1 lipca 2021 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnie z którą wnioski do KRS o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem „systemu teleinformatycznego”, a więc za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). W tym kontekście pojawiają się pytania. W jaki sposób przesłać załączniki do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców? Czy wymagają one poświadczenia za zgodność z oryginałem? Jeśli tak, to w jaki sposób?
Wniosek składany w ramach PRS przez profesjonalnego pełnomocnika
Załączniki do wniosku złożonego przez profesjonalnego pełnomocnika mogą zostać przesłane w formie elektronicznej (w postaci plików w formacie PDF lub XML) za pośrednictwem portalu PRS. Art. 694[4] k.p.c. potwierdza, że dokumenty sporządzone w postaci papierowej, będące podstawą wpisu do KRS, mogą zostać złożone w odpisach poświadczonych elektronicznie przez adwokata lub radcę prawnego występującego w sprawie. Natomiast złożenie elektronicznych kopii takich dokumentów bez wspomnianego poświadczenia powoduje, że oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo należy przesłać do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma.
Kiedy odpis składany w PRS ma cechy elektronicznego poświadczenia
Aby odpis miał cechy elektronicznego poświadczenia musi zostać zapisany w odpowiednim formacie. Minister Sprawiedliwości wydał bowiem rozporządzenie z dnia 5 września 2016 r. w sprawie formatów, w jakich odpisy pism, dokumentów i pełnomocnictw mogą być poświadczone elektronicznie.
Według tego rozporządzenia, odpis pisma, dokumentu lub pełnomocnictwa może być poświadczony elektronicznie w formacie:
- PDF – jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać papierową albo gdy z przyczyn technicznych nie jest możliwe sporządzenie poświadczenia mającego postać elektroniczną w formacie XML;
- XML – jeżeli, pismo lub pełnomocnictwo mają postać elektroniczną.
Sposoby poświadczania dokumentów zamieszczanych w PRS
Powstaje przy tym wątpliwość, jak poświadczyć za zgodność z oryginałem dokumenty zamieszczane w PRS. Czy wystarczy ich wczytanie w ramach PRS, a następnie podpisanie wniosku elektronicznie, czy należy podpisać osobno każdy dokument elektronicznie?
Zauważyć trzeba, że zgodnie z art. 129 § 2[1] k.p.c., elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego. Niemniej jednak orzecznictwo sądów powszechnych wskazuje, że art. 129 k.p.c. nie ma zastosowania w postępowaniu rejestrowym (vide: postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie – XXIII Wydział Gospodarczy Odwoławczy z dnia 27 września 2018 r., sygn. XXIII Ga 1454/18, postanowienie Sądu Okręgowego w Warszawie – XXIII Wydział Gospodarczy Odwoławczy z dnia 5 lipca 2018 r., sygn. XXIII Ga 773/18). Wspomniane zagadnienie nie zostało niestety jeszcze rozstrzygnięte na podstawie przepisów obowiązujących od 1 lipca 2021 r.
W ocenie naszej kancelarii profesjonalny pełnomocnik powinien zatem opatrywać każdy skan dokumentu podpisem elektronicznym celem poświadczenia dokumentu za zgodność z oryginałem. Może to się odbyć przez kwalifikowany podpis elektroniczny lub przez podpisanie dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym (za pośrednictwem portalu ePUAP) na dedykowanej stronie rządowej – https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany.
W braku takiej możliwości profesjonalny pełnomocnik powinien przedłożyć oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo w terminie 3 dni od dnia złożenia pisma zgodnie z art. 694[4] § 2[3] k.p.c.
Ponadto w ocenie naszej kancelarii poświadczenie za zgodność z oryginałem powinno mieć miejsce jedynie w przypadku dokumentów opatrzonych podpisem. Na zasadzie analogii powinno się stosować art. 96 pkt 1 prawa o notariacie, zgodnie z którym notariusz poświadcza własnoręczność podpisu. Mając powyższe na uwadze wszelkie dokumenty, które nie są własnoręcznie podpisane (m. in. potwierdzenia przelewów bankowych wygenerowane elektronicznie nie wymagają poświadczenia za zgodność z oryginałem).
Wniosek składany samodzielnie przed przedsiębiorcę
Inaczej wygląda to w przypadku, gdy podmiot składa wniosek samodzielnie, bez udziału profesjonalnego pełnomocnika. W takim przypadku zgodnie z art. 694[4] § 2[2] pkt 2 k.p.c. do wniosku należy dołączyć elektroniczne kopie dokumentów. Zaś stosownie do art. 694[4] § 2[3] k.p.c. oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo należy przesłać do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma.
Dokumenty sporządzone w formie aktu notarialnego
Należy również mieć na uwadze, że portal PRS umożliwia wpisanie numeru aktu notarialnego CREWAN (z podaniem identyfikatora Rep. N notarialnego dokumentu elektronicznego). Nie ma więc potrzeby by do wniosku dołączać osobno dokument sporządzony w formie aktu notarialnego. Sąd rejestrowy w oparciu o podany identyfikator uzyska bowiem dostęp do dokumentu bezpośrednio z Systemu Rejestrów Notarialnych. Dotyczy to zarówno podmiotów działających za pośrednictwem profesjonalnych pełnomocników, jak również bez ich udziału.
Zestawienie dokumentów i sposobów ich poświadczania
Poniżej przedstawiamy tabelę ze wskazaniem poszczególnych dokumentów i adnotacją, jak z nimi postępować – czy i jak je poświadczać – w ramach portalu PRS.
Autor
