Czy lepiej zostać członkiem Zarządu czy prokurentem?

Czasami Klienci zadają nam pytanie, czy lepiej zostać członkiem Zarządu czy prokurentem w spółce. Jeszcze inni pytają co to właściwie jest ta prokura. Postanowiliśmy więc wskazać czym jest prokura, jaki jest jej zakres i jak można ją porównać z pełnieniem funkcji członka Zarządu (jakie są najważniejsze różnice między nimi).

Czym jest prokura?

Prokura jest rodzajem pełnomocnictwa handlowego. Przy czym zakres tego pełnomocnictwa jest bardzo szeroki – wynika z przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu spółek handlowych. Nie można go ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich.

Prokura jest obowiązkowo wpisywana do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Dzięki temu prokurent może posługiwać się odpisem z KRS, by potwierdzić swoje umocowanie do działania w imieniu spółki. Jest to bardzo praktyczne rozwiązanie, ułatwia obrót gospodarczy i poprawia pewność tego obrotu.

Zakres uprawnień prokurenta

Uprawnienia prokurenta są niemal tak szerokie, jak uprawnienia członków Zarządu spółki. Prokura obejmuje bowiem umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa (z wykonywaniem działalności gospodarczej spółki).

Wobec powyższego najczęściej wskazuje się, że w zakresie czynności prokurenta pozostaje:

• prowadzenie przedsiębiorstwa,
• reprezentacja spółki przed kontrahentami, sądami, bankami, urzędami państwowymi, samorządowymi (w tym w kontaktach z urzędem skarbowym, podpisywanie deklaracji podatkowych),
• zawieranie umów handlowych, umów sprzedaży, umów najmu, dzierżawy, leasingu, umów kredytowych itp., wypowiadanie ich, składanie oświadczenia o potrąceniu czy uznaniu długu,
• podpisywanie zamówień, dokonywanie czynności faktycznych związanych z realizacją zadań gospodarczych (np. zawiadamianie o wadzie towarów, uzgadnianie sald z kontrahentami),
• wytaczanie i cofanie powództw, wnoszenie środków zaskarżenia, uczestniczenie w rozprawach spółki, zawieranie ugód sądowych,
• zaciąganie kredytów, podpisywanie weksli i czeków,
• składanie i aktualizacja zgłoszeń w CRBR.

Mimo tych bardzo szerokich uprawnień, prokurent nie może wykonywać niektórych czynności w spółce. Poza zakresem uprawnień prokurenta są czynności wskazane poniżej.

Najczęściej wskazuje się, że prokurent nie może dokonywać następujących czynności:

• zbywać przedsiębiorstwa,
• dokonywać czynności prawnych, w wyniku których oddałby przedsiębiorstwo do czasowego korzystania (chodzi przede wszystkim o najem i dzierżawę przedsiębiorstwa),
• zbywać lub obciążać nieruchomości spółki,
• składać wniosków o rejestrację zmian spółki w KRS,
• składać wniosków o ogłoszenie upadłości spółki,
• podejmować czynności, których podstawą są regulacje organizacyjne (czynności podejmowane w stosunku do wspólników, członków organów, czy samej spółki, np. zwoływanie zgromadzeń).

Aby dokonać tych czynności prokurent musiałby otrzymać dodatkowe szczególne pełnomocnictwo od Zarządu spółki (w formie odpowiedniej dla danej czynności).

Najważniejsze zastrzeżenia dotyczące prowadzenia spraw spółki przez prokurentów

Na podstawie prokury nie można prowadzić wszystkich spraw spółki, w tym podejmować działań w ramach stosunków wewnętrznych w spółce. Prokurent umocowany jest bowiem do reprezentacji spółki, a nie prowadzenia spraw spółki.

Prokurent wykonuje decyzje powierzone mu przez spółkę, choć sam co do zasady nie podejmuje decyzji w tym zakresie (chyba że co innego wynika z odrębnej umowy o pracę / współpracę łączącej prokurenta ze spółką).

Prokura daje prokurentowi prawo do działania w imieniu i na rzecz spółki, ale w zasadzie nie zobowiązuje go do tego działania. Podstawą takiego zobowiązania mógłby być dodatkowy stosunek prawny, np. umowa o pracę / współpracę. Z samego stosunku prokury (powołania na podstawie uchwały) takie zobowiązanie nie wynika.

