Dnia 7 kwietnia 2023 roku weszły w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej. Niniejsza nowelizacja kodeksu pracy była przez wiele miesięcy przedmiotem ożywionej dyskusji. Zmiany zapowiadano w ten sposób, że wszyscy pracownicy zyskają możliwość pracy zdalnej. Jednak interpretacja Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej nie pozostawia wątpliwości – pracownicy nie mogą samodzielnie planować pracy poza biurem.
Wniosek o okazjonalną pracę zdalną
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wniosek pracownika dotyczący okazjonalnej pracy zdalnej nie jest wiążący dla pracodawcy – zatem pracodawca może odmówić uwzględnienia takiego wniosku. Z kolei w uzasadnieniu projektu ustawy wskazano, że okazjonalna praca zdalna może być wykonywana przede wszystkim w sytuacjach „incydentalnych i szczególnych” (np. konieczność opieki nad członkiem rodziny lub potrzeba wyjazdu do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych). To bardzo ważna konkluzja. Realizacja okazjonalnej pracy zdalnej zgodnie z wnioskami pracowników może bowiem stanowić znacznie trudniejszy temat niż pracodawcy kiedykolwiek przypuszczali.
Odmowa okazjonalnej pracy zdalnej
Pracodawca może odmówić pracownikowi okazjonalnej pracy zdalnej. Jednak taka odmowa nie może naruszać zasady równego traktowania w zatrudnieniu. To znaczy, że porównywalne sytuacje nie powinny być traktowane w różny sposób oraz różne sytuacje nie powinny być traktowane w identyczny sposób – chyba że jest to obiektywnie uzasadnione. Tym samym regulacje wewnętrzne powinny określać obowiązek uzasadnienia wniosku o okazjonalną pracę zdalną oraz zasady rozpatrywania takich wniosków.
Pewne wątpliwości może wzbudzać możliwość pozbawienia niektórych grup pracowników prawa do okazjonalnej pracy zdalnej w porozumieniu, regulaminie lub innym wewnątrzzakładowym akcie prawa pracy. Wykładnia systemowa przepisów ustawy pozwala na przyjęcie, że takie wyłączenie jest dopuszczalne, jeżeli wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy. Jednak dopiero praktyka – orzecznictwo sądów powszechnych oraz poglądy Państwowej Inspekcji Pracy – pozwolą na usystematyzowanie tego uprawnienia pracodawcy.
Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej
Zgodnie z nowymi przepisami okazjonalna praca zdalna może być wykonywana w wymiarze nieprzekraczającym dwudziestu czterech dni w roku kalendarzowym. Tym samym ustawodawca określił wymiar okazjonalnej pracy zdalnej jedynie w odniesieniu do roku kalendarzowego. Oznacza to, że pracownik może wnioskować o wykorzystanie pełnej puli w ciągu jednego miesiąca. W tym miejscu warto również zasygnalizować stanowisko przedstawione w uzasadnieniu projektu ustawy. Rada Ministrów przyjęła bowiem, że prawo do okazjonalnej pracy zdalnej dotyczy również tych pracowników, którzy świadczą pracę w systemie hybrydowym.
Ponadto Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wskazuje, że określony w ustawie wymiar okazjonalnej pracy zdalnej przysługuje niezależnie od wymiaru oraz rozkładu czasu pracy. To znaczy, że dokładnie takie same uprawnienia dotyczą pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy oraz pracownika zatrudnionego wyłącznie na część etatu. Nie ma również znaczenia dobowy wymiar czasu pracy w określonym dniu. Zatem nie ma przeszkód, aby pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy wykonywał pracę zdalną przez te dwadzieścia cztery dni w roku kalendarzowym, w których zgodnie z rozkładem pracy jego dobowy wymiar czasu pracy został wydłużony.
W konsekwencji powyższego bardzo istotne jest wprowadzenie odpowiednich regulacji wewnętrznych. Takie zasady powinny pozwalać na równomierne oraz racjonalne rozłożenie dni okazjonalnej pracy zdalnej. Mogą obejmować postanowienia dotyczące:
- maksymalnej liczby dni okazjonalnej pracy zdalnej w miesiącu (np. pracownik może wykonywać okazjonalną pracę zdalną nie częściej niż przez dwa dni w miesiącu);
- minimalnej liczby dni obecności w biurze (np. pracownik hybrydowy może wykonywać okazjonalną pracę zdalną, jednak powinien być obecny w biurze nie rzadziej niż raz w tygodniu).
Zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej
Okazjonalna praca zdalna tylko pozornie jest odformalizowana. Faktycznie, omawiana forma pracy zdalnej nie musi być uregulowana w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu. Niemniej pracownicy zdalni powinni przestrzegać szeregu zasad – m.in. z zakresu ochrony informacji i danych osobowych lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Tym samym warto rozważyć wprowadzenie odpowiedniej polityki, która w sposób wyczerpujący opisywałaby reguły sporadycznego świadczenia pracy z innego miejsca niż biuro.
Przede wszystkim należy podkreślić, że obowiązkiem pracodawcy jest określenie procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenie – w miarę potrzeby – instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Pracownik powinien potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej, że zapoznał się z tymi zasadami.
Ponadto pracodawca powinien przygotować ocenę ryzyka zawodowego w pracy zdalnej – jednak może to być uniwersalna ocena ryzyka dla poszczególnych grup stanowisk. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę wpływ pracy zdalnej na wzrok oraz układ mięśniowo-szkieletowy, jak również uwarunkowania psychospołeczne pracy zdalnej. Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektora Pracy pracodawca może przeprowadzić w tym celu kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej lub skorzystać z innych narzędzi np. list kontrolnych, a także fotografii lub filmów dotyczących takiego miejsca. Na podstawie tej oceny ryzyka pracodawca powinien sporządzić informację o bezpieczeństwie i higienie pracy zdalnej, w której zostaną omówione zagadnienia dotyczące:
- organizacji stanowiska pracy zdalnej,
- zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
- czynności wykonywanych po zakończeniu pracy zdalnej,
- postępowania w sytuacjach awaryjnych.
Pracownik powinien potwierdzić, że zapoznał się z tymi dokumentami oraz złożyć oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że na jego stanowisku są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Warto również podkreślić, że pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontrolę dotyczącą ochrony informacji i danych osobowych. Taka kontrola powinna odbywać się na zasadach ustalonych z pracownikiem. To uprawnienie pracodawcy jest bardzo ważne, ponieważ – zgodnie z cytowanym już stanowiskiem Głównego Inspektora Pracy – inspektorzy pracy nie mogą wykonywać czynności kontrolnych w mieszkaniu pracownika.
Autor
