaliber nadchodzących zmian, odkładanie prac wdrożeniowych nie jest wskazane. Nasz Zespół VAT z przyjemnością wesprze Państwa w tym zakresie.
Autor