Ewentualne ograniczenia prokury wywołują skutki wyłącznie w stosunkach wewnętrznych między spółką a prokurentem. Te ograniczenia mogą zostać wskazane w umowie o pracę / współpracę.  Można tam wskazać np. ograniczenia co do rodzaju czynności, których może dokonywać prokurent, górnej granicy wartości transakcji dokonywanych przez prokurenta, przedmiotowych lub podmiotowych ograniczeń, a także wydawania poleceń przez spółkę.

Uproszczone tabelaryczne porównanie pozycji prokurenta i członka Zarządu

Zasady dotyczące podpisywania dokumentów w spółce

Prokurent samoistny może podpisywać w spółce niemal wszystkie dokumenty (wyjątki przy zakresie działania prokurenta). Przy prokurze samoistnej może to robić samodzielnie.

Zgodnie z przepisami prokurent powinien posiadać podpis elektroniczny, przy czym w polskich warunkach najszersze zastosowanie znajduje podpis kwalifikowany. W wielu miejscach i rejestrach możliwe jest załatwienie sprawy lub złożenie wniosku tylko przy użyciu podpisu elektronicznego. Jest coraz więcej takich rejestrów.

W związku z tym poniżej wskazujemy najważniejsze obszary i rejestry elektroniczne, w których należy składać wnioski przy użyciu podpisów elektronicznych. Ze wskazaniem, czy wnioski te mogą być składane przez członków Zarządu, prokurentów i pełnomocników.

Ograniczona odpowiedzialność prokurenta – uwagi ogólne

Najważniejsze informacje na temat odpowiedzialności prokurentów sygnalizujemy poniżej.

• Odpowiedzialność prokurenta podlega ogólnym przepisom Kodeksu cywilnego. Jeżeli będzie działał na szkodę spółki lub na szkodę osoby trzeciej ze swej winy, wówczas będzie zobowiązany do naprawienia wyrządzonej szkody (niezależnie od ponoszenia odpowiedzialności przez samą spółkę).
• Chociaż prokurent jest osobą upoważnioną do reprezentowania spółki, niemożliwym jest przypisanie mu odpowiedzialności za działania samej spółki (jak to jest u Zarządu).
• Prokurent nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania spółki wobec osób trzecich (własnym majątkiem, jak to jest w przypadku Zarządu). Odpowiedzialność ta pozostaje po stronie spółki, przechodząc w określonych sytuacjach na członków Zarządu.
• Prokurent nie jest też co do zasady odpowiedzialny za zobowiązania podatkowe spółki, czy zobowiązania na gruncie prawa upadłościowego.
• Odpowiedzialność karna prokurenta jest bardzo ograniczona. Przepisy karne dotyczące obowiązków i zakresu działania Spółki odnoszą się wprost raczej tylko do członków Zarządu.
• Prokurent może odpowiadać wobec spółki za wyrządzoną szkodę na podstawie odpowiedzialności kontraktowej – ta może zostać złagodzona lub zaostrzona w stosunku do zasad ogólnych. Spółka może bowiem zawrzeć z prokurentem umowę określającą, czy i w jakim zakresie prokurent jest zobowiązany do działania w imieniu spółki (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna). Nawiązany w ten sposób stosunek kontraktowy i stosunek prokury istnieją niezależnie.
• Powyższe ustalenia ze spółką o zakresie odpowiedzialności prokurenta względem spółki nie mają jednak znaczenia w stosunkach z osobami trzecimi. Nie można bowiem ograniczyć ani zakresu prokury ani odpowiedzialności prokurenta w stosunkach z osobami trzecimi.

Można więc powiedzieć, że prokurent – podobnie jak Zarząd – zarządza spółką w bardzo szerokim zakresie. Ale jednocześnie – inaczej niż Zarząd – ponosi ograniczoną odpowiedzialność za to zarządzanie. A to sprawia, że naszym zdaniem warto rozważyć pełnienie w spółce funkcji prokurenta, jako alternatywy do pełnienia funkcji członka Zarządu.

W razie zainteresowania tym tematem, chętnie udzielimy dodatkowych informacji. Możemy też pomóc w przygotowaniu dokumentów korporacyjnych do ustanowienia prokury i zarejestrować prokurę w KRS.