Zatwierdzanie sprawozdań finansowych
Prosimy by pamiętać, że za kilka dni mija termin na zatwierdzenie sprawozdań finansowych. Takie zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy.
Zatwierdzenia dokonuje organ zatwierdzający w danej jednostce. Przykładowo w spółce z o.o. takim organem jest Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników.
Złożenie dokumentów finansowych do rejestru
Należy też pamiętać, że przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS mają obowiązek przekazywania do rejestru dokumentów finansowych. Wśród tych dokumentów są:
- sprawozdanie finansowe (w tym bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta), rachunek przepływów pieniężnych (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta),
- sprawozdanie z działalności,
- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
- opinię biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego,
- sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,
- sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,
- skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
- uchwała lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego,
- uchwała o podziale zysku bądź pokryciu strat.
Sprawozdanie finansowe musi być przygotowane w postaci elektronicznej, a więc musi być:
Plik wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie zostanie przyjęty przez system.
Pozostałe dokumenty finansowe, składane do rejestru wraz ze sprawozdaniem finansowym, nie mają narzuconego formatu. Przy czym dla większości z nich (punkty 2 do 7 powyżej) obowiązkowa jest postać elektroniczna. Należy je przygotować w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego i podpisać elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
Jedynie uchwał (wymienionych w punktach 8 i 9 powyżej) nie trzeba przygotowywać w postaci elektronicznej (do zgłoszenia można dołączyć ich skany).
Terminy na złożenie dokumentów finansowych
Wszystkie wspomniane powyżej dokumenty finansowe dotyczące zamknięcia roku obrotowego należy złożyć w rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania.
Jeśli więc rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, to sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca i złożone w rejestrze sądowym do 15 lipca danego roku.
Jednak nawet jeśli nie zatwierdzono sprawozdania finansowego, to mimo wszystko należy je złożyć do rejestru:
Jak złożyć dokumenty finansowe w eKRS krok po kroku
Sprawozdanie finansowe i towarzyszące mu dokumenty można złożyć do KRS tylko elektronicznie – przez Internet za pośrednictwem portalu eKRS w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/.
Oczywiście najpierw trzeba założyć konto w portalu eKRS. Następnie należy zalogować się w zakładce „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych„. I przejść do zakładki „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. System prowadzi dość intuicyjnie krok po kroku, pokazuje, jakie dokumenty złożyć.
Dodawanie zgłoszenia w systemie RDF odbywa się w 4 prostych krokach:
Krok 1 – wyszukanie podmiotu po numerze KRS
Wyszukiwanie podmiotu odbywa się poprzez wpisanie jego numeru KRS. System zweryfikuje od razu, czy w danym podmiocie są osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu i czy ujawniono ich numery PESEL. Tylko takie osoby mogą podpisać i wysłać zgłoszenie do systemu. Jeśli nie ma takich osób można dokonać zgłoszenia przy pomocy profesjonalnego pełnomocnika.
Krok 2 – dołączenie dokumentów
W tym kroku trzeba wskazać okres, za który zgłaszane są dokumenty finansowe (zgodnie ze wskazaniem roku obrotowego) oraz rodzaj zgłoszenia. Następnie dodaje się kolejne dokumenty po kliknięciu okna: „Dodaj dokument”. Trzeba tu podać datę sporządzenia dodawanego dokumentu i język w jakim został sporządzony. Dokumenty zgłaszane w tym kroku załącza się w oddzielnych plikach. Lista załączanych dokumentów zależy od formy prawnej podmiotu. Dodawany plik dokumentu może być opatrzony podpisem kwalifikowanym (jeśli nie jest, to należy go podpisać profilem zaufanym w 4 kroku).
Krok 3 – złożenie oświadczenia
W tym kroku należy uzupełnić oświadczenie, że oryginały załączonych dokumentów sprawozdania finansowego, z działalności i z płatności na rzecz administracji publicznej, zostały podpisane przez kierownika jednostki i osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Jeżeli dokumenty nie posiadają wszystkich wymaganych podpisów, trzeba zaznaczyć pole, które tego dotyczy, a następnie uzupełnić pola: „Kto nie podpisał” i „Powód braku podpisu”. Dla pozostałych załączanych dokumentów oświadczenie nie jest wymagane.
Krok 4 – weryfikacja, podpisanie zgłoszenia, wysyłka do Repozytorium
W tym kroku należy zweryfikować poprawność wypełnienia zgłoszenia, podpisać zgłoszenie (ewentualnie przekazać do podpisu na konto innego użytkownika). Następnie należy wysłać zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Proces podpisywania zgłoszenia zaczyna się od wybrania z wyświetlonej tabeli osoby, która będzie składała podpis pod zgłoszeniem. Podpis powinna złożyć osoba, na komputerze której rejestrowane jest zgłoszenie. Można też wysłać zgłoszenie do podpisu innej osobie (klikamy „Przekaż do podpisu”). Zgłoszenie można podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Jeśli do zgłoszenia został dodany chociaż jeden dokument niepodpisany podpisem kwalifikowanym zgłoszenie może być podpisane tylko profilem zaufanym.
System weryfikuje dokonane zgłoszenie pod kątem kompletności i formalnej poprawności. Jeśli przejdziemy automatyczną weryfikację, dostaniemy powiadomienie o:
Przyjęte dokumenty finansowe są dostępne online dla wszystkich w przeglądarce dokumentów finansowych RDF.
Złożenie sprawozdania finansowego w systemie RDF jest bezpłatne.
***
Mamy nadzieję, że przybliżyliśmy nieco temat zatwierdzania i składania dokumentów finansowych do eKRS. Gdyby potrzebowali Państwo dodatkowych informacji na ten temat lub wsparcia naszych prawników, zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią.
Autor
